Авторов Коллектив - Основы русской деловой речи

• Название: Основы русской деловой речи
• Автор: авторов Коллектив
• Жанр: Языкознание
• Год: 2015
• ISBN: 978-5-86547-795-2

В книге подробно описываются сферы и виды делового общения, новые явления в официально-деловом стиле, а также языковые особенности русской деловой речи. Анализируются разновидности письменных деловых текстов личного, служебного и производственного характера и наиболее востребованные жанры устной деловой речи, рассматриваются такие аспекты деловой коммуникации, как этикет, речевой портрет делового человека, язык рекламы, административно-деловой жаргон и т. д. Каждый раздел сопровождается вопросами для самоконтроля и списком рекомендуемой литературы. Для студентов гуманитарных вузов, преподавателей русского языка и культуры профессиональной речи, а также всех читателей, интересующихся современной деловой речью. 2-е издание.

---

Периодически составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.

В последние годы широко используется автоматизированный контроль исполнения документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя, а также исполнителю может посылаться предупреждение о документах с истекающим сроком исполнения. В любой момент компьютер может выдать списки неисполненных документов, документов с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.

Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа.

Учет объема документооборота

При определении объема документооборота учитывают все подлинные экземпляры документов. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают отдельно. Копии документов также учитываются отдельно.

Вопросы и задания для самоконтроля

1. Охарактеризуйте понятия «документооборот» и «система документов», перечислите основные группы документов организации.

2. Как регулируется и управляется система документооборота на государственном уровне? Зачем нужна эта система управления и совершенствования документооборота?

3. Перечислите основные этапы документооборота. Раскройте содержание каждого из них.

4. Как следует поступать с поступившим в организацию документом? В чем заключается регистрация входящего документа?

5. Как готовится и оформляется исходящий документ?

6. Охарактеризуйте особенности документооборота, осуществляемого с помощью современных средств связи.

§ 4. Дипломатический и законодательный подстили: жанры письменной коммуникации

4.1. Документы дипломатического подстиля

Вся информация, предназначенная либо для собственного правительства, либо для передачи представителям другого государства, заключается в определенного вида дипломатических документах.

В дипломатическом подстиле одной из основных является воздействующая функция. Поскольку партнеры в дипломатических отношениях, два соседних государства или главы этих государств, находятся на равных, то в качестве средства воздействия используется именно язык. «Язык – оружие дипломата».

Дипломатический подстиль в целом характеризуется:

– наличием системы терминологии, насыщенной международными терминами, как заимствованными (атташе, коммюнике и др.), так и русскими (посол, наблюдатель и др.);

– этикетными словами – обращениями к представителям государств, титулами и формами титулования: король, принц, Ее Высочество, Его Превосходительство, Ваша Светлость, господин Президент и др.;

– эмоциональностью, представленной в некоторых жанрах этого подстиля.

Любой дипломатический документ имеет свой протокол составления, который включает список обращений к тем или иным главам государств, главам правительства, к другим дипломатическим работникам. Использование этого протокола составления дипломатических документов показывает в письменной форме уважение к адресату. Как правило, дипломатические документы начинаются с принятого в этой сфере коммуникации специального комплимента и заканчиваются им (даже если в документе излагается какой-то протест, отправитель должен соблюдать форму приличия в документе, т. е. начать и закончить документ формами уважения и комплиментами).

Дипломатический документ не должен содержать фраз принуждающего характера (Ваше правительство должно, Вы обязаны и т. п.), не должен быть фамильярным, содержать обидных сравнений, насмешек. Даже протест выражается в приличных фразах. Дипломатический язык настолько тонок, что, составляя какой-либо документ, необходимо помнить об особенностях страны, поскольку совершенно безобидная шутка на Западе может быть воспринята восточными странами как серьезное оскорбление.

Дипломатическому документу присущи краткость и четкость изложения, лишь при обращении к представителям высшего общества (королева, президент и т. п.) уместны витиеватость и образность. Дипломатический стиль своеобразен, легко узнаваем и нередко используется в целях стилизации.

