Дмитрий Кувшинов - Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка»

• Название: Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка»
• Автор: Дмитрий Кувшинов
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-00071-102-6

Набрав в поисковике «Должностная инструкция руководителя», ведущие книжные интернет магазины выдадут вам полтора десятка сборников типовых должностных инструкций руководителей и специалистов, написанных сухим, формальным языком. В большинстве случаев подобная литература пригодится для работников кадровых служб, что бы оперативно распечатать необходимый документ в момент проверки трудовой инспекции.

Цель книги:

Дмитрий Кувшинов, практикующий менеджер, основатель собственного бизнеса, один из немногих авторов, который задался целью написать книгу о том, как создать неформальную должностную инструкцию руководителя, полезную именно для целей управления.

Что нового:

Говоря о функциях руководителя, учебная литература обычно отсылает читателей к управленческому циклу, состоящему из четырёх (максимум шести) блоков. В данной книге, автор, опираясь на свою многолетнюю практику, раскладывает работу руководителя на восемнадцать конкретных управленческих функций, строго увязывая их между собой в жесткую последовательность «управленческой восьмёрки».

На страницах этой книги вы так же узнаете о той стороне работы управленца, которая обычно не освещается в учебниках – о борьбе с текучкой, возмущающими управленческий процесс случайностями и событиями, в борьбе с которыми реальный руководитель тратит массу своего рабочего времени. Это именно та преграда, которая во многих случаях не даёт человеку вырастать и пробиваться на следующий управленческий уровень.

Кому и зачем полезно прочитать:

Данное издание будет очень полезно начинающим начальникам подразделений, являясь для них «первым уроком» менеджмента, показывая им путь для самосовершенствования и карьерного роста.

Топ менеджерам и руководителям среднего звена книга поможет более эффективно управлять линейными руководителями, подскажет, какие управленческие функции делегировать им, а какие оставить у себя, оценить полноту и качество исполнения управленческой работы.

Руководителям служб управления персонала данная книга не только поможет организовать работу по внедрению «реально работающих» должностных инструкций на предприятии, но и позволит по-новому взглянуть на свою роль в управлении компанией, повысить свой статус в глазах генерального директора, реально помогая ему отстраивать управленческие процессы.

---

7. Описывает рабочее место работника.

Обычно структура документа разделена на разделы, которые копируют вышеперечисленные семь пунктов.

Во всех ли компаниях нужна должностная инструкция? Конечно же, нет. Небольшие фирмы могут обойтись без излишнего формализма, но когда масштаб предприятия переваливает за 30–50 человек, должностная инструкция вкупе с другими регламентирующими документами начинает реально работать. Но даже если вы работаете без оформленной должностной инструкции, вы, как руководитель, всё равно должны выполнять управленческие функции, связанные с вышеперечисленными разделами.

Составление должностной инструкции, по-хорошему, должно быть сделано ещё до подбора персонала. Если на момент подбора она есть – отлично, ну а если нет, то это подходящий момент для того, чтобы её написать.

Кто должен писать должностную инструкцию? Вы, как руководитель отдела, ваш шеф или специалист кадровой службы? Для меня этот вопрос абсолютно понятен – составлять этот документ должны именно вы, помогать с методикой составления, наверное, должна кадровая служба, а проверять качество составления и конкретику – ваш шеф. Если это дело поручить кадровой службе, её специалисты, не зная специфики вашей работы, скорее всего, составят формальный, никому не нужный документ.

Такой же результат будет, если должностную инструкцию вы будете писать сами, но под нажимом вашего начальства и директора по персоналу, без внутренней убежденности в необходимости этой работы.

Таких должностных инструкций сегодня тысячи тонн, они лежат и пылятся на дальних полках в шкафах и тумбочках огромного количества офисов.

Никогда не занимайтесь пустым делом, не плодите ненужные бумаги. Если вы всё-таки создаете этот документ, то делайте его хорошо – так, чтобы вы и ваши подчинённые могли эффективно его использовать при вводе сотрудников в должность, разборе случаев нарушения технологии и прочих случающихся инцидентах.

Необязательно всё содержание писать самому. Если у вас среди работников есть толковые специалисты, то большинство абзацев этого документа могут написать они, особенно это касается раздела «Функции». Если вы решили поручить им эту работу, то обязательно посмотрите, как они это делают, не дожидаясь, когда они опишут всё.

Рис. 17. «Продвинутый» сотрудник пишет свою должностную инструкцию под руководством шефа

Уточняйте ваши требования к стилю написания, степени детализации, стремясь, чтобы документ получился предельно ясным для понимания. Это на самом деле очень важно. Трудночитаемый документ мало чем поможет сотруднику освоить его работу. Это касается не только должностной инструкции, но также других документов, которые вы будете разрабатывать для подчинённых.

Приведу пример выдержки из одного регламента, написанного главным бухгалтером для своих подчинённых (это реальный пример из жизни).

Выдержка из должностной инструкции помощника бухгалтера

СТРОГО соблюдаются при раскладке ПД (первичных документов) по ЛЮБЫМ папкам следующие правила:

1. «Любой» НЕоригинал заменяет Нет ПД.

2. «Любой» Оригинал заменяет Нет ПД.

