Алексей Гладкий - Бюджетирование на компьютере

• Название: Бюджетирование на компьютере
• Автор: Алексей Гладкий
• Жанр: Бухучет, налогообложение, аудит
• Год: 2013

Данная книга адресована в первую очередь специалистам, желающим в короткие сроки научиться строить бюджеты с использованием компьютера. Вначале будут рассмотрены ключевые теоретические вопросы, а затем предлагается описание наиболее популярных и эффективных программных средств, предназначенных для автоматизации процессов бюджетирования.

Все параметры, функции и характерные особенности программных продуктов, рассмотренных в данной книге, актуальны на момент ее написания.

---

Процесс разнесения осуществляется в два этапа. Вначале ячейке таблицы, которую необходимо разнести, присваивается статус «редактируемая», после чего для нее выполняется команда «разнести ячейку». При этом проводится расчет с использованием всех возможных для этой ячейки видов разнесения: разнесение статей в случае, если у данной статьи есть дочерние статьи, разнесение по направлению для всех направлений, по которым есть дочерние элементы, и разнесение по формуле в случае, если для статьи существует формула и определена деконсолидируемая статья из числа входящих в формулу.

Работа с бюджетными таблицами

Одним из важнейших элементов бюджетов, создаваемых в программе BPlan, являются бюджетные таблицы, в которых планируются (отображаются, редактируются и рассчитываются) значения определенных статей, представленные в разрезе определенных направлений. Каждая таблица может содержать неограниченное число статей и не более 4-х направлений (не считая «Время» и «Валюты»).

В BPlan процедуры создания направлений и конструирования на их основе таблиц разделены. Иными словами, вы можете в любой последовательности создавать в системе направления и бюджетные таблицы.

ВНИМАНИЕ

Единственным условием создания таблицы является наличие как минимум одного ранее определенного направления.

Одно и то же направление может быть использовано во множестве разных таблиц. При внесении изменений в структуру элементов какого-либо направления, они автоматически появляются во всех таблицах, созданных на основе данного направления.

Статьи создаются внутри конкретной таблицы, причем можно включить статью, созданную в одной таблице, также и в любую другую таблицу.

Чтобы иметь возможность работать с многомерной (имеющей больше двух иерархических направлений) таблицей, в BPlan существуют специальные возможности по настройке вида отображения таблиц, которые перечислены ниже.

• Как по горизонтали, так и по вертикали таблицы можно отобразить любое количество направлений – «видимые» направления.

• Для «видимых» направлений можно «сворачивать» и «разворачивать» данные по уровням иерархии.

• В случае, если нежелательно отображение всего «видимого» направления, можно указать для него ограниченную область элементов для отображения.

• Ряд направлений можно сделать «невидимыми» – не отображать их ни по горизонтали, ни по вертикали. Для этих направлений необходимо указать элемент, данные для которого будут отображаться в таблице.

• В случае если нежелательно отображение всех содержащихся в таблице статей, можно ограничить отображение только выбранными статьями.

• Имеется возможность «сворачивать» и «разворачивать» данные по уровням иерархии статей.

Для работы с бюджетными таблицами предназначены команды, расположенные в меню Таблица, которое отображается в составе главного меню программы только в том случае, когда открыто окно таблицы (это окно расположено в правой части главного окна программы, на рис. 2.1 оно является пустым).

Команда Таблица→Печать предназначена для вывода на печать текущей таблицы; перед этим рекомендуется просмотреть печатную форму документа с помощью команды Таблица→Предварительный просмотр.

При активизации любой из команд: Таблица→Параметры вертикальной оси или Таблица→Параметры горизонтальной оси на экране открывается окно Параметры оси, в котором с клавиатуры указывается соответственно высота строки или ширина колонки. По умолчанию высота строки равняется 20, ширина колонки – 80.

С помощью команды Таблица→Запустить пересчет статей осуществляется запуск пересчета всех статей текущей таблицы. При необходимости можно выполнить выборочный пересчет статей – для выполнения данной операции предназначена команда Таблица→Запустить пересчет выделенных статей.

Команды Ячейки редактируемые, Ячейки рассчитываемые, Ячейки фиксированные и Ячейки не фиксированные предназначены для придания соответствующего статуса предварительно выделенным ячейкам (либо ячейке, на которой в данный момент установлен курсор). Если к предварительно выделенным ячейкам применить команду Ячейки редактируемые, то значения этих ячеек можно будет изменять как вручную, так и с помощью формул. После выполнения команды Ячейки рассчитываемые значения выделенных ячеек отредактировать будет невозможно. С помощью команды Ячейки фиксированные значения выделенных ячеек нельзя будет сформировать либо изменить расчетным путем. С помощью команды Ячейки не фиксированные с выделенных ячеек снимается запрет на выполнение расчетных операций.

