Джин Желязны - Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

• Название: Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению
• Автор: Джин Желязны
• Издательство: Институт комплексных стратегических исследований
• Жанр: Делопроизводство, офис
• Год: 2004
• ISBN: 5-902677-02-5

Книга «Бизнес-презентация» предлагает практические подсказки и советы, которые помогут вам ответить на многие вопросы: начиная от того, как выбрать подходящую интонацию, до того, как наиболее убедительно представить слушателям ваши выводы. Джин Желязны наряду с отдельными приемами подготовки презентаций рассматривает общие вопросы и идеи, лежащие в основе успешных презентаций. Он объясняет, насколько важно понимать, зачем и для кого вы выступаете; почему вы должны тщательно отрепетировать вашу презентацию; рассказывает, как и для чего великие ораторы, от комиков до политиков, развивали в себе способность хранить молчание.

Книга будет полезна всем, кому приходится участвовать в публичных выступлениях или их подготовке: менеджерам, политикам, преподавателям, студентам, журналистам и другим специалистам.

---

3. Нет необходимости повторять вопрос.

Повторите вопрос, если вы не уверены, что все в комнате его слышали. Повторите вопрос, если вы не уверены, что правильно его поняли. Повторите вопрос, если вам нужно переформулировать его, чтобы дать на него ответ. В противном случае держите паузу, пока не будете уверены в ответе.

4. Отвечайте только на заданный вопрос — не больше и не меньше.

Избегайте давать излишне детальные ответы, иначе публика услышит: «У меня есть ответ не только на этот вопрос, но и на все остальные, еще не заданные». Не отвлекайтесь от цели презентации и помните об ограничениях по времени.

5. Отвечайте всей аудитории, а не только человеку, который задал вопрос.

Исходите из того, что все одинаково заинтересованы в ответе. Вместо того, чтобы поддерживать зрительный контакт только с тем, кто задал вопрос, перемещайте взгляд так, чтобы все присутствующие чувствовали свое участие в обсуждении.

6. Не завершайте ответ, пока не будете уверены, что ответили на вопрос полностью.

Спросите человека, задавшего вопрос, удовлетворен ли он ответом. Так вы сможете убедиться, что правильно поняли вопрос и обоснованно ответили на него.

Я предвижу ваши вопросы: «А если это глупый вопрос?»

После того, как закончите читать книгу, напишите на доске 100 раз:

ГЛУПЫХ ВОПРОСОВ НЕ СУЩЕСТВУЕТ.

Я подчеркиваю эту мысль, чтобы придать ей то значение, которого она заслуживает. Уверяю вас, для того, кто спрашивает, его вопрос — не глупый. Вместо того, чтобы судить о вопросе, ответьте на него терпеливо и уважительно. Остальные оценят проявленное вами уважение и будут чувствовать себя увереннее, задавая вопросы.

«А если вопрос не относится к теме?»

Ответьте на вопрос. «А если вопрос — враждебный?»

Не дайте «заразить» себя враждебностью, сарказмом — чем угодно. Отвечайте на содержание вопроса, а не на его эмоциональную окраску… отвечайте без враждебности или сарказма. Будьте профессиональны и сосредоточьтесь на том, чтобы ваши слова поняли и приняли.

«А если вопрос задает не самый важный для меня человек?»

Ответьте на вопрос.

«А если человек постоянно задает вопросы, не позволяя другим вставить ни слова?»

Отвечайте на вопросы терпеливо и кратко. Когда вопрос будет задан, разорвите зрительный контакт с этим человеком и установите его с кем-нибудь другим. Если это не помогает, еще раз объявите цель презентации, укажите на временные ограничения, предложите этому человеку записать вопросы и обсудить их с вами после презентации. Что бы вы ни делали, ваша интонация не должна давать ни малейшего намека на недружелюбие.

«А если у меня нет ответа на вопрос?»

Так и скажите. Поблагодарите человека за то, что он отметил нечто, о чем вы не подумали. Вот несколько вариантов, как поступить в данной ситуации.

• Если вы работали в команде, обратитесь за советом к другим ее членам.

• Обратитесь за идеями к остальной части аудитории. Включите вопрос в план дальнейших действий.

• Пообещайте человеку, что найдете ответ на его вопрос и сообщите ему об этом, как только сможете. А затем выполните ваше обещание.

Однако самый лучший способ работать с вопросами — это предугадывать их. В процессе подготовки к презентации постарайтесь предугадать три самых сложных вопроса, которые вам могут задать, и подумайте, как на них ответить. Еще лучше, если вы, предвидя будущие вопросы, сыграете на опережение и представите их как часть вашей презентации.

И все время помните, что СЛУШАТЕЛИ ВАМ НЕ ВРАГИ.

