Алексей Гладкий - Бюджетирование на компьютере

• Название: Бюджетирование на компьютере
• Автор: Алексей Гладкий
• Жанр: Бухучет, налогообложение, аудит
• Год: 2013

Данная книга адресована в первую очередь специалистам, желающим в короткие сроки научиться строить бюджеты с использованием компьютера. Вначале будут рассмотрены ключевые теоретические вопросы, а затем предлагается описание наиболее популярных и эффективных программных средств, предназначенных для автоматизации процессов бюджетирования.

Все параметры, функции и характерные особенности программных продуктов, рассмотренных в данной книге, актуальны на момент ее написания.

---

Рис. 2.10. Создание направления

После этого на основании имеющегося шаблона сформируем направление Время. Для этого в главном меню нужно выбрать команду Модель→Создать направление по шаблону→Время – при ее активизации в списке направлений появится новая позиция, которой автоматически будет присвоено название Время. Теперь нажмем кнопку, расположенную справа от его названия – в результате откроется поле списка значений направления. Для ввода значения направления вызовите в данном поле контекстное меню и в подменю Добавить выберите требуемый вариант.

Для примера присвоим направлению Время значения Январь, Февраль и Март – для этого в контекстном меню нужно выбрать команду Добавить→Квартал по месяцам→1-й. Теперь бюджетная модель будет выглядеть так, как показано на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Создание стандартного направления по шаблону

Имейте в виду, что даже если вы формируете направление по шаблону, вы можете в его состав включать не только шаблонные, но и любые произвольные значения – для этого используйте команду контекстного меню Создать.

Следующий этап – построение бюджетной таблицы. При формировании новой бюджетной модели в ее состав по умолчанию включается группа Главная – раскройте ее (щелкнув мышью на кнопке справа от названия группы), и выполните команду контекстного меню Создать таблицу. После этого в группе отобразится позиция, которой по умолчанию будет присвоено название Новая таблица1, а в столбце Таблицы появится таблица с таким же именем.

В столбце Таблицы изменим название таблицы, предложенное по умолчанию – для этого достаточно с клавиатуры ввести требуемый вариант. Впоследствии для переименования таблицы нужно щелкнуть на ее названии правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Переименовать, после чего с клавиатуры ввести требуемое значение. В нашем примере назовем созданную таблицу Реализация. Результат выполненных действий показан на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Формирование таблицы Реализация

Если в группе Главная напротив названия таблицы установлен флажок, то эта таблица будет отображаться в столбце Таблицы (как показано на рис. 2.12). При снятом флажке таблица будет скрыта.

Каждая бюджетная таблица должна включать в себя статьи и направления. Справа от названия таблицы находятся две кнопки: Статьи и Направления (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). При нажатии на кнопку Статьи открывается поле, в котором формируется перечень бюджетных статей, а при нажатии кнопки Направления – поле, в котором формируется перечень направлений текущей таблицы.

Чтобы добавить в таблицу статью, нужно в поле формирования перечня статей нажать правую кнопку мыши, и выполнить команду Создать, которая находится в открывшемся контекстном меню. После этого в списке появится новая позиция, которой по умолчанию будет присвоено значение Новая статья1. Это значение можно отредактировать с клавиатуры. В рассматриваемом примере созданная бюджетная статья будет называться Сумма продаж.

Чтобы добавить в таблицу направление, нужно в поле формирования перечня направлений нажать правую кнопку мыши, и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить направление. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 2.13.

Рис. 2.13. Выбор направления

В данном окне содержится список направлений, которые ранее были созданы для текущей бюджетной модели. В нашем примере это направления Номенклатура и Время. Чтобы добавить направление в таблицу, нужно в данном окне выделить его курсором и нажать кнопку ОК. В рамках нашего примера добавим в таблицу оба направления.

Теперь, чтобы просмотреть созданную таблицу, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на ее названии в столбце Таблица, и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Открыть – результат показан на рис. 2.14.

Рис. 2.14. Пример бюджетной таблицы

Чтобы увидеть таблицу в таком представлении, как показано на рис. 2.17, нужно выключить отображение окна модели с помощью команды главного меню Вид→Модель, затем полностью развернуть окно таблицы, и щелкнуть мышью на значке + в ячейке 1 кв.

