Виолетта Филатова - Компьютер для бухгалтера

• Название: Компьютер для бухгалтера
• Автор: Виолетта Филатова
• Жанр: Программы

Современный бухгалтер немыслим без компьютера и бухгалтерских компьютерных программ, помогающих оформить платежные документы, приходные и расходные кассовые ордера, вести учет поступления и движения товаров, выписывать счета-фактуры и многое, многое другое. В книге подробно рассматриваются специализированные бухгалтерские программы «1С: Предприятие», 7.7 и 8.0, а также редактор электронных таблиц Microsoft Excel, приводятся конкретные примеры их использования для ведения бухгалтерского учета на предприятии.

Последовательность изложения материала позволяет уже на этапе обучения начать практическое применение полученных знаний.

---

4. Выберите в открывшемся меню команду Вставить.

Копирование на дискету

Существуют и другие способы копирования файлов и папок. Например, для копирования на гибкий диск можно, выделив нужный объект в окне проводника, выбрать команду Отправить → Диск 3,5 (А) в контекстном меню или в меню Файл. Файл или папка будут скопированы на гибкий диск.

Чтобы переместить или скопировать файл или папку в новое место, не обязательно пользоваться командами меню. Можно сделать это и при помощи мыши.

Подведите указатель мыши к файлу или папке и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите файл или папку на другое место, а затем отпустите кнопку. Для копирования удерживайте при перетаскивании клавишу Ctrl. При копировании на дискету удерживать клавишу Ctrl не надо.

Перетаскивание правой кнопкой мыши выполняется аналогично, но при отпускании кнопки появляется контекстное меню, в котором можно выбрать требуемую команду (Переместить или Копировать).

Переименование файлов и папок

В проводнике при необходимости можно изменить имя файла или папки. Для этого выполните следующее:

1. Щелкните на файле правой кнопкой мыши.

2. Выберите в контекстном меню команду Переименовать. Имя файла или папки будет выделено и заключено в рамку.

3. Измените название, набрав на клавиатуре новое. После окончания редактирования нажмите клавишу Enter.

Существует еще один способ переименования. Для этого надо щелкнуть на имени папки или файла, а затем после небольшой паузы щелкнуть еще раз (если второй раз щелкнуть слишком быстро, система воспримет это как двойной щелчок и файл будет открыт). После этого имя файла или папки также станет доступным для редактирования.

Создание папки

Итак, проводник – это инструмент для просмотра содержимого диска вашего компьютера. Теперь мы попробуем создать свою папку и сохранить ее на жестком диске, чтобы затем в эту папку складывать созданные документы.

Обычно личные документы сохраняются в папке, созданной внутри папки Мои документы, а программы – в специально созданных папках. Так, файлы операционной системы Windows хранятся в папке Windows, а программы-приложения, такие как Word, Excel, «1С: Предприятие», находятся в папке Program Files.

Создадим папку, вложенную в папку Мои документы. (Папку можно создать в любом месте на жестком диске, однако на компьютере, как и на рабочем столе, должен быть порядок, поэтому неразумно создавать свою папку, например, в системной папке Windows.)

1. В левой панели проводника выделите папку Мои документы.

2. В строке меню выберите команду Файл → Создать → Папку.

На правой панели появляется изображение папки, а рядом с ней курсор вставки и название новой папки по умолчанию: Новая папка. Удалите ненужные символы и наберите на клавиатуре ваше название папки, например Бухгалтерия.

3. Для окончания ввода нажмите клавишу Enter.

Сохранение документов в папке

Пока вы набираете текст на компьютере, за его сохранность отвечает оперативная память. После окончания работы файл с текстом следует сохранить на жестком диске, иначе при закрытии программы он пропадет. Ваш файл будет сохранен в том месте жесткого диска, которое вы сами укажете. При необходимости документ можно будет быстро найти.

Сохранение документа проводится по следующему алгоритму:

1. Создайте документ, использовав какой-нибудь текстовый редактор, например Word или Блокнот.

2. В окне редактора выберите команду Файл → Сохранить как. Выбор данной команды говорит о том, что вы собираетесь дать документу новое название.

3. В диалоговом окне Сохранение документа (рис. 3.3) выберите из раскрывающегося списка в поле Папка: ту папку, в которой надо сохранить документ. Ее название должно появиться в поле (на рис. 3.3 открыта папка Бухгалтерия). Если это так, значит, нужная папка открыта.

4. Дайте название файлу (документу). Для этого щелкните в поле Имя файла и наберите имя файла.

5. Щелкните на кнопке Сохранить.

...

Внимание!

