Владислав Волгин - Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие

• Название: Магазин запасных частей. Стандарты управления: Практическое пособие
• Автор: Владислав Волгин
• Жанр: Управление, подбор персонала

Книга подготовлена в формате описания бизнес-процессов, процедур, операций и других элементов логистики магазина.

Специалисты могут использовать одни материалы – как планы работ, другие – как руководство к действию, третьи – в качестве инструкций, четвертые – как базу для внутрифирменных документов, пятые – как информацию для обучения и т.д.

Книга подготовлена практиком и рекомендована в качестве практического пособия для специалистов в торговле запасными частями к колесной и гусеничной технике в магазинах и в станциях техобслуживания.

---

Предупреждение о наступлении контролируемых событий:

♦ истощение товарных запасов ниже минимального уровня;

♦ наступление точки заказа;

♦ истечение срока хранения без реализации – неликвиды;

♦ отсутствие товара на складе;

♦ продажа отсутствующего товара;

♦ изменение статуса заказа;

♦ и другие.

Для эффективного управления необходима быстрая подготовка ключевых параметров, тенденции изменения которых показывают необходимость принятия управленческих решений, причем на экране тревожные тенденции выделяют ярким цветом, удовлетворительные показывают блеклым цветом.

Параметры контроля для управленческих решений руководства, которые должны появляться на экране монитора через минуту:

По операциям:

♦ тенденции изменения степени удовлетворения спроса – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения доли авиапоставок (срочных поставок) в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема запаса на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме

– график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения доли регионального склада в прибыли и убытках всей компании – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема продаж товаров на условную потребительскую единицу (например, на 1000 жителей обслуживаемого района) – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема продаж по себестоимости – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

♦ тенденции изменения объема валового дохода или прибыли – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом.

Возможности для управления приемкой

В компьютерной системе должна быть функция «подготовка склада к приемке и размещению товара». Информация о планируемой приемке в виде спецификаций товаров или их штрих-кодов вводится в систему и позволяет рассчитать и выполнить:

♦ распечатать этикетки на товар или паллеты;

♦ подготовить паллеты;

♦ привлечь дополнительные ресурсы (сотрудники, оборудование) для приемки товара;

♦ подготовить складские площади к размещению товара как в зоне приемки, так и в основной зоне хранения (например, компрессия склада или подпитка активной зоны).

В системе должны учитываться следующие основные операции, связанные с приемкой:

♦ спецификация товара, ожидаемого по договору;

♦ ввод уведомления об отгрузке;

♦ фиксирование информации о выставлении счета поставщиком;

♦ отслеживание этапов транспортировки груза,

♦ учет таможенных, транспортных и прочих затрат;

♦ приемка товара на склад, автоматический контроль соответствий с заказом на поставку и выставленным счетом;

♦ приемка товара по количеству, весу и другим параметрам с использованием технологии штрихового кодирования или без нее;

♦ внутренняя либо стандартная маркировка товара этикетками со штрих-кодом;

♦ оптимизация размещения товара внутри склада с использованием различных алгоритмов;

♦ внутрискладские перемещения;

♦ отслеживание возвратов и рекламаций.

Для управления процессами контроля качества товаров компьютерная система должна обеспечивать:

♦ возможность автоматической отправки на контроль качества заданного процента от количества товара при приеме его на склад;

♦ создание заданий на отправку товара на контроль качества;

♦ подтверждение отправки товара на контроль качества;

♦ возможность отбраковки поврежденного товара при приеме для списания или возврата;

♦ возможность приостановить размещение всей партии пришедшего товара (задержать в зоне приема) до окончания контроля качества ее части;

♦ списание товара, возврат поставщику, размещение проверенного товара на складе;

♦ отчеты о контроле качества товаров: об отправке на контроль, размещении на складе проверенного товара, возврате и списании.

Разработка графиков контроля состояния товаров, работ по перемещению (перелопачиванию, переворачиванию, проветриванию, просушиванию и т. п.) соответствующих товаров, контроля сроков хранения скоропортящихся товаров и т. д.

