Джин Желязны - Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению

• Название: Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению
• Автор: Джин Желязны
• Издательство: Институт комплексных стратегических исследований
• Жанр: Делопроизводство, офис
• Год: 2004
• ISBN: 5-902677-02-5

Книга «Бизнес-презентация» предлагает практические подсказки и советы, которые помогут вам ответить на многие вопросы: начиная от того, как выбрать подходящую интонацию, до того, как наиболее убедительно представить слушателям ваши выводы. Джин Желязны наряду с отдельными приемами подготовки презентаций рассматривает общие вопросы и идеи, лежащие в основе успешных презентаций. Он объясняет, насколько важно понимать, зачем и для кого вы выступаете; почему вы должны тщательно отрепетировать вашу презентацию; рассказывает, как и для чего великие ораторы, от комиков до политиков, развивали в себе способность хранить молчание.

Книга будет полезна всем, кому приходится участвовать в публичных выступлениях или их подготовке: менеджерам, политикам, преподавателям, студентам, журналистам и другим специалистам.

---

Используйте весь диапазон голоса

Проезжая на велосипеде мимо пары подростков, я услышал, как один из них спросил своего друга: «С какого расстояния тебя слышно? Меня будет слышно с конца этого дома». Что он и продемонстрировал, закричав изо всех сил:

«ПРИВЕЕЕЕЕЕЕЕЕЕТ,

ДОООООООООМ!»

Я отнюдь не советую кричать во время презентации. Но вы должны использовать весь диапазон своего голоса. Ваш голос должен становиться немного громче, чтобы подчеркнуть важные моменты, и немного тише на менее важных местах. Однако люди, сидящие в конце зала, обязательно должны все время вас слышать, чтобы постоянно чувствовать себя частью аудитории.

Обращая свои замечания или шутки только к сидящим в первом ряду, вы исключаете из коммуникации остальных.

Распределите вес на обе ноги, держите руки на уровне пояса

Многие докладчики, похоже, не знают, что делать со своим телом и руками. Думаю, данный заголовок дает полный ответ на этот вопрос. Если вы стоите, равномерно распределив вес на обе ноги, вы уже не сможете раскачиваться справа налево и взад-вперед. Согнув руки в локтях и держа их перед собой, вы, скорее всего, будете жестикулировать естественно, чтобы подкрепить жестами свои слова.

Если хотите увидеть себя с наилучшей стороны, запишите на видеокассету свой рассказ о самом замечательном путешествии во время отпуска, а затем посмотрите запись.

Стойте рядом с экраном

Вне зависимости от того, какое проекционное оборудование вы используете, очень важно правильно встать. Если вы всю презентацию простояли у трибуны, ваши слова могут показаться менее значимыми, чем слайды на экране. Стоя между экраном и сидящими в зале, вы загораживаете от них изображение на экране. Смещаясь в ту или иную сторону, вы мешаете какой-то части аудитории. К тому же, ваше внимание рассеивается между экраном и аудиторией, что не позволяет сосредоточиться на выступлении.

Я предлагаю стоять рядом с экраном, повернувшись к нему под углом в 30 градусов так, чтобы сохранять зрительный контакт с аудиторией. Указывайте на те элементы слайда на экране, на которых хотите сосредоточить внимание зрителей. Так вы подаете сидящим в аудитории четкий сигнал, куда следует обратить взгляд, и получаете возможность конструктивно использовать свое тело, что снижает нервозность.

Да, но! А как же луч света, который падает на вас, когда вы тянетесь к экрану? Указав на нужный элемент слайда, выйдите из луча проектора и продолжайте объяснять суть того элемента, на который указали.

Иногда у вас нет другого выбора, кроме как стоять за трибуной, — например, когда требуется сверяться с заранее подготовленным текстом. Однако помните: трибуна создает физический и психологический барьер между вами и аудиторией. Поэтому по возможности откажитесь от трибуны.

Если вы не можете этого сделать, стойте на трибуне во время вступления и заключения презентации, когда свет в зале включен. Перемещайтесь позади трибуны только во время демонстрации слайдов — в это время зрители будут смотреть уже не на вас, а на изображение на экране.

Как я уже говорил ранее, вы можете существенно расширить себе свободу передвижения, попросив вместо микрофона на подставке маленький микрофон, прикрепляющийся на лацкан, или беспроводной микрофон.

Используйте указку только при необходимости

У вас уже более чем достаточно предметов в руках — не берите ничего, что доставит вам лишнее беспокойство. Заметки, пульты дистанционного управления, провод микрофона, ручка и… Достаточно!