Команда Таблица→Мастер связи с MS Excel предназначена для перехода в режим настройки связи ячеек таблицы с ячейками выбранного файла Excel. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Настройка обмена данными с Excel

C помощью переключателя Диапазон ячеек определяется, на какие ячейки текущей таблицы распространяется данная настройка. Если переключатель установлен в положение Только выделенные, то настройка будет распространяться только на предварительно выделенный диапазон ячеек. При установленном значении Все ячейки текущего представления таблицы в обмене данными будут участвовать все ячейки текущей таблицы.

В выделенной области Перенести в MS Excel путем установки соответствующих флажков определяются типы данных, которые должны быть перенесены в Excel. Возможные варианты – Название таблицы и фиксированных значений, Заголовки строк и столбцов и Значения ячеек.

В нижней части окна в выделенной области Файл MS Excel указываются параметры файла Excel, с которым будет осуществляться обмен данными. В первую очередь в соответствующем поле следует указать путь к файлу. Для этого нужно нажать кнопку, расположенную справа от данного поля, и в открывшемся окне Выберите MS-Excel файл для связи указать требуемый путь.

С помощью кнопки Открыть MS Excel на экран выводится окно табличного редактора Excel. В поле Лист книги из раскрывающегося списка нужно выбрать лист книги Excel, с которым будет производиться обмен данными.

По окончании настройки связи с Excel нужно в данном окне нажать кнопку ОК. С помощью кнопки Cancel осуществляется из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Вспомогательные функции программы

Меню Сервис включает в себя только одну команду – Параметры. С помощью данной команды осуществляется переход в режим настройки параметров работы программы. Описание данного режима приведено выше, в разделе «Подготовка программы к работе».

В состав меню Окна входит три команды: Каскадом, Черепицей и Упорядочить. Эти команды предназначены для настройки расположения окон в составе интерфейса программы.

С помощью команд, расположенных в меню Помощь, осуществляется вызов справочной информации, переход в режим просмотра информации об используемой версии программы, а также переход на сайт разработчиков программы.

Практический пример построения бюджетной модели

Далее мы на конкретном примере рассмотрим порядок построения бюджетной модели в программе BPlan.

Вначале нужно создать новый проект. Для этого следует выполнить команду Файл→Создать, и в открывшемся окне указать имя файла создаваемого проекта и путь для его сохранения. По умолчанию предлагается сохранить файл в папке Templates, которая находится в каталоге программы. После нажатия в данном окне Сохранить на экране откроется бюджетной модели, как показано на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Создание новой бюджетной модели

Следующая задача – формирование списка направлений (бюджетных разрезов). Для примера создадим направления Номенклатура и Время, причем последнее будет сформировано на основании шаблона.

Для того чтобы создать произвольное направление Номенклатура, активизируем команду главного меню Модель→Создать направление и с клавиатуры введем название создаваемого направления, после чего нажмем Enter. После этого нужно сформировать список значений созданного направления. Для этого следует нажать кнопку, которая расположена справа от названия направления, затем в открывшемся ниже поле щелкнуть правой кнопкой мыши – в результате откроется контекстное меню, в котором нужно выполнить команду Создать. При активизации данной команды появится значение направления, которому по умолчанию будет присвоено наименование Новый элемент1. Это наименование можно отредактировать с клавиатуры; введем здесь название Товар 1. Аналогичным образом создадим еще одно значение направления и назовем его Товар 2. Результат выполненных действий изображен на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Создание направления

После этого на основании имеющегося шаблона сформируем направление Время. Для этого в главном меню нужно выбрать команду Модель→Создать направление по шаблону→Время – при ее активизации в списке направлений появится новая позиция, которой автоматически будет присвоено название Время. Теперь нажмем кнопку, расположенную справа от его названия – в результате откроется поле списка значений направления. Для ввода значения направления вызовите в данном поле контекстное меню и в подменю Добавить выберите требуемый вариант.

Для примера присвоим направлению Время значения Январь, Февраль и Март – для этого в контекстном меню нужно выбрать команду Добавить→Квартал по месяцам→1-й. Теперь бюджетная модель будет выглядеть так, как показано на рис. 2.11.