Классическим примером текста дипломатического подстиля может служить:

ВСЕОБЩАЯ ДЕКЛАРАЦИЯ ПРАВ ЧЕЛОВЕКА Преамбула

Принимая во внимание, что признание достоинства, присущего всем членам человеческой семьи, и равных и неотъемлемых прав их является основой свободы, справедливости и всеобщего мира,

принимая во внимание, что пренебрежение и презрение к правам человека привели к варварским актам, которые возмущают совесть человечества, и что создание такого мира, в котором люди будут иметь свободу слова и убеждений и будут свободны от страха и нужды, провозглашено как высокое стремление людей,

принимая во внимание, что необходимо, чтобы права человека охранялись властью закона в целях обеспечения того, чтобы человек не был вынужден прибегать, в качестве последнего средства, к восстанию против тирании и угнетения,

принимая во внимание, что необходимо содействовать развитию дружественных отношений между народами,

принимая во внимание, что народы Объединенных Наций подтвердили в Уставе свою веру в основные права человека, в достоинство и ценность человеческой личности и в равноправие мужчин и женщин и решили содействовать социальному прогрессу и улучшению условий жизни при большей свободе,

принимая во внимание, что государства-члены обязались содействовать, в сотрудничестве с Организацией Объединенных Наций, всеобщему уважению и соблюдению прав человека и основных свобод,

принимая во внимание, что всеобщее понимание характера этих правил и свобод имеет огромное значение для полного выполнения этого обязательства,

Генеральная Ассамблея

провозглашает настоящую Всеобщую декларацию прав человека в качестве задачи, к выполнению которой должны стремиться все народы и все государства с тем, чтобы каждый человек и каждый орган общества, постоянно имея в виду настоящую Декларацию, стремились путем просвещения и образования содействовать уважению этих прав и свобод и обеспечению, путем национальных и международных прогрессивных мероприятий, всеобщего и эффективного признания и осуществления их как среди народов государств-членов Организации, так и среди народов территорий, находящихся под их юрисдикцией.

Статья 1

Все люди рождаются свободными и равными в своем достоинстве и правах. Они наделены разумом и совестью и должны поступать в отношении друг друга в духе братства.

4.2. Виды дипломатических документов

Дипломатический акт – письменный текст, который вручается или присылается органами внешних сношений одного государства органам внешних сношений другого государства. Наиболее распространенными дипломатическими актами являются нота, меморандум, коммюнике, дипломатическое письмо.

Нота – официальное обращение правительства одного государства к правительству другого; документ, содержание которого должно быть предметом серьезного и скорейшего рассмотрения. Нота – дипломатический акт, с помощью которого может быть заявлено право или притязание, протест против неправильных актов другого правительства, а также заключено соглашение в порядке обмена нотами (в последнем случае соглашение излагается в ноте одной стороны, а вторая сторона повторяет его в своей ответной ноте). Ноты, как и другие формальные дипломатические документы, могут не заключать в себе прямого соглашения или протеста, а носить информационный характер. Но и в этом случае они имеют известное юридическое значение: факт, изложенный в ноте в определенной формулировке, выражает официальную точку зрения данного правительства.

Ноты единоличные (или индивидуальные) разделяются на ноты персональные (личные) и вербальные. Личная нота пишется в первом лице, на бланке подписывающего ее лица и составляется в определенной форме (имеются обращение, личная подпись и т. д.). Она направляется без номера и в подлиннике. Вербальная нота пишется безлично, т. е. в третьем лице, на бланке, содержит обращение, сопровождаемое комплиментом (Министерство иностранных дел свидетельствует свое уважение посольству Италии и имеет честь сообщить…), не подписывается, но скрепляется печатью и имеет номер. Существуют два основных типа нот: вербальная (т. е. составленная от имени одного представительства в адрес другого) и личная (адресованная конкретному лицу и подписанная конкретным лицом).