Юмор — это серьезно

В самом начале моей карьеры у меня было несколько любимых карикатур, которые я использовал во вводной части презентаций в бизнес-школах. Публика смеялась, и я чувствовал себя прекрасно, но через некоторое время я понял, что юмор лишь маскировал мою нервозность, просьбу к слушателям быть милосердными. Со временем я отказался от этих костылей, осознав, что моей аудитории нужна серьезная часть презентации. Сегодня я по-прежнему использую юмор, но в более конструктивной форме. Например, я научился тому, что:

Юмор — это замечательно, если он помогает более рельефно представить мысль. Не относящиеся к делу шутки или смешные истории не украшают презентацию. Срабатывает естественность, желание поделиться собственным опытом. Пусть слушатели знают, что вы были в подобных ситуациях и как они обернулись для вас. Пусть они почувствуют: вы знаете, что говорите, и готовы следовать собственным советам. Продемонстрируйте, как ваш опыт подтверждает высказываемые вами идеи.

Вы можете использовать юмор так же, как использовали бы картинку, которая передает основную идею быстрее, чем одни только слова. Например, помните письмо «Дорогая Ширли» из главы о подготовке презентаций? Так с помощью юмора можно продемонстрировать варианты структурирования сюжета презентации.

Юмор — это замечательно, если он уместен. Эта фраза во многом говорит сама за себя. Давайте посмотрим правде в глаза: не время шутить, проводя презентацию в компании, которая только что потеряла значительную долю рынка.

Юмор — это замечательно, если он спонтанен. Однажды меня спросили: «Должен ли докладчик повторять заданный вопрос?» Пока я думал, что ответить, я, сам не осознавая, что делаю, негромко сказал: «Должен ли… докладчик… повторять… заданный… вопрос?»

Когда я ответил: «Нет. Обычно нет», — присутствующие расхохотались еще громче.

Юмор — это замечательно, если шутки вам легко удаются. Используйте юмор только тогда, когда это естественно.

Несколько предостережений по поводу юмора:

Никогда, никогда, никогда не используйте юмор как средство нападения на кого-нибудь из присутствующих. Мне приходилось бывать на презентациях, где сарказм и цинизм докладчика были настолько сильны, что слушатели были готовы спрятаться под столом. Я знаю: некоторые из докладчиков думают, что превратить кого-нибудь в зале в мишень для насмешек — это по-мужски. Но нет, делать этого категорически нельзя. У слушателей очень силен механизм самозащиты. Стоит вам напасть на одного из сидящих в зале, как все остальные станут избегать зрительного контакта с вами, опасаясь, что в следующий раз острота будет направлена против них.

Шутки должны быть понятными и недвусмысленными. Вы не можете позволить себе двусмысленность. Шутки должны иллюстрировать только ту идею, которую вы хотите представить слушателям. (Кстати, при использовании карикатур подписи к ним должны быть краткими, написаны крупным жирным шрифтом и видны людям, сидящим в заднем ряду. Располагайте подпись над картинкой, чтобы зрителям было легче ее прочесть.)

Будьте гибки. Если вы не получите ожидаемой реакции после первой шутки или карикатуры, постарайтесь больше не шутить.

Последнее и, возможно, самое главное:

Если вы сомневаетесь, стоит ли использовать юмор — не делайте этого.

Слушайте тишину

В главе о том, как работать с вопросами, я говорил о терпении — о том, что перед тем как отвечать, надо выслушать вопрос до конца. Кроме этого, нужно научиться в течение всей презентации слушать тишину.

Вспомните, как открывают бутылку хорошего вина. Сначала вино должно «подышать» — ему дают некоторое время, чтобы адаптироваться к комнатной температуре, прежде чем подавать на стол. Так же и с вашими идеями. Заключите их в круглые скобки тишины. Дайте каждой идее возможность дышать, а слушателям — возможность воспринять, понять, оценить ее, поразмыслить над ней.

Я попросил Веру нарисовать эту картинку несколько лет назад, когда пришел к пониманию важности молчания как элемента общения. Это случилось так: я вошел в кабинет к президенту одной компании, чтобы убедить его в необходимости процедуры, против которой он активно возражал. Поверьте мне, когда я вошел в кабинет, все мои аргументы были логично выстроены, отрепетированы и готовы к употреблению. Я выдал длиннющую фразу на одном дыхании. За все это время я не дал ему ни единой возможности возразить или прокомментировать мои слова, чтобы он не прервал мои безупречные логические построения.

Я продолжал до тех пор, пока у меня не кончился запас воздуха и аргументов. Он не сказал ни слова. Я вышел, чувствуя себя сдувшимся шариком. С тех пор я понял, что тишина может стать одним из наших лучших друзей по нескольким причинам:

• Благодаря ей мы получаем возможность обдумать свои слова, вместо того, чтобы выпалить их, не успев сформулировать мысль.

• Она отделяет одну мысль от другой. Поэтому вместо того, чтобы говорить без остановки из страха, что нас перебьют вопросом, мы можем изложить первую идею… дать аудитории возможность ее усвоить… перейти ко второй… подождать, пока и она усвоится. Таким образом, каждая идея получает то внимание, которого заслуживает.