Кратко проанализируем содержимое построенной бюджетной таблицы.

По вертикали в данной таблице отображается перечень номенклатуры изделий, по горизонтали – периоды планирования. На пересечении находится статья Суммы продаж. Таким образом, для каждой позиции номенклатуры в данной таблице будет показана сумма продаж за единицу планируемого периода (в данном случае планируемый период – 1 квартал, а единица планируемого периода – месяц).

Теперь осталось заполнить ячейки созданной таблицы. Самый простой способ – это присвоить ячейкам статус Редактируемая (это можно сделать с помощью команды главного меню Таблица→Ячейки редактируемые либо соответствующей команды контекстного меню, которое открывается нажатием правой кнопки мыши), после чего с клавиатуры ввести требуемое значение. Пример заполненной таблицы показан на рис. 2.15.

Рис. 2.15. Заполнение бюджетной таблицы

Данные в таблицы, которые формируются в первую очередь, заносятся именно таким образом. После этого информацию, которая хранится в разных таблицах, можно увязывать связывать между собой с помощью встроенного механизма формул. Для работы с формулами нужно открыть окно формул и использовать команды, расположенные в меню Формула. Для перерасчета всех таблиц проекта и формирования актуальных бюджетных данных предназначена команда главного меню Модель→Перерасчет бюджета.

Глава 4. Бюджетирование с помощью ERP-системы «Галактика»

Одним из самых мощных и эффективных программных средств, позволяющих автоматизировать процессы бюджетирования, является система «Галактика» – продукт от российской компании «Галактика» (www.galaktika.ru). Ее отличительной особенностью по сравнению с другими программами является широчайшая функциональность, способность работать с большими базами данных, масштабность, мощные возможности для анализа, сравнения и прогнозирования. Эти, а также другие достоинства программы позволяют успешно ее эксплуатировать на предприятиях крупного бизнеса: корпорации, холдинги, объединения, финансово-промышленные группы, и т. д.

Структура программы «Галактика» имеет модульное представление. Каждый модуль ориентирован на выполнение целого ряда специфичных задач: например, модуль «ФРО» предназначен для учета безналичных денежных средств и банковских операций, модуль «Касса» – для учета наличных денежных средств и кассовых операций, модуль «Заработная плата» – для начисления и расчета заработной платы, социальных и иных выплат сотрудникам, и т. д. Наряду с этим, модули «Галактики» тесно взаимосвязаны друг с другом и представляют собой единую информационную систему.

Блок финансового планирования и анализа включает в себя модули «Платежный календарь», «Управление бюджетом» и «Финансовый анализ». В этой книге мы будем рассматривать модуль «Управление бюджетом», поскольку именно он предназначен для автоматизации процессов бюджетирования.

Основные термины и понятия, используемые в системе «Галактика»

Программа «Галактика» отличается тем, что в ней используется своя терминология, которой должен овладеть каждый пользователь. В данном разделе мы приводим трактовку основных терминов и понятий.

Активная копия бюджета – единственная копия бюджета, которая используется во многих операциях, как копия по умолчанию. В механизме согласования бюджетов – это текущая утвержденная копия бюджета.

Аналитика – аналитический признак показателя (статьи) бюджета, имеющий несколько значений. При автоматизированном ведении бюджетирования в качестве аналитических признаков могут использоваться каталоги используемой системы автоматизации – например, каталоги контрагентов, услуг, материальных ценностей, и др.

Аналитический разрез – набор аналитических признаков, в разрезе которых формируется значение показателя (статьи) бюджета.

Атрибуты внешнего фактора – тип внешнего фактора (например, сезонный рост цен, либо индекс инфляции, и т. п.) и тип значения внешнего фактора (например, конкретное число, либо диапазон значений, и т. п.).

База распределения бюджета – совокупность правил, описывающих распределение значения статьи бюджета для одного центра финансовой ответственности по статьям бюджетов других центров финансовой ответственности.

Бизнес-прогноз – совокупность предполагаемых данных, отражающих особенность внешней и внутренней среды предприятия на будущий период.