Джерри Вайссман - Блестящая презентация. Как завоевать аудиторию

• Название: Блестящая презентация. Как завоевать аудиторию
• Автор: Джерри Вайссман
• Жанр: О бизнесе популярно

Ежедневно в мире проводится огромное количество презентаций. Большинство из них не вызывают у аудитории ничего, кроме зевоты, и лишь немногие приводят к взаимному пониманию и заинтересованности между ведущим и слушателями. В этой книге Джерри Вайссман, гений презентаций, рассказывает о том, как установить контакт с самой трудной аудиторией и заставить ее действовать. Он учит избавляться от шаблонов и говорить о том, что более всего интересует слушателей. Приводятся рекомендации по созданию концепции презентации; техническим, графическим и смысловым аспектам презентационного материала; овладению вниманием аудитории; технике поведения и речи. Даются советы по психологии восприятия. Предлагается материал по работе в PowerPoint.

Издание будет полезно всем, кому приходится подготавливать, проводить презентации и публично выступать: менеджерам, политикам, преподавателям, студентам, журналистам и бизнесменам.

---

На данном этапе перед вашей аудиторией встает три альтернативы:

• пасть жертвами синдрома «у меня глаза на лоб»;

• прервать вас и попросить объяснений;

• задуматься в попытках найти недостающее звено и перестать слушать.

Ни одна из этих альтернатив неприемлема. Не заставляйте их думать!

Ваша задача, таким образом, стать навигатором своей аудитории, проясняя все взаимосвязи частей вашей истории. Пусть слушателям будет легко следовать за вами, поднимите их над деревьями, дайте им возможность окинуть взором весь лес.

Для этого требуется дорожная карта, план, формула. Как шеф-повар, который соблюдает рецепт и использует правильные ингредиенты в правильном порядке, вы должны соединить все «римские колонны» с помощью лекала.

Существуют проверенные временем техники организации идей в логическую последовательность для создания ясной и убедительной презентации. Эти техники называются структурами потока. Существует 16 альтернативных структур потока для разного типа презентаций.

Шестнадцать структур потока

1.  Модульная. Последовательность подобных частей, блоков или компонентов, расположенных во взаимозаменяемом порядке.

2. Хронологическая. Упорядоченные по временной шкале группы идей (кластеры), отражающие события в том порядке, в котором они произошли или могут произойти.

3. Физическая. Кластеры идей, организованные по физическому или гео графическому расположению.

4. Пространственная. Идеи организованы концептуально, по физическим моделям или аналогиям, что обеспечивает пространственную систематизацию тем.

5. Проблема/Решение. В центре презентации – проблема и решение, предлагаемое вами или вашей компанией.

6. Трудность/Действие. В центре презентации – одна или несколько трудных задач и действия, которые вы предлагаете для их решения.

7. Возможность/Средство реализации. В центре презентации – некая деловая возможность и средство ее реализации, доступное вам или вашей компании.

8. Форма/Функция. В центре презентации – одна бизнес-концепция, метод или технология и многочисленные возможности ее использования или функционирования, вытекающие из ее фундаментальной сущности.

9. Свойства/Выгоды. В центре презентации – ряд свойств товаров или услуг и конкретные выгоды этих свойств.

10. Разбор конкретного примера. Подробное повествование о том, как вы или ваша компания решили конкретную проблему или удовлетворили требования конкретного клиента; в процессе повествования раскрываются все аспекты вашего бизнеса и бизнес-среды.

11. Аргумент/Заблуждение. Аргументы против вас самих и их дальнейшее опровержение с помощью демонстрации заблуждений (или неточностей), лежащих в их основе.

12. Сравнение/Контраст. В центре презентации – серия сравнений, которые иллюстрируют различия между вашей компанией и другими.

13. Матрица. Используются схемы из четырех или более клеток для организации ряда идей в понятной и легко запоминающейся форме.

14. Параллельные треки. Детальное рассмотрение серии связанных идей с аналогичными подпунктами.

15. Риторические вопросы. Постановка и ответы на вопросы, которые, вероятно, запомнятся вашей аудитории.

16. Числовая. Перечисление серии не жестко связанных идей, фактов или аргументов.

Данные структуры потока вы можете применять для упорядочивания своих кластеров, что поможет аудитории свободнее следовать за вашими мыслями, а вам – проще организовывать презентацию. Для этого давайте более подробно рассмотрим каждую из шестнадцати структур вместе с краткими примерами. Вы наверняка найдете одну или несколько структур потока, которые послужат вам в составлении практически любой презентации.