Система должна поддерживать любые документальные процедуры складского оприходования товаров.

Модуль системы «Приход» позволяет:

♦ составлять приходные накладные от поставщиков;

♦ импортировать приходные накладные от внутренних поставщиков;

♦ составлять возвратные накладные от клиентов;

♦ производить расчет приходных цен;

♦ составлять акты приемки товаров на склады;

♦ составлять накладные списания;

♦ составлять передаточные накладные.

♦ Модуль «Приход» ведет следующие журналы:

♦ журнал приходных накладных;

♦ журнал актов приемки товаров на склад;

♦ журнал накладных списания;

♦ журнал передаточных накладных.

Размещение

Формирование задания на размещение товара выполняется таким образом, чтобы его дальнейший отбор происходил наиболее оптимально. Обычно склад делится на области, в которых товар размещается в соответствии с ABC – классификацией или особенностями хранения (негабаритный товар, требования к температурному режиму, брак и т. д.).

Для каждого товара задаются индивидуальные приоритеты размещения:

♦ размещение товара в свободные ячейки;

♦ размещение товара в занятые ячейки к такому же товару;

♦ размещение товара в занятые ячейки к любому другому товару;

♦ закрепление определенной ячейки за конкретным товаром;

♦ другие приоритеты.

При размещении производится автоматический расчет заполнения складских объемов и складских площадей с использованием массогабаритных характеристик объектов хранения и допустимых условий их складирования (уровень штабелирования и т. п.). Исходя из этой информации, компьютерная система выбирает только те ячейки, куда этот товар физически можно разместить. Должна быть предусмотрена возможность формирования технологических маршрутов и технологических карт на выполнение размещения, возможность разработки вариантных резервных и обходных технологий для различных вариантов исполнения размещения.

Для размещения система выполняет:

♦ поиск оптимального места хранения для принятого товара (алгоритм размещения товара, учитывающий параметры хранения товара и ячеек);

♦ возможность указания пользователем предпочтительной зоны (ячейки) размещения для товара;

♦ генерация задания на размещение товаров на складе для хранения;

♦ формирование маршрутных карт для размещения прибывших грузов.

Подтверждение размещения товара:

♦ прямое размещение товара в заданную ячейку;

♦ отчет о принятых товарах.

Топология склада представляется в графическом виде: проходы, ряды, точное местоположение зон и мест хранения (положение ячейки на полке, полки – в стеллаже, стеллажа – на складе). Каждое место хранения имеет набор характеристик (тип, условия хранения, размеры, приписанный товар). Оптимизационные алгоритмы системы рассчитывают размещение товара, заполнение ячеек хранения, пополнение зон отбора. Оптимизация размещения выполняется с учетом оборачиваемости товара, удаленности от мест отгрузки, наличия аналогичного товара на складе и контроль степени заполнения мест хранения для уплотнения. Выполняется контроль сроков хранения товарных позиций, партионный учет, учет стоимости хранения и обработки груза. Должна контролироваться совместимость товаров на складе. Например, нужно исключать возможность нахождения одного и того же товара с разными сроками годности в одной и той же ячейке для уменьшения вероятности ошибки при его отборе.

При графическом отображении состояния склада на монитор выводится:

♦ наглядное отображение заполнения ячеек товаром с разбивкой по подгруппам/ владельцам на карте области, созданной при построении топологии склада;

♦ отчет о загруженности области склада (по ячейкам, в процентах от общего объема ячейки);

♦ отчет о загруженности области склада по владельцам товара;

♦ отчет о загруженности области склада по товарам /подгруппам товаров;

♦ автоматическое обновление и печать графических отчетов.

Для обеспечения логистического управления главным образом для оперативных целей необходимы следующие базы данных.

База данных ожидаемых поставок закупленных товаров. Записи должны поддерживаться для каждого товара, отображая законтрактованные количества, товары в пути, контрактные условия и записи о поставках в соответствии со сроками, оговоренными с поставщиками. Эта информация используется для прогнозирования потребности в рабочей силе и механизмах для разгрузки и приемки товаров.