Алексей Гладкий - Бюджетирование на компьютере

• Название: Бюджетирование на компьютере
• Автор: Алексей Гладкий
• Жанр: Бухучет, налогообложение, аудит
• Год: 2013

Данная книга адресована в первую очередь специалистам, желающим в короткие сроки научиться строить бюджеты с использованием компьютера. Вначале будут рассмотрены ключевые теоретические вопросы, а затем предлагается описание наиболее популярных и эффективных программных средств, предназначенных для автоматизации процессов бюджетирования.

Все параметры, функции и характерные особенности программных продуктов, рассмотренных в данной книге, актуальны на момент ее написания.

---

На многих предприятиях, где используются хотя бы два из трех указанных выше видов бюджетов (краткосрочный, среднесрочный и долгосрочный), процессы бюджетирования представляют собой единое целое. В этом случае краткосрочный бюджет разрабатывается в рамках разработанного ранее среднесрочного бюджета и как бы поддерживает его, при этом среднесрочный бюджет уточняется по истечении каждого периода краткосрочного бюджетирования и, при необходимости, соответствующим образом корректируется. Аналогичным образом взаимодействуют среднесрочные и долгосрочные бюджеты. На основании вышесказанного можно сделать вывод, что наиболее мощная и эффективная система бюджетирования – это та система, в которой подобным образом взаимодействуют все три вида бюджетов. Следует отметить, что в большинстве случаев краткосрочные бюджеты несут в себе гораздо большее количество контрольных функций, нежели среднесрочные и долгосрочные, которые в основном предназначены для целей стратегического планирования.

В свою очередь, краткосрочные бюджеты можно разделить на следующие виды: ежедневный бюджет, недельный бюджет, месячный бюджет, квартальный бюджет и годовой бюджет. Наибольшее распространение из этих бюджетов получили месячный, квартальный и годовой бюджеты. Рекомендуется построить взаимодействие этих бюджетов таким же образом, как и рассмотренное выше взаимодействие краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных бюджетов. В этом случае система бюджетирования на предприятии будет монолитной, и все показатели в ней будут жестко увязаны между собой – начиная с показателей ежедневного бюджета, и заканчивая долгосрочным бюджетом.

По направленности бюджеты можно разделить на три основных вида: оперативный, текущий и перспективный. Оперативный бюджет – это бюджет, который напрямую связан с конкретными целями либо направлениями деятельности предприятия: сбыт готовой продукции, материально-техническое снабжение, и т. д. Текущий бюджет – это разновидность краткосрочного варианта бюджета, который направлен на планирование наиболее насущных, текущих целей предприятия. Перспективный бюджет – это бюджет, который определяет концептуальную направленность деятельности предприятия, является ориентиром его генерального развития и основой формирования долгосрочной структуры предприятия.

По непрерывности планирования все бюджеты делятся на два вида: самостоятельный бюджет и непрерывный. Самостоятельный бюджет – это изолированный бюджет, который не зависит от других бюджетов. Непрерывный бюджет – это такой бюджет, к которому по окончании периода планирования добавляется новый бюджет.

Также все бюджеты можно разделить на два вида, классифицировав их по способу представления информации. По данному признаку бюджеты делятся на укрупненные и детализированные. Укрупненный бюджет – такой бюджет, в котором показатели статей отображаются укрупнено, без детализации до нижних уровней. В детализированном бюджете информация представлена с детализацией до самого нижнего уровня. Например, в укрупненном бюджете будет показана сводная информация по двум статьям: телевизоры и мониторы, хотя предприятие выпускает пять моделей телевизоров и три модели мониторов. В детализированном бюджете будет отдельно показана информация по телевизору каждой модели и по монитору каждой модели, т. е. та же самая информация, что и в укрупненном бюджете, будет представлена не в двух, а в восьми бюджетных статьях.

В зависимости от методов разработки также можно выделить два основных вида бюджетов: фиксированный и гибкий. Фиксированный бюджет – это такой бюджет, показатели которого не зависят от изменения показателей деятельности предприятия (объема выпускаемой продукции, выручки от реализации, и т. д.), например – бюджет расходов на охрану предприятия. Гибкий бюджет – это бюджет, показатели которого не указываются в фиксированных суммах, а рассчитываются по формуле, элементы которой привязаны к тем либо иным показателям финансово-хозяйственной деятельности предприятия, либо устанавливаются в виде нормативов, которые также зависят от показателей деятельности предприятия.

