Дмитрий Кувшинов - Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка»

• Название: Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка»
• Автор: Дмитрий Кувшинов
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-00071-102-6

Набрав в поисковике «Должностная инструкция руководителя», ведущие книжные интернет магазины выдадут вам полтора десятка сборников типовых должностных инструкций руководителей и специалистов, написанных сухим, формальным языком. В большинстве случаев подобная литература пригодится для работников кадровых служб, что бы оперативно распечатать необходимый документ в момент проверки трудовой инспекции.

Цель книги:

Дмитрий Кувшинов, практикующий менеджер, основатель собственного бизнеса, один из немногих авторов, который задался целью написать книгу о том, как создать неформальную должностную инструкцию руководителя, полезную именно для целей управления.

Что нового:

Говоря о функциях руководителя, учебная литература обычно отсылает читателей к управленческому циклу, состоящему из четырёх (максимум шести) блоков. В данной книге, автор, опираясь на свою многолетнюю практику, раскладывает работу руководителя на восемнадцать конкретных управленческих функций, строго увязывая их между собой в жесткую последовательность «управленческой восьмёрки».

На страницах этой книги вы так же узнаете о той стороне работы управленца, которая обычно не освещается в учебниках – о борьбе с текучкой, возмущающими управленческий процесс случайностями и событиями, в борьбе с которыми реальный руководитель тратит массу своего рабочего времени. Это именно та преграда, которая во многих случаях не даёт человеку вырастать и пробиваться на следующий управленческий уровень.

Кому и зачем полезно прочитать:

Данное издание будет очень полезно начинающим начальникам подразделений, являясь для них «первым уроком» менеджмента, показывая им путь для самосовершенствования и карьерного роста.

Топ менеджерам и руководителям среднего звена книга поможет более эффективно управлять линейными руководителями, подскажет, какие управленческие функции делегировать им, а какие оставить у себя, оценить полноту и качество исполнения управленческой работы.

Руководителям служб управления персонала данная книга не только поможет организовать работу по внедрению «реально работающих» должностных инструкций на предприятии, но и позволит по-новому взглянуть на свою роль в управлении компанией, повысить свой статус в глазах генерального директора, реально помогая ему отстраивать управленческие процессы.

---

● скорость реакции ваших сотрудников на входящие звонки;

● стандартные фразы приветствия при разговоре;

● технику проведения телефонных продаж;

● ответственность за нарушения данных правил.

Подобные правила и процедуры надо создавать в виде отдельного документа только тогда, когда они касаются сразу нескольких должностей (в случае отдела продаж это чаще всего две должности: торговый агент на выезде и специалист по продажам в офисе). В случае если ваши правила касаются только одной должности, можно не создавать отдельный документ, а основные положения этих правил отразить прямо в должностной инструкции данного специалиста.

Требования к должности

Прописывать неформальные требования к должности (личностные и профессиональные) необходимо для того, чтобы:

1. Вы при составлении должностной инструкции вашего подчинённого чётко представляли себе уровень его знаний и компетенций. Это определит глубину детализации его должностных обязанностей, подскажет, какими правами его можно наделять и какую ответственность можно возлагать.

2. Служба управления персоналом, руководствуясь вашими подробными требованиями к персоналу, очень точно подобрала вам сотрудников.

Содержание данного пункта мы подробно рассмотрим в главе, посвященной подбору персонала, а здесь хочется только отметить, что подходить к данному вопросу надо неформально.

Рабочее место сотрудника

Не факт, что именно вы, как руководитель, будете организовывать рабочее место для своих подчинённых – на многих крупных предприятиях для этого существуют административно-хозяйственные отделы, но всё равно вам нужно проконтролировать хорошую организацию рабочих мест.

Если вы руководите рабочими, то рабочее место обычно продумывается разработчиками того оборудования, на котором трудится ваш подчинённый. Для рабочих специальностей вам остаётся только предусмотреть комнату для переодевания спецодежды, наличие персонального шкафчика, а также душ (если работа тяжёлая), туалет.

Для офисных работников, кроме стола с тумбочкой и стула, скорее всего, необходима оргтехника, канцтовары, средства связи и в большинстве случаев интернет. Вам, как руководителю, надо обеспечить пожаро– и энергобезопасность, а также освещенность рабочих мест. Зимой должно быть тепло, а летом прохладно. Если рабочее место оснащено компьютерной техникой, то, скорее всего, вашим подчинённым потребуются компьютерные программы.

Всё оборудование рабочих мест, включая программные продукты, нужно отразить в должностной инструкции (раздел «Рабочее место»).

Не последнее дело, где ваши подчинённые будут обедать. Хорошо, если рядом есть недорогая столовая, а если нет? В небольших компаниях иногда практикуют обеды на рабочих местах. Это не лучший вариант, но если это неизбежно, вам надо постараться найти немного места, где можно поместить холодильник, СВЧ и, если возможно, выделить отдельную зону для приёма пищи.

