Джин Желязны - Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

• Название: Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению
• Автор: Джин Желязны
• Издательство: Институт комплексных стратегических исследований
• Жанр: Делопроизводство, офис
• Год: 2004
• ISBN: 5-902677-02-5

Книга «Бизнес-презентация» предлагает практические подсказки и советы, которые помогут вам ответить на многие вопросы: начиная от того, как выбрать подходящую интонацию, до того, как наиболее убедительно представить слушателям ваши выводы. Джин Желязны наряду с отдельными приемами подготовки презентаций рассматривает общие вопросы и идеи, лежащие в основе успешных презентаций. Он объясняет, насколько важно понимать, зачем и для кого вы выступаете; почему вы должны тщательно отрепетировать вашу презентацию; рассказывает, как и для чего великие ораторы, от комиков до политиков, развивали в себе способность хранить молчание.

Книга будет полезна всем, кому приходится участвовать в публичных выступлениях или их подготовке: менеджерам, политикам, преподавателям, студентам, журналистам и другим специалистам.

---

КАК ПОСТУПАЮ Я. Чтобы не стать пленником трибуны, я прошу прикрепить мне маленький микрофон к лацкану или выдать мне беспроводной микрофон. Я редко использую трибуну; она всегда слишком высока и создает физический и психологический барьер между мной и аудиторией. Даже когда использую трибуну для того, чтобы положить на нее мои заметки, я всегда начинаю презентацию в стороне от трибуны так, чтобы публика видела меня в полный рост, а не только мою лысину. (Важная мера предосторожности при использовании беспроводных микрофонов: убедитесь, что выключили его, когда не обращаетесь к публике… А ТАКЖЕ когда идете в туалет.)

Проблемы с проектором

ПРОБЛЕМА. Я заметил: оверхед-проектор неизменно устанавливают на столе конференц-зала так, что сидящие за ним вынуждены проделывать акробатические фигуры, чтобы увидеть изображение на экране. Кроме того, в фокусе внимания оказывается проектор, а не докладчик.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Стол для коктейлей из офиса президента компании или из комнаты для приемов, стул для пианино, перевернутая урна для бумаг, сиденье стула — любой предмет высотой 40–50 сантиметров можно использовать для того, чтобы поставить проектор ниже уровня зрения сидящих за ним участников.

ПРОБЛЕМА. Я заметил, что не бывает двух одинаковых проекторов — выключатели находятся в разных местах, уровень яркости изображения различен, на ноутбуках установлено разное программное обеспечение, у мультимедийных проекторов разные соединительные кабели, у пультов дистанционного управления разные конструкции.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я обязательно проверяю все переключатели на проекторе, все соединительные кабели, все функции пульта дистанционного управления. Я убеждаюсь, что все провода убраны подальше или, по крайней мере, надежно защищены.

ПРОБЛЕМА. Я обещаю: во время самого важного выступления в вашей жизни перед самыми важными для вас людьми, в самый ответственный момент перегорит лампочка.

Ну и? Кто из нас подумает о том, чтобы принести запасную лампу? Если поразмыслить, это даже не столь важно. Кто из нас умеет заменять лампочки? О, конечно, во все проекторы встроены запасные лампы… Неправда!

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я проверяю наличие встроенной запасной лампы в проекторе. Я выясняю, где находится переключатель, который заменяет лампу, и работает ли вторая лампа. Я трачу дополнительные деньги, чтобы поставить в комнате второй проектор, и проверяю его исправность. Это небольшая цена, если учесть, насколько важны для меня слушатели.

ПРОБЛЕМА. Я заметил, что ни один проектор никогда не протирают с момента покупки.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я обязательно протираю влажной салфеткой подставку для слайдов, зеркала и линзы проектора.

Проблемы с экраном

ПРОБЛЕМА. Мы обычно довольствуемся тем экраном, который есть в комнате, не рассматривая другие варианты. Обычно экраны бывают двух размеров — маленькие и очень маленькие — и четырех типов: матовые, линзообразные, пузырьковые или полупрозрачные.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я обычно прошу установить экран размером 2,5 x 1,8 метра для выступления перед группой из 50 человек и максимально большой — для более многочисленной аудитории. Я настаиваю на матовом экране, если только экран и проектор не установлены в обратной последовательности. Линзообразные и пузырьковые экраны дают более яркое изображение, но только для тех зрителей, которые сидят прямо перед экраном. Чем ближе к краю ряда сидят люди, тем более тусклым выглядит для них изображение. На матовом экране картинка отображается с одинаковой интенсивностью независимо от того, где сидит зритель.

Иногда я устанавливал экран на более длинной стене комнаты, а не на короткой, оставляя, таким образом, больше места для зрителей.

Мне приходилось ставить экран в углу комнаты — только в таком положении его не закрывали колонны.

