Юрий Демин - Делопроизводство. Подготовка служебных документов

• Название: Делопроизводство. Подготовка служебных документов
• Автор: Юрий Демин
• Жанр: Делопроизводство, офис

В книге приведены порядок и правила оформления служебных документов согласно положениям Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Содержатся конкретные рекомендации по подготовке более 50 видов наиболее востребованных документов – от устава компании до материалов корпоративной переписки. Отражены вопросы оформления трудового договора, трудовой книжки, документов кадрового учета, приказов, распоряжений и многого другого.

При подготовке книги были также учтены предписания, содержащиеся в Методических рекомендациях ВНИИДАД (2007 г.). Приводится большое количество примеров и образцов оформления различных служебных документов. Книга рекомендуется секретарям, помощникам руководителей, сотрудникам служб персонала и ДОУ, а также слушателям специализированных курсов по делопроизводству, секретарскому делу и студентам учебных заведений, обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Менеджмент организации» и «Управление персоналом».

3-е издание, дополненное и переработанное

---

Проект организационной структуры утверждает директор компании. Пример документа представлен на рис. 7.1.

Квалификационно-численный состав компании – акт, определяющий расчетные требования к численности и квалификации сотрудников по структурным подразделениям (участкам работы) и в целом. Документ представляет собой таблицу, сформированную в соответствии с организационной структурой (см. ранее) на основе расчетных данных о численности сотрудников компании (по видам работ) [30] .

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО «Аверс»

подпись

А. Б. Вырцев

30 мая 2008 г.

Рис. 7.1. Организационная структура компании

Проект квалификационно-численного состава утверждает директор компании. Пример документа представлен ниже.

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО «Аверс»

подпись

А. Б. Вырцев

30 мая 2008 г.

КВАЛИФИКАЦИОННЫЙ И ЧИСЛЕННЫЙ СОСТАВ

открытого акционерного общества «Аверс» [31]

На основе организационной структуры и квалификационно-численного состава разрабатывается проект штатного расписания компании.

Штатное расписание – акт, устанавливающий структуру компании и квалификационно-численный состав ее сотрудников по структурным подразделениям (участкам работы) и в целом на предстоящий календарный год. Документ представляет собой таблицу, содержащую перечень структурных подразделений, наименования должностей (специальностей, профессий) с указанием квалификации, а также сведения о количестве штатных единиц (по каждой должности).

Форма документа определена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [32] (форма № Т-3, см. ниже). Порядок оформления документа определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты [33] .

Проект штатного расписания утверждается приказом директора компании. Об изменении действующего штатного расписания директором компании издается соответствующее распоряжение.

Унифицированная межотраслевая форма № Т-3

Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике

от 05.01.2004 № 1

Глава 8 Коллективный договор

Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей [34] . Допускается заключение коллективного договора компании в целом либо раздельно – в головной структуре компании, ее филиалах, представительствах и др. Основу содержания коллективного договора образуют обязательства работников и работодателя по следующим вопросам [35] :

♦ формы, системы и размеры оплаты труда персонала компании;

♦ выплата пособий, компенсаций соответствующим категориям персонала компании;

♦ механизм регулирования оплаты труда персонала компании с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;

♦ занятость, переобучение, условия высвобождения персонала компании;

♦ рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков соответствующих категорий персонала компании;

♦ улучшение условий и охраны труда персонала компании, в том числе женщин и лиц моложе 18 лет;

♦ соблюдение интересов персонала компании при приватизации государственного и муниципального имущества;

♦ экологическая безопасность и охрана здоровья персонала компании на производстве;

♦ гарантии и льготы персоналу компании, совмещающему работу с обучением;

♦ оздоровление и отдых работников и членов их семей;

♦ частичная или полная оплата питания персонала компании;

♦ контроль за выполнением коллективного договора;

♦ порядок внесения в коллективный договор изменений и дополнений;

♦ ответственность сторон коллективного договора;

♦ обеспечение нормальных условий деятельности законных и полномочных представителей работников;

♦ порядок информирования персонала компании о выполнении коллективного договора;

♦ отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора;

♦ другие вопросы, определенные сторонами [36] .

