Авторов Коллектив - Основы русской деловой речи

• Название: Основы русской деловой речи
• Автор: авторов Коллектив
• Жанр: Языкознание
• Год: 2015
• ISBN: 978-5-86547-795-2

В книге подробно описываются сферы и виды делового общения, новые явления в официально-деловом стиле, а также языковые особенности русской деловой речи. Анализируются разновидности письменных деловых текстов личного, служебного и производственного характера и наиболее востребованные жанры устной деловой речи, рассматриваются такие аспекты деловой коммуникации, как этикет, речевой портрет делового человека, язык рекламы, административно-деловой жаргон и т. д. Каждый раздел сопровождается вопросами для самоконтроля и списком рекомендуемой литературы. Для студентов гуманитарных вузов, преподавателей русского языка и культуры профессиональной речи, а также всех читателей, интересующихся современной деловой речью. 2-е издание.

---

3) настоящий договор вступает в силу с даты его подписания.

Фамилия, имя, отчество Автора

Псевдоним

Домашний адрес

Банковские реквизиты и номер счета

Автор за РАО

Подпись________________ Подпись_______________

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Охарактеризуйте понятие «документ».

2. Перечислите общие требования к тексту-документу.

3. Какие типы деловых бумаг вы можете назвать?

4. Перечислите формы записи текстов-документов.

5. Что такое реквизиты и формуляр документа? Приведите примеры.

6. Вспомните наиболее распространенные языковые формулы в содержательной части различных документов.

7. В каких документах и кто выступает как доверитель, заявитель, получатель, потерпевший, доверенное лицо?

§ 3. Понятие документооборота и его этапы

3.1. Документооборот и система документов

Документооборот – это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления».[110] Документооборот определяет порядок движения документа. Этот путь зависит от системы управления в каждой конкретной организации и, отражая данную систему управления, позволяет наглядно ее увидеть.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагает закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах. Их разработкой занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах находят отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

«С юридической точки зрения, документы представляют собой одну из форм права. Одни документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения, прекращают их действие, другие обладают юридической силой и могут быть использованы в суде, нотариате, арбитраже и т. п. в качестве доказательств».[111]

Одним из важнейших направлений совершенствования документации является унификация, т. е. приведение к единообразной системе. Все документы организации представляют единую систему и делятся на входящие (поступающие), исходящие (отправляемые) и внутренние (не выходящие за пределы подготовившей его организации) документы.

Основным назначением документов является информационная функция. Развитие компьютерных технологий и внедрение технических средств, начиная с создания документа на компьютере и заканчивая отправкой и получением документа в любой точке мира, где существует доступ в Интернет, коренным образом упростило и облегчило организацию документооборота.

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота учреждения. Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

1) прием и первичная обработка входящих документов;

2) предварительное рассмотрение и распределение документов службой ДОУ;

3) регистрация документов;

4) информационно-справочная работа;

5) контроль исполнения документов;

6) исполнение и отправка документов.

3.2. Прием и первичная обработка входящих документов

Документы могут быть получены по почте, переданы по телеграфу, доставлены курьером, секретарем, посетителем, приняты по факсу, телетайпу, электронной почте. Прием и первичная обработка документов производятся в крупных фирмах и организациях службой делопроизводства (экспедицией), в небольших – секретарем-референтом. Данная операция в основном техническая.

Заказная почта принимается под расписку. При получении документов с пометой «Срочно» проставляется время получения. При получении документов следует убедиться в правильности их доставки. Если корреспонденция доставлена не по адресу, она пересылается адресату или возвращается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты (за исключением тех, которые имеют надпись «лично»). После вскрытия конверта проверяется целостность вложения (наличие всех страниц документа и приложения, отсутствие повреждений текста). Если целостность документа нарушена, составляется акт, один экземпляр которого вместе с полученным документом отсылается отправителю.

Аналогичным образом проверяется корреспонденция, полученная по факсу, в случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес и дата отправления или получения документа могут быть указаны только на конверте. В этом случае конверт подкалывается к документу.

На входящих документах отметка о получении обычно проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа. Она включает учетный порядковый номер и дату поступления. Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения, поэтому на нем достаточно проставить порядковый номер. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

При обработке входящих документов типичной ошибкой является учет только документов, подлежащих регистрации. Входящий документопоток в таком случае оказывается значительно уменьшенным, и невозможно просчитать время на обработку неучтенной корреспонденции.

3.3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть, что значительно повышает эффективность управленческого процесса. Задача службы делопроизводства или секретаря-референта на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. В учреждении необходимо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы, содержащие второстепенные вопросы, должны передаваться непосредственно исполнителям-специалистам, минуя кабинет руководителя.

После рассмотрения документа должностное лицо пишет на нем резолюцию. Документ возвращается в канцелярию, резолюция переносится в регистрационную форму.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводятся в день регистрации, дабы избежать задержек в исполнении документов.

Если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, то по согласованию с ответственным исполнителем устанавливается очередность исполнения резолюции или с документа снимаются ксерокопии для всех лиц, указанных в резолюции.

Можно отметить несколько этапов обработки входящих документов:

1) проверка правильности доставки корреспонденции;

2) проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

3) фиксация факта получения документа;

4) подготовка полученных документов к исполнению;

5) передача их на исполнение.

Первичная обработка документов заканчивается сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрируемые документы вносятся в регистрационную форму, установленную в каждой организации. Это может быть журнал, карточка, электронная карточка. Нерегистрируемые документы сразу передаются исполнителям или в отделы для доставки.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Регистрация, т. е. «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирует факт его создания, отправления или получения»[112] и придает ему юридическую силу. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Очень важна рациональная постановка регистрации документов. Наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. С ее помощью можно, проводя регистрацию на различных рабочих местах, собрать все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль исполнения документов.