Я заметил — возможно, вы тоже, — что для многих докладчиков указка становится оружием. Они используют ее, чтобы парировать вопросы, тыкать в беззащитный экран или шлепать по столу, который этого совершенно не заслужил. Хуже всего, если указка раскладная. Тогда они ее постоянно раскладывают и складывают, что отвлекает слушателей.

Предоставьте вашему телу возможность делать то, для чего оно создано. Используйте руки и ладони, чтобы указать прямо на экран.

Да, но! Что, если я не могу дотянуться до того места, на которое хочу указать? В таком случае используйте указку — но только по ее прямому назначению: указывать на те элементы, до которых нельзя достать рукой. В противном случае, забудьте про нее. Кроме того, не берите лазерные указки на батарейках — использовать их эффективно можно, только обладая точностью баскетболиста, попадающего в кольцо с центра игрового поля; к тому же, движение луча само по себе становится отвлекающим фактором для слушателей.

Конечно, делая презентации с помощью мультимедийного проектора, можно управлять указкой с помощью мыши — такие указки входят в программное обеспечение. Но даже в этом случае постарайтесь сделать траекторию движения указки по экрану минимальной.

Как проводить презентацию в режиме видеоконференции

Чтобы рассказ о том, как научиться преподносить материал и эффективно использовать слайды, был полным, придется потратить немного времени на тонкости выступления во время видеоконференций.

К видеоконференциям применимо большинство приведенных рекомендаций, но с некоторыми поправками.

Одним из таких нюансов является временная задержка — то мгновение, которое требуется сигналу, чтобы дойти до зрителей.

1. Вероятно, в ходе видеоконференции вы будете сидеть, а не стоять. Сядьте поудобней, выпрямите спину, поставьте стопы всей подошвой на пол и положите руки на стол.

2. Удерживайте зрительный контакт с камерой, чтобы дать почувствовать зрителям, находящимся с другой стороны камеры, что вы обращаетесь к ним лично.

3. Жестикулируйте так, как вам удобно.

4. Поменьше шутите. Юмор работает лучше всего, когда за шуткой практически мгновенно следует смех аудитории. Учитывая современный уровень технологии видеоконференций, когда вы со своими коллегами по эту сторону видеомоста уже смеетесь, публика еще слушает окончание шутки.

5. Чтобы сократить психологическую дистанцию, выучите имена зрителей по ту сторону видеомоста и обращайтесь к ним по именам во время выступления.

* * *

Если вы хотите дальше развивать свое умение преподносить материал, иногда полезно прибегнуть к помощи профессионала, который сможет сделать конструктивные замечания по поводу вашего поведения перед публикой. По возможности используйте видео, чтобы увидеть себя со стороны глазами аудитории.

Как работать со слайдами

Мы только что обсудили, как правильно стоять и говорить во время презентации. В этой области есть чему поучиться, но искусство проведения презентаций этим не исчерпывается. Надо как можно раньше освоить работу со слайдами, чтобы навыки их использования стали второй натурой. Вот мои секреты работы со слайдами во время презентации.

СНАЧАЛА логический переход, затем смена слайда

Повторяйте за мной: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда»

Еще раз: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда».

Еще раз: «СНАЧАЛА логический переход, ЗАТЕМ смена слайда».

Когда вы демонстрируете слайды, будь то раздаточные материалы, диапозитивы, прозрачные пленки или что-либо еще, сделайте устный логический переход к тому, что вы будете показывать на следующем слайде, ДО ТОГО, как его сменить.

Большинство докладчиков сначала меняют слайд, а потом произносят слова, которые служат логическим переходом к нему. В этом случае присутствующие не знают, читать ли им то, что изображено на слайде, к которому еще не обращались, или слушать, что говорит докладчик. У слушателей может также возникнуть впечатление, что докладчик не ориентируется в своем выступлении и ему надо посмотреть на экран, чтобы знать, что говорить. К сожалению, когда докладчик использует слайд как карточку-шпаргалку, он тратит больше времени на разглядывание слайда, чем на общение со слушателями. Можно ли винить их за подозрения в том, что докладчик не настолько заинтересован в обсуждаемом вопросе, чтобы как следует подготовиться?

Чтобы достичь нужного эффекта, слова и слайды должны действовать одновременно; то, что мы слышим, должно подкреплять то, что мы видим, а то, что мы видим, — подтверждать то, что мы слышим. Устный логический переход выполняет функцию смыслового «мостика» от одного слайда к другому.

Переход осуществляется в четыре этапа:

1. Сохраняйте зрительный контакт с аудиторией, завершая обсуждение предыдущего слайда.

«Как мы только что видели, США имеют огромный потенциал для банка J.J. Ltd.»

2. Сохраняйте зрительный контакт, озвучивая переход к следующему слайду.

«Но сможет ли J.J. Ltd. проникнуть на рынок США? На самом деле непреодолимых барьеров для входа не существует».