3. «Новый» Оригинал заменяет «Старый» НЕоригинал.

4. При всех остальных вариантах («Новый» НЕоригинал и «Старый» Оригинал, «Любой» НЕоригинал и «Любой» НЕоригинал, «Любой» Оригинал и «Любой» Оригинал) – помощник бухгалтера показывает оба ПД бухгалтеру, к участку которого относится ПД, и последний, в свою очередь, должен:

разобраться, какой ПД является «Плохим», какой «Хорошим», в случае необходимости самостоятельно исполнить функцию «Гашение фантомов» (кроме ПД из группы 6), т. е. нужно проверить в ЖРФ, является ли «Плохой» ПД непогашенным фантомом. Если это так, то, воспринимая «Хороший» ПД как КПД, погасить в ЖРФ «Плохой» ПД, после этого «Плохой» ПД уничтожить.

Так писать не надо! Ваши подчинённые могут сломать голову, берегите их ☺.

Рис. 18. Как не надо писать должностную инструкцию

Все другие разделы должностной инструкции, кроме «Функций», вам придётся написать, скорее всего, самостоятельно. Не жалейте на это время, это окупится сторицей.

Одно дело, когда работа подчинённого у вас в голове, другое дело, когда вы начнёте описывать её на бумаге, раскладывая на функции. Описывая ответственность и полномочия, вы гораздо лучше будете представлять, какой именно человек вам нужен. Когда новичок выйдет на работу, должностная инструкция послужит хорошим подспорьем в освоении им своей должности.

Теперь давайте разберём первые три и последний раздел должностной инструкции (остальные мы рассмотрим в отдельных главах).

Место сотрудника в организационной структуре предприятия, его подчинённость (иногда этот раздел называют «Общие положения»).

В этом разделе описывается часть оргструктуры, которая касается данного сотрудника, т. е. говорится, кому он подчинён и кто подчиняется ему. В этом же разделе обязательно надо указать, кто замещает работника в случае его отсутствия (болезни или отпуска). Если это не прописано в должностной инструкции, значит, управление качеством на вашем предприятии не поставлено.

Не торопитесь прописывать этот пункт формально, назначая ответственное лицо. Во многих случаях вам сначала надо поставить процедуру планирования отпусков таким образом, чтобы количество замещений было минимально (если позволяет технология работы).

Так, например, большинство бухгалтеров не ходят в отпуск в марте и апреле, так как в этот период верстаются квартальный и годовой балансы. Если на предприятии высокая сезонность, то в пиковые периоды также нежелательно отпускать своих подчинённых отдыхать. Надо дождаться спада продаж (производства и т. д.).

Но всё равно, избежать замещения работников не удастся, так как люди иногда болеют и им порой нужен отпуск за свой счёт (вспомните персонажа Деточкина из фильма «Берегись автомобиля» ☺).

Если замещение долго отсутствующего работника другим лицом проходит безболезненно и не сказывается на результатах, значит, вашим подчинённым слишком вольготно живётся, и они явно недогружены работой.

Если же отсутствие сотрудника – реальная проблема, то иногда, с точки зрения равномерности загрузки, целесообразнее назначать не одного, а сразу нескольких ответственных за замещение, распределив между ними либо разные функции отсутствующего сотрудника, либо разные зоны ответственности (клиентов, поставщиков и т. д.).

Перечень нормативных документов, которые обязан знать сотрудник

Часто данный раздел пишется формально. Приведу пример выдержки из должностной инструкции агента по снабжению (взято из интернета в свободном доступе):

1.5. В своей деятельности агент по снабжению руководствуется:

– нормативными материалами по вопросам выполняемой работы;

– методическими материалами по соответствующим вопросам;

– уставом предприятия;

– правилами трудового распорядка;

– приказами и распоряжениями директора предприятия, его заместителей, а также непосредственного руководителя;

– настоящей должностной инструкцией.

Из всего вышеперечисленного только три последних пункта конкретны. Из первых двух пунктов совершенно непонятно, чем же нужно руководствоваться сотруднику в своей непосредственной работе. Третий пункт предлагает обращаться к уставу, но где в реальной жизни агент по снабжению будет изучать устав предприятия?!

В этом разделе надо отразить конкретные документы, которые обязан знать и исполнять ваш подчинённый. Типичный пример таких документов:

● правила трудового распорядка,

● инструкция по технике безопасности,

● правила оформления бухгалтерских документов.

Вышеперечисленные документы обычно разрабатываются централизованными службами предприятия (службой управления персоналом, отделом по технике безопасности, бухгалтерией и т. д.), но бывают и такие документы, которые вам нужно будет разрабатывать самостоятельно.

Допустим, если вы руководите отделом продаж и часть ваших сотрудников ежегодно участвуют в отраслевой выставке, то вам полезно будет разработать «Правила работы сотрудников отдела продаж на выставках», где вы распишете:

● цели и задачи участия;

● дресс-код стендистов;

● технологию работы на стенде;

● отчётность и т. д.

Когда наступит время проведения очередной выставки, вы определите новый состав участников, которым останется просто изучить данный регламент.

Кроме этого, вам может понадобиться такой документ, как «Правила ведения телефонных переговоров», где вы можете расписать: