Дмитрий Кувшинов - Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка»

• Название: Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка»
• Автор: Дмитрий Кувшинов
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-00071-102-6

Набрав в поисковике «Должностная инструкция руководителя», ведущие книжные интернет магазины выдадут вам полтора десятка сборников типовых должностных инструкций руководителей и специалистов, написанных сухим, формальным языком. В большинстве случаев подобная литература пригодится для работников кадровых служб, что бы оперативно распечатать необходимый документ в момент проверки трудовой инспекции.

Цель книги:

Дмитрий Кувшинов, практикующий менеджер, основатель собственного бизнеса, один из немногих авторов, который задался целью написать книгу о том, как создать неформальную должностную инструкцию руководителя, полезную именно для целей управления.

Что нового:

Говоря о функциях руководителя, учебная литература обычно отсылает читателей к управленческому циклу, состоящему из четырёх (максимум шести) блоков. В данной книге, автор, опираясь на свою многолетнюю практику, раскладывает работу руководителя на восемнадцать конкретных управленческих функций, строго увязывая их между собой в жесткую последовательность «управленческой восьмёрки».

На страницах этой книги вы так же узнаете о той стороне работы управленца, которая обычно не освещается в учебниках – о борьбе с текучкой, возмущающими управленческий процесс случайностями и событиями, в борьбе с которыми реальный руководитель тратит массу своего рабочего времени. Это именно та преграда, которая во многих случаях не даёт человеку вырастать и пробиваться на следующий управленческий уровень.

Кому и зачем полезно прочитать:

Данное издание будет очень полезно начинающим начальникам подразделений, являясь для них «первым уроком» менеджмента, показывая им путь для самосовершенствования и карьерного роста.

Топ менеджерам и руководителям среднего звена книга поможет более эффективно управлять линейными руководителями, подскажет, какие управленческие функции делегировать им, а какие оставить у себя, оценить полноту и качество исполнения управленческой работы.

Руководителям служб управления персонала данная книга не только поможет организовать работу по внедрению «реально работающих» должностных инструкций на предприятии, но и позволит по-новому взглянуть на свою роль в управлении компанией, повысить свой статус в глазах генерального директора, реально помогая ему отстраивать управленческие процессы.

---

По мере роста компании в бухгалтерии появляются подчинённые бухгалтеры, которые берут на себя часть задач по определённым участкам работы – расчёту заработной платы, учёту основных средств, материалов и т. д. Но если при этом большую часть учётной работы всё-таки выполняет главбух, он становится старшим специалистом.

Когда в подчинении у главбуха появляется достаточно много бухгалтеров – для ведения различных участков работы, а главный бухгалтер формирует только налоговую отчётность и баланс, то его уже можно отнести к разряду руководителей, так как основное время у него занимают управленческие функции (распределение обязанностей, обучение сотрудников, контроль, разбор инцидентов и решение проблем).

И только тогда, когда у главбуха появляется заместитель, которому он передаёт функции, связанные с налоговой отчётностью и балансом, он на 100 % становится руководителем.

Ниже приведена часть организационной структуры производственного предприятия, где можно посмотреть реальные примеры отнесения работников к тому или иному уровню управления.

Рис. 5. Организационная структура в разрезе уровней управления

Теперь давайте посмотрим на управленческий статус директора в компаниях с разным масштабом деятельности. По масштабу любой бизнес можно условно отнести к пяти группам:

● крупный бизнес,

● средний бизнес,

● малый бизнес,

● микробизнес,

● ИЧП.

Границы между этими понятиями достаточно условны, их обычно проводит налоговая инспекция в зависимости от оборотов и численности компаний. Так, к микробизнесу относят компании с численностью не более 15 человек, а к малому – не более 150 сотрудников. Деление предприятий по масштабу на пять групп отлично ложится на пять уровней управления.

Таблица 2. Роль первого лица в компании в зависимости от масштабов бизнеса

Из данной таблицы хорошо видно, как меняется статус руководителя компании в зависимости от её масштаба. Когда начинающий предприниматель регистрирует ИЧП, то он, по сути, не имея подчинённых, является руководителем (директором) своего предприятия, хотя одновременно выполняет и работу рядового специалиста.

По мере роста бизнеса у него появляются подчинённые сотрудники, предприятие становится микробизнесом, а его руководитель – старшим специалистом, который продолжает выполнять функции обычных работников, при этом тратя часть своего времени на управление. Типичным примером такого предприятия являются многочисленные представительства и маленькие филиалы торговых компаний, где руководитель филиала значительную часть своего времени посвящает общению с клиентами и сам осуществляет продажи.

Если компания продолжает расти, то её руководитель из старшего специалиста постепенно переходит в статус линейного руководителя, тратя большую часть своего времени на выполнение управленческих функций, а его компанию уже можно отнести к малому бизнесу.