1. Модульная

Презентация в модульной форме – это последовательность подобных частей, блоков или компонентов, порядок демонстрации которых взаимозаменяем. Данную структуру можно сравнить с технологией «включай и работай»: презентатор принимает произвольное решение о расположении блоков информации и затем представляет их аудитории, один за другим. Из всех шестнадцати структур эта – наиболее свободно организованная, вследствие чего публике непросто следовать за вами.

Иногда презентатору не остается другого выбора, кроме как использовать модульную структуру. В эту категорию попадают финансовые презентации… и даже финансовые блоки более крупных презентаций. При первичном размещении акций главный исполнительный директор компании обычно использует другие, более удобные структуры для организации основных частей своего выступления в тщательно продуманном порядке. Однако же финансовый директор, демонстрирующий годовые и квартальные результаты, балансовый отчет, декларацию о доходах и прочую финансовую информацию, может представлять их практически в любой последовательности. Едва ли важно, будут ли годовые результаты показаны до или после квартальных. Финансовый директор может просто выстроить блоки информации в любой последовательности, какую считает правильной, и рассматривать их все по порядку.

Есть и другие случаи, когда приемлема модульная структура. Например, ею можно воспользоваться для презентации нового товара, суть которой заключается, главным образом, в описании свойств продукта.

Модульная форма потока имеет два преимущества. При необходимости вы можете легко поменять местами части вашего выступления. Или, если времени не хватает, даже исключить один-два пункта. Это удобно, да, но вашей аудитории сложно следовать за вами, а вам, в свою очередь, непросто будет доносить до них важную информацию. Поскольку явной логической связи между кластерами нет, все (включая вас и вашу аудиторию) подсознательно стремятся проследить ее. Поэтому используйте модульную структуру скупо и сжато; если все же приходится к ней прибегать, добавляйте связки, о которых вы прочтете в главе 10 «Претворяя историю в жизнь».

2. Хронологическая

Гораздо понятнее модульной оказывается хронологическая структура потока, в соответствии с которой кластеры идей упорядочиваются по временной шкале. Этот вариант организации выступления, представляющий события в том порядке, в котором они произошли или могут произойти, идеально подходит для любой презентации, главная цель которой – изложить историю, связанную с какими-либо переменами.

Допустим, вам необходимо сделать презентацию, в которой будет объясняться, как сложилось определенное положение дел. К примеру, вы директор по персоналу крупной компании (назовем ее «Голиаф Software, Inc.» ), которая только что приобрела своего менее крупного конкурента ( «Давид Software, Inc.» ). Новость о приобретении оказалась неожиданной практически для всех работников обеих компаний, и теперь многие из них даже беспокоятся. Почему это произошло? Как работники двух компаний, давнишних конкурентов, будут работать вместе? Что их объединяет? Что ждет впереди?

Руководство компании запланировало собрание, которое будет проходить в конференц-зале «Давид Software », приобретенной фирмы, и вас попросили сделать презентацию, чтобы «ввести сотрудников в курс дела». Ваш пункт Б, разумеется, – помочь сотрудникам «Давид Software » понять причины поглощения и дать почувствовать себя частью новой, расширенной компании.

Хронологическая структура организации выступления в данном случае может быть вполне эффективной. Продемонстрируйте временную шкалу, показывающую, с чего начала свое развитие компания «Голиаф», каково ее положение сейчас, почему произошло поглощение и как две компании будут вместе двигаться вперед. Ознакомив аудиторию с историей « Голиафа » и показав, что приобретение – это естественный результат сближения компаний, вы наверняка смягчите реакцию сотрудников «Давид Software » и заложите основу их прочных взаимоотношений с новым работодателем.

3. Физическая

В отличие от хронологической структуры, когда ваша презентация выстроена в соответствии с логикой времени, физическая руководствуется логикой места. В презентации, построенной по физическому принципу, определяющим компонентом расположения ее частей служит география, физическое расположение.

Предположим, ваша компания занимается дистрибуцией товаров и имеет ряд филиалов по всему миру, что и служит вашим конкурентным преимуществом. Допустим, вас попросили выступить с презентацией перед аудиторией потенциальных клиентов, которые ведут международную торговлю и ищут партнера по распространению своих товаров, который способен в полном объеме удовлетворять их нужды. Вы можете упорядочить свое выступление по физическому принципу.

Начать можно так: « Worldwide Distribution, Inc. имеет в своем распоряжении товарные склады и центры морских перевозок в одиннадцати стратегически важных точках мира на пяти континентах, от США до Австралии, от Бразилии до Франции, от Китая до Северной Африки. Чтобы продемонстрировать вам, почему наша компания способна удовлетворить ваши потребности и потребности ваших клиентов, позвольте мне виртуально провести вас по каждому из наших центров, связанных в единую глобальную сеть». Такая вот наглядная, легко воспринимаемая структура презентации.