Обратите внимание на разницу между командами Сохранить и Сохранить как. Команда Сохранить как позволяет дать документу новое имя и по шагам проследить, где вы его будете сохранять, то есть позволяет полностью ориентироваться в файловой структуре. Для нового документа команда Сохранить работает аналогичным образом, и, если у документа нет имени, будет открыто диалоговое окно Сохранение документа. Если же имя уже есть, измененный документ будет сохранен под старым именем. Обычно при первом сохранении используют команду Сохранить как, а затем периодически производят сохранение изменений командой Файл → Сохранить.

Рис. 3.3. Окно сохранения документа

Задание 2

Для закрепления полученных знаний выполните следующее упражнение:

1. Откройте редактор Блокнот, наберите в нем предложение «Я сохраняю текст.».

2. Сохраните документ в папке Мои документы на диске С:.

3. Откройте программу Проводник и найдите документ, который вы только что сохранили.

4. Откройте документ, дважды щелкнув на нем, затем закройте и перетащите в корзину.

Создание ярлыка

Теперь, когда мы познакомились с программой Проводник, мы можем создавать ярлыки необходимых нам для работы программ, документов и папок. Создадим ярлык для папки Бухгалтерия:

1. Найдите в окне проводника свою папку.

2. Удерживая правую кнопку мыши, перетащите папку на рабочий стол и отпустите кнопку.

3. В появившемся меню выберите команду Создать ярлыки.

...

Внимание!

Если удерживать левую кнопку мыши, то произойдет перемещение на рабочий стол самой папки.

Можно создавать ярлыки к любым папкам, файлам и программам. Когда ярлык уже не нужен, его можно удалить с рабочего стола, выделив его и нажав клавишу Delete. Самый быстрый способ удаления – удерживая левую кнопку, перетащить изображение ярлыка на значок Корзина.

Задание 3

Создайте ярлык созданной вами папки, поместите его на рабочий стол, а затем удалите. Убедитесь, что сама папка по-прежнему осталась на диске, а ярлык оказался в корзине.

Поиск информации и печать файлов

Часто бывает так, что вы не можете найти нужные документ или папку. Для поиска потерянных документов используется команда Поиск в меню Сервис программы Проводник. Выберите эту команду и введите в открывшемся окне имя файла, который следует отыскать, затем щелкните на кнопке Искать. В окне будут показаны файлы с такими именами и путь к ним.

Чтобы распечатать документ из проводника, нужно выделить документ и выбрать в меню команду Файл → Печать.

...

Примечание

Для печати файлов предварительно должен быть установлен и настроен принтер.

Архивация

Архивный файл – это файл, содержащий в сжатом виде один или несколько файлов, которые могут быть извлечены из него в первоначальном виде. Так как архивация уменьшает размеры файлов, ее использование особенно полезно, если у вас мало свободного места на дисках – носителях информации, например, при работе с дискетами.

Для архивации файлов используются специальные программы – архиваторы. Среди наиболее известных программ такого рода можно назвать WinRAR, WinZIP, ARJ. Нельзя сказать наверняка, какая из этих программ лучше: одни из них выигрывают за счет скорости архивации, другие – за счет высокой степени сжатия.

При создании архива необходимо иметь в виду, что файлы разных типов имеют разную степень сжатия. Например, размер текстовых файлов Word может уменьшиться на 90 %, а некоторые графические файлы бесполезно архивировать, так как их размер не изменится вовсе.

Современные архиваторы имеют удобный интерфейс для добавления и извлечения архивных файлов. В большинстве случаев для работы достаточно выбрать из меню необходимую команду или щелкнуть на кнопке на панели инструментов.

В качестве примера мы рассмотрим архиватор WinRAR. Чтобы создать архив, выполните следующие действия:

1. Скопируйте файлы, предназначенные для архивации, в отдельную папку.

2. Запустите программу-архиватор с помощью ярлыка на рабочем столе или из главного меню.

3. Выберите в открывшемся окне архиватора папку с подготовленными файлами.

4. Щелкните на кнопке Добавить на панели инструментов.

5. В открывшемся диалоговом окне Имя и параметры архива (рис. 3.4) укажите имя архива (или оставьте предложенное по умолчанию) и установите параметры архивации.

6. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 3.4. Создание самораскрывающегося архива

Если вы запаковали файл и передаете его для использования другому человеку, позаботьтесь о том, чтобы он смог его распаковать. Для этого в архиваторах предусмотрено создание самораскрывающегося архива (SFX, от англ. self-extracting). Такой архив создается, если в диалоговом окне Имя и параметры архива установить флажок Создать SFX-архив (см. рис. 3.4). Правда, такой архив получается несколько больше обычного.

Самораспаковывающийся архив (в нашем примере это файл счет. ехе) имеет расширение ехе и по сути является программой. Для распаковки такого архива достаточно дважды щелкнуть на нем мышью в окне проводника, а затем в открывшемся окне (рис. 3.5) щелкнуть на кнопке Извлечь.