После того как у директора в подчинении большинство сотрудников будут выполнять функции полноценных линейных руководителей, предприятие можно смело назвать средним бизнесом. При этом директор предприятия будет выступать в роли руководителя среднего звена, так как в подчинении у него будут находиться линейные руководители.

Когда речь идёт о крупном бизнесе, то количество подчинённых у топ-менеджеров приближается к количеству областей бизнеса (см. первую главу данной книги). Большинство этих сотрудников относится к руководителям среднего звена, и они возглавляют уже не отделы, а департаменты, службы или дирекции. Управленческая нагрузка на первых лиц возрастает, и она часто делится уже между двумя руководителями верхнего уровня – генеральным и исполнительным директорами.

Исполнительный директор при этом сосредоточивается на текущем руководстве компанией и обеспечивает координацию деятельности подразделений из различных областей бизнеса, а генеральный директор, как правило, ведает вопросами стратегии, рассматривает и утверждает различные регламенты, правила и процедуры, представляет интересы компании во внешней среде.

Хотелось бы сказать несколько слов о слове «генеральный». Сейчас в России понятие «генеральный директор» в значительной степени девальвировано руководителями мелких компаний и небольших бизнесов, которые смело себя так называют. На мой взгляд, первому руководителю называться генеральным директором разумно только тогда, когда появляется необходимость введения должности исполнительного директора, а должностные обязанности и ответственность реально делятся между двумя управленцами.

Зачастую руководители, наряду с управленческими, выполняют и другие функции, например, представительские либо функции, лежащие в какой-нибудь конкретной области бизнеса.

Когда генеральный директор участвует в судебных процессах, ведёт переговоры с ключевыми клиентами или договаривается с банками о кредитах, он не выполняет управленческую работу, а помогает другим службам (в данном случае – юридическому отделу, департаменту продаж и финансовой службе). Эти функции важны, но не касаются управления, и о них не будет вестись речь в этой книге.

1.5. Укрупнённая структура функций руководителя

Всю работу руководителя можно разделить на три больших блока:

Рис. 6. Укрупнённый управленческий цикл

Причём функция организации и функция регулирования принципиально не отличаются, это одно и то же, просто регулирование, в отличие от организации деятельности, происходит регулярно.

Разделение функционала на три блока сделано с одной целью – показать периодичность их выполнения. Первый блок – блок организации – выполняется руководителем в большинстве случаев очень редко:

● при организации деятельности вновь (при создании нового подразделения или бизнеса);

● при вхождении нового руководителя в должность.

Функции текущего управления выполняются циклично, как правило, не реже, чем раз в месяц, а иногда и раз в сутки или даже в смену. О циклах текущего управления мы поговорим ниже.

Блок регулирования – проведение изменений в компании – проводится с разной периодичностью. Небольшие изменения можно проводить каждый месяц, крупные, как правило, проводятся не чаще раза в квартал или год.

Глава 2. Функции организации деятельности

Когда мы приходим в оперу, то первое, что мы слышим, усаживаясь в кресло, – это многоголосая какофония, производимая оркестром. Музыканты перед началом концерта настраивают свои инструменты. Точно так же любой руководитель должен организовать, а затем настроить работу своего подразделения.

При формировании нового подразделения, скорее всего, всю работу, связанную с организацией деятельности, вам придётся делать с нуля. Описывать технологию, выстраивать организационную структуру, разрабатывать должностные инструкции, ключевые показатели и мотивацию, подбирать и обучать персонал. Но организация нового подразделения происходит очень редко.

Гораздо чаще возникает ситуация, когда вы приходите на новое место работы и сменяете руководителя. В этом случае вам как минимум придётся сначала проверить все настройки и решить, подходят ли они вам. В данной ситуации обычно действует поговорка: «Новая метла по-новому метёт», и вы меняете только то, что вам не нравится (если позволит вышестоящее руководство ☺).

Итак, давайте перечислим функции организации деятельности:

1. Постановка технологии работы подразделения.

2. Разработка организационной структуры.

3. Распределение обязанностей.

4. Формирование требований к должности.

5. Детализация обязанностей подчинённых.

6. Наделение подчинённых сотрудников правами.

7. Возложение ответственности на работников.

8. Организация рабочего места.

9. Формирование ключевых показателей.

10. Разработка системы мотивации.

11. Подбор и расстановка кадров.

12. Обучение персонала.

Обратите внимание, функции расположены в определённом порядке, и этот порядок не случаен. Он выбран таким образом, чтобы руководитель выполнял свои функции в определённой последовательности. Нельзя сказать, что это обязательное условие, но в основном оно оправдано, особенно в период организации бизнеса.

Ниже приведена схема процесса «Организация деятельности подразделения», где отражены не только выполняемые функции, но и документы, которые приходится разрабатывать руководителю при выполнении этих функций.

Рис. 7. Функции организации деятельности

Давайте рассмотрим каждую из этих функций.

2.1. Постановка технологии работы подчинённого подразделения