Чтобы изображение не искажалось — а это случается, когда проектор стоит на низком столике, — я немного наклоняю верхнюю часть экрана.

Я всегда поднимаю экран как можно выше к потолку, чтобы зрители, сидящие в первых рядах, не загораживали обзор остальным.

Резюме: не перекладывайте эту работу на других.

Приходите в помещение, где будете делать презентацию, пораньше.

Не сдавайтесь на милость неодушевленных предметов.

Сами вносите изменения.

Как вести себя во время презентации

Вы готовы выступить с презентацией. Как произвести хорошее и незабываемое впечатление? Я недавно получил письмо от своей дочери Донны, которая близко подошла к ответу на этот вопрос, высказав следующую мысль: «Танцуйте так, как будто на вас никто не смотрит». Зачастую мы проявляем себя лучше всего, когда нас не волнует, что о нас подумают. В конце концов, мы все тщательно спланировали и отрепетировали. Ниже приводятся подсказки, которые помогут вам раскованно ощущать себя перед публикой.

Дышите. Дышите. Дышите.

Концентрация на дыхании — это, пожалуй, самый лучший способ преодолеть нервное напряжение во время выступления. Перед началом презентации задержитесь на секунду, чтобы осмыслить, что происходит в комнате, и сделать пару глубоких вдохов. Вдохните перед тем, как отвечать на вопросы. Делайте вдох, когда почувствуете, что вам необходимо расслабиться.

Установите зрительный контакт

Установление и поддержание зрительного контакта с сидящими в аудитории — один из наиболее важных навыков докладчика. Этим общение с аудиторией отличается от выступления перед ней.

Зрительный контакт — это психологическое рукопожатие; благодаря ему люди чувствуют свою вовлеченность в процесс, как если бы вы вели личный разговор с каждым из них. И когда я говорю «зрительный контакт», я имею в виду именно «зрительный контакт», а вовсе не блуждающий взгляд докладчика, который опасается заглянуть дальше, чем на 30 сантиметров от себя.

Выступая перед большой аудиторией, мысленно разделите ее на четыре части, в каждой части выберите человека — лучше улыбающегося, а не того, кто хмурится или зевает, — и установите с ним зрительный контакт. Расстояние между вами и данным человеком будет достаточно большим, поэтому вы сможете охватить боковым зрением сидящих вокруг и они почувствуют, что тоже участвуют в зрительном контакте.

Говорите естественно

Многие из нас выписывают на бумаге то, что собираются сказать. Однако зачастую мы не осознаем, что наша письменная речь отличается от устной. Если бы мы все время читали текст с листа, вот как бы мы изъяснялись, заказывая в кафе завтрак: «Доброе утро, сэр. Целью моего присутствия здесь является заказ завтрака. Мне потребуются следующие пункты: а) яйца, б) обжаренный хлеб, в) кофе…» Вы понимаете, что я имею в виду.

Давайте будем вести себя естественно и говорить так, как мы обычно говорим — с сокращениями, идиоматическими выражениями и всем прочим. Решив написать текст или тезисы выступления заранее, убедитесь в том, что пишете так же, как говорите.

Кстати, не стесняйтесь обращаться к записям, чтобы убедиться, что не забыли важный материал. Однако не следует привязываться к ним настолько, чтобы «общаться» с ними, а не с аудиторией. Когда вы смотрите в записи, лучше всего молчать, а глаза на зрителей поднять тогда, когда уже знаете, что сказать.

При работе с письменным текстом помните, что обычно озвучивание страницы текста, напечатанной 12 шрифтом через два интервала, занимает 1 минуту и 20 секунд. Выбирайте шрифт такого размера, чтобы легко различать лежащий перед вами на трибуне текст. Выделите слова, на которых хотите сделать акцент (подчеркиванием или жирным шрифтом), и укажите, когда нужно сделать паузу. Например, можно обозначать короткие паузы одной косой чертой, а длинные — двумя. Укажите, где нужна смена слайда (я использую для этого звездочку). Вот пример текста с такими пометками.

Давайте посмотрим, как растет количество коммерческих веб-сайтов. Сегодня их насчитывается примерно * один миллион, в то время как * 10 лет назад их почти не было. В будущем году их число возрастет до примерно * четырех миллионов.

К тому же. значительно увеличивается количество домашних хозяйств, подключившихся к Интернету. За последнее время количество таких подключений в США выросло * с 900 тысяч до * более чем 20 миллионов — ежегодные темпы роста составляют 43 %. И такая же интенсивность подключений наблюдается в * Великобритании, Японии и других странах мира.

Мы также ожидаем, что объем торговли через Интернет значительно вырастет, поднявшись с уровня * немногим более 3 миллиардов в прошлом году до примерно * 100 миллиардов в будущем году.