По количеству затратных статей бюджеты делятся на функциональные и комплексные. Функциональный бюджет – это бюджет, который разрабатывается по одной (либо двум неразрывно связанным) статьям затрат, например – бюджет заработной платы. Комплексный бюджет включает в себя несколько затратных статей. Примеры комплексных бюджетов – бюджет коммерческих расходов, бюджет административно-хозяйственных расходов, и др.

Также бюджеты можно классифицировать в зависимости от видов финансово-хозяйственной деятельности, которые осуществляет субъект хозяйствования. По этому признаку бюджеты делятся на следующие виды: бюджет по основной деятельности, бюджет по финансовой деятельности, бюджет по инвестиционной деятельности и бюджет по дополнительным видам деятельности. Бюджет по основному виду деятельности включает в себя информацию о финансово-экономических показателях основной деятельности предприятия. Пример бюджета по финансовой деятельности – бюджет движения денежных средств. Бюджет по инвестиционной деятельности включает в себя информацию об инвестиционной деятельности субъекта хозяйствования. Бюджет по дополнительным видам деятельности составляется в случае, если предприятие, помимо основного вида деятельности, осуществляет еще и дополнительный вид деятельности (либо несколько дополнительных видов) – например, основной вид деятельности предприятия – грузоперевозки, а дополнительные виды деятельности – оказание услуг по ремонту автомобилей и торговля автозапчастями.

«Подводные камни» бюджетирования

Бюджетирование представляет собой сложный и многогранный процесс, который редко проходит «без сучка и задоринки»: в ходе работы могут появляться проблемы и сложности, нештатные ситуации и т. п., и в этом разделе мы расскажем, к чему нужно быть готовым, а также проанализируем характерные ошибки, которыми грешат многие предприятия.

Некоторые фирмы стремятся осуществлять процессы бюджетирования без предварительно поставленной, отлаженной и опробованной системы управленческого учета, забывая о том, что без управленческого учета бюджетирование теряет свои основные качества – оперативность, требуемый аналитический разрез, развернутое представление данных, и т. д. Некоторые руководители пытаются построить систему бюджетирования на основании данных бухгалтерского учета, однако это по целому ряду причин не имеет смысла. Основные из этих причин: во-первых, никто не ведет бухгалтерский учет в разрезе центров финансовой ответственности (а наличие четкой структуры центров ответственности – обязательное условие для бюджетирования), а во-вторых – бухгалтерские данные всегда являются неоперативными (в частности, информация об итогах прошедшего месяца вырисовывается лишь к 20-м числам следующего месяца).

Многие проблемы и сложности при осуществлении бюджетирования возникают из-за путаницы с терминологией. Например, что считать выручкой? Все поступившие от покупателей денежные средства? Либо включить сюда также понятие внереализационных доходов? Либо это стоимость отгруженной продукции? В том же бухгалтерском учете эти понятия четко разграничены. Поэтому при составлении бюджетной терминологии иногда полезно применить термины и понятия, утвержденные законодательно и используемые, например, в той же бухгалтерии, либо в положении об учетной политике предприятия.

Причиной многих проблем, возникающих при бюджетировании, может являться неправильный выбор программы, предназначенной для автоматизации процессов бюджетирования. Если небольшое предприятие может реализовывать те либо иные процессы бюджетирования даже в Excel, то более крупные субъекты хозяйствования должны применять специально предназначенные программные разработки. Описание некоторых таких программ приведено в данной книге.

Важным условием успешной реализации процессов бюджетирования является грамотно разработанная система аналитического учета. Этому вопросу следует уделить особое внимание еще на начальной стадии разработки системы бюджетирования. Без отлаженной и продуманной системы аналитического учета невозможно полноценное ведение бюджетирования. В частности, теряется наглядность и глубина представления данных, возможность проведения финансового анализа, а нередко – и сам смысл бюджетирования.

Обязательное условие успешного применения системы бюджетирования – это наличие четкой и продуманной структуры центров финансовой ответственности. Многие проблемы возникают именно по причине того, что здесь допущены неточности. К сожалению, в большинстве случаев эти проблемы проявляются тогда, когда изменить что-либо уже невозможно либо нецелесообразно. Следует отметить, что структура центров финансовой ответственности может и не совпадать с организационной структурой подразделений предприятия.