2. 5. Детализация должностных обязанностей

Должностная инструкция, как документ, решает сразу несколько задач, но главное её достоинство, на мой взгляд, в том, что она является важнейшим элементом в описании технологии деятельности компании. Именно в этом документе должны быть описаны должностные обязанности (за исключением должностных инструкций рабочих производственных подразделений, где это описано в технологических процессах технологами). Если на этапе формирования организационно-функциональной матрицы нам было достаточно получить только перечень функций, то в должностной инструкции надо каждую функцию расписать более подробно.

Итак, что пишем:

1. Что и как делать. Если функцию можно детализировать на операции и переходы, опишите их в той последовательности, в которой их надо выполнять. Пример детализации функции помощника руководителя:

«Актуализация регламентирующего документа»

Перечень операций:

– Экспертиза регламентирующего документа: на предмет отнесения к определенному типу и виду документа (в соответствии с классификацией, принятой в Положении о документообороте), на предмет соответствия принятым в фирме стандартам составления регламентирующих документов (Положение о документообороте).

– Размещение документа в соответствующем разделе «Реестра регламентирующих документов» (Y:/INFO/регламентирующие документы).

– Размещение в корпоративной информационной среде сообщения о введении в действие регламентирующего документа с указанием типа и вида документа, перечня лиц, подлежащих обязательному ознакомлению.

– Обновление Реестра ознакомления (Y:/INFO/Реестр ознакомлений. doc).

– Проставление отметок о произведенной рассылке и размещении на первом листе документа.

– Передача оригинала документа секретарю для сбора подписей с сотрудников, подлежащих обязательному ознакомлению.

Несколько слов о детализации. Почти всегда встаёт вопрос, до какой степени углубляться в подробности описания функций? Ответ здесь простой: до уровня компетенции специалиста, т. е. если вы чувствуете, что «разжёвывать» описание не требуется (специалист, подобранный по вашим требованиям к должности, обязан знать подробности выполнения функции), не детализируйте её.

2. Входы, выходы. Здесь указываем, что инициирует выполнение каждой функции. Обычно это какое-то событие, документ или команда. Также отражаем все документы, оформляемые при выполнении данной функции (конечно, если это имеет место). Эту информацию можно указывать в тексте, но если кому-то это покажется удобным, то можно и в табличном виде. Пример для функции помощника руководителя «Актуализация регламентирующих документов»:

Таблица 5. Табличный вид отображения входов и выходов

3. Указываем используемое оборудование, инструмент, программные продукты.

Здесь без фанатизма. Конечно, этот раздел является обязательным при составлении технологического процесса для рабочих на производстве, но для многих других должностей давайте перечень необходимого оборудования и инструментов, если это поможет внести какую-то ясность. Не обязательно писать в должностной инструкции секретаря, что при составлении делового письма следует использовать шариковую ручку.

4. Указываем все основные и вспомогательные материалы, используемые при выполнении данной функции, а также нормы их расхода. Этот пункт касается в основном только процессов основного производства и в большинстве должностных инструкций не указывается.

5. Указываем временные нормы выполнения функции (операции). Этот пункт в описании технологии нужен только тогда, когда вы эту норму будете использовать в дальнейшем для оценки эффективности труда работника или его мотивации. Справедливости ради надо сказать, что временные нормы часто выносят в отдельный документ.

Кроме раздела «Функции» некоторые компании выделяют ещё и раздел «Обязанности».

К разделу «Обязанности» надо отнести общие требования к работе, например:

● обязанность работника содержать своё рабочее место в чистоте;

● выполнять распоряжения руководителя, не противоречащие законодательству;

● выполнять правила трудового распорядка.

Это как раз и есть общие фразы, поэтому в этом разделе пишите только то, что обязательно нужно, без чего нельзя обойтись. Также к обязанностям можно отнести те функции, выполнение которых требуется лишь эпизодически (например, актуализация организационной структуры, регламентирующих документов, стандартов и т. д.).

2.6. Наделение правами и полномочиями

Большинство должностных инструкций сегодня обязательно содержат раздел «Права работника», где обычно можно найти очень малозначащие фразы типа:

● Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

● Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

● Принимать решения в пределах своей компетенции.

В данном разделе для вашего подчинённого нужно обязательно отразить конкретику:

● право работника на расходование средств (или других ресурсов) предприятия в оговорённых пределах;

● право использования оборудования (служебного автотранспорта, офисной техники);

● право принимать решения в стандартных ситуациях (при этом надо конкретно описать, в каких ситуациях и в каких пределах);

● какие документы компании работник имеет право подписывать и визировать (либо сослаться на другой документ – доверенность, положение о правах подписи и т. д.);