Оформление проекта коллективного договора целесообразно производить на основе соответствующего макета [37] , разработанного Минтруда и социального развития РФ.

Отметим, подытоживая, что коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его законными и полномочными представителями сторон либо со дня, установленного коллективным договором. Сторонам предоставлено право на однократное продление действия коллективного договора на срок не более трех лет [38] . Изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ для его заключения, либо в порядке, установленном непосредственно коллективным договором.

Пример коллективного договора представлен ниже [39] .

ПРЕДСТАВИТЕЛЬ РАБОТОДАТЕЛЯ

Директор

Личная подпись

И. О. Фамилия

М.П. 00 месяца 2008 г.

ПРЕДСТАВИТЕЛЬ

РАБОТНИКОВ

Председатель профкома

Личная подпись

И. О. Фамилия

М.П. 00 месяца 2008 г.

КОЛЛЕКТИВНЫЙ ДОГОВОР

открытого акционерного общества «Аверс»

на 2008–2010 годы

1. Общие положения

1.1. Настоящим коллективным договором (далее – коллективный договор) регулируются социально-трудовые отношения … (наименование компании), а также совместные действия сторон коллективного договора по надлежащей реализации принципов этих отношений.

1.2. Сторонами коллективного договора являются:

1.2.1. Работодатель – в лице … (наименование должности, фамилии, имени, отчества представителя работодателя), действующего(ей) на основании доверенности от 00.00.0000 № 000, – именуемый в дальнейшем «Работодатель».

1.2.2. Работники – в лице. (наименование должности, фамилии, имени, отчества представителя работников), действующего(ей) на основании решения общего собрания профсоюзной организации работников (протокол от 00.00.0000 № 000), – именуемые в дальнейшем «Работники».

1.3. Положения коллективного договора основываются на нормах права, содержащихся в Конституции РФ, Трудовом кодексе и иных законах РФ о труде, положениях Генерального соглашения между общероссийскими объединениями профсоюзов, общероссийскими объединениями работодателей и Правительством РФ на 2008–2010 гг. [40] , рекомендациях Министерства труда и социального развития РФ по вопросам заключения и исполнения коллективных договоров (инв. 000), Уставе компании, а также нижеследующих принципах правового регулирования трудовых отношений:

1.3.1. Свобода труда.

1.3.2. Запрещение принудительного труда и дискриминации в сфере труда.

1.3.3. Защита от безработицы.

1.3.4. Обеспечение права каждого работника на справедливые условия труда, в том числе на условия труда, отвечающие требованиям безопасности и гигиены, права на отдых, включая ограничение рабочего времени, предоставление ежедневного отдыха, выходных и нерабочих праздничных дней, оплачиваемого ежегодного отпуска.

1.3.5. Равенство прав и возможностей работников.

1.3.6. Обеспечение права каждого работника на своевременную и в полном размере выплату справедливой заработной платы, обеспечивающей достойное существование для него самого и его семьи, и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.

1.3.7. Обеспечение равенства возможностей работников без всякой дискриминации на продвижение по работе с учетом производительности труда, квалификации и стажа работы по специальности, а также на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации.

1.3.8. Обеспечение прав работников и работодателя на объединение для защиты своих прав и интересов, включая право работников создавать профессиональные союзы и право работодателя участвовать в создании объединений работодателей, а также вступать в них.

1.3.9. Сочетание государственного и договорного регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.

1.3.10. Социальное партнерство, включающее право на участие работников и работодателя (их объединений) в договорном регулировании трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.

1.3.11. Обязательность возмещения вреда, причиненного работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

1.3.12. Обеспечение права на разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, а также права на забастовку в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами РФ.