Гали Новикова - Лидерство и руководство. Развитие управленческих компетенций

• Название: Лидерство и руководство. Развитие управленческих компетенций
• Автор: Гали Новикова
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-9775-3502-1

Книга посвящена стратегии и тактике управления. Рассмотрены вопросы отбора и подготовки руководителя, его задачи, способы управления персоналом, необходимые черты характера, а также типичные ошибки. Даны практические рекомендации по развитию лидерских качеств и управленческих компетенций. Книга будет полезна как для предпринимателей, так и для сотрудников коммерческих и государственных структур.

Для действующих и потенциальных руководителей.

---

• основное время (Осв) и вспомогательное время (Овв);

• время обслуживания рабочего места (Орм) включает приведение в порядок рабочего места (наведение порядка на столе, структурирование документов по папкам, настройка компьютера и офисных программ и т. п.);

• время на отдых и личные надобности (Отл) – перерывы на обед, личные разговоры по телефону, общение между сотрудниками на личные темы, перерывы на чай, туалет и прочее.

Ненормируемые затраты рабочего времени:

• случайная (непроизводительная работа) (СР);

• нарушения трудовой дисциплины (НД).

Наблюдения за сотрудником фиксировались на специальном бланке, после чего переносились в сводные таблицы. В табл. 2.4 приведены сводные данные фотографии рабочего дня по каждому сотруднику наблюдаемых отделов. В ней рассмотрены абсолютные значения времени сотрудников.

Цитата

Полезен тот работник, для которого лучшая помощь – не мешать…

Таблица 2.4. Сводные данные по фотографии рабочего дня

Фотографии рабочего дня помогают делать следующие выводы:

• о типе работ (сотрудник занимается организацией, аналитикой, операторской работой, консультирует, продает и т. д.);

 Из записей Гали Новиковой:

Компания ООО «Ромашка» занимается производством и продажей фигастеров. Руководитель требует увеличения численности штатных сотрудников из-за перегрузки в работе. Есть отдел закупок. Проводим фотографию рабочего времени там. Функционал расширяется, людей больше не становится. Причем директор другого мнения об отделе. Просит разобраться, т. к. у него мало предметных доказательств.

Наблюдаем и, правда, слова директора подтверждаются. Работа у всех сотрудников однотипная. Проводят переговоры, готовят документы. При этом больше всех бегает руководитель отдела Ольга Поликарпова. Во время сложных переговоров дергают опять же Олю: «Как поступить… Иди поговори… Помоги… Оля, твой вопрос…»

И Оля вместо того, чтобы организовывать равномерную загрузку сотрудников и оптимизировать процесс, делает работу за своих подчиненных. Им платят деньги за переговорную работу. А Ольге – за руководящую. На деле Оля из-за слабости характера и привычки брать на себя несвойственную нагрузку делает многое: ведет переговоры, работает ценовыми возражениями, утилизирует рекламации, готовит документы и согласует сроки поставок.

• о загруженности работника;

 Из записей Гали Новиковой:

Не будем далеко ходить, рассмотрим опять ООО «Ромашка». «Имитации бурной деятельности» хватает до обеда. Сотрудники предупреждены заранее о том, что к ним «едет ревизор», т. е. приходят проверяющие с фотографией рабочего времени. Сотрудник, конечно же, к ней готовится. И с утра как заведенный, начинает бегать, говорить, звонить, что-то править.

Потом к обеду он привыкает к присутствию наблюдателей, потихоньку расслабляется, да еще и устает. Устают не от работы. А от напряжения, некоего надрыва «я вам сейчас докажу…». Конечно, от такой суеты или имитации деятельности быстро устают. И работник успокаивается. А когда ты наблюдаешь за его работой не день и не два, а 10 дней, неделю, то все «пазлы» собираются в единую картинку.

Вывод: 30 % уходит на разговоры, чаепитие, перекуры, затраты времени на концентрацию. Еще 30 % – на переживания и «зализывание ран» после неудачных переговоров, стрессовых ситуаций. А остальные 30 % – на обсуждение как бы нам хорошо жилось, если бы… (начальник сказал по-другому, Клава бы не так громко разговаривала, Петя бы меня забрал после работы, была бы не зима, а лето)!!!

• о дублирующих (повторяющихся) работах между двумя сотрудниками;

• о «поглотителях» времени.

Риски методики «фотография рабочего дня»:

• сотрудники в течение двух-трех дней будут имитировать бурную деятельность, забывая даже выходить в туалет. Потом привыкают, и перестают вас замечать. Поэтому два дня наблюдения ничего не дадут;

• если просто наблюдать за работой, не понимая характера деятельности отдела и организации, то есть риск сделать неверные выводы. Поэтому параллельно обязательно анализируйте функционал работников, положение о департаменте и должностные регламенты;

• будет полезно провести интервью по технике ГЕМБА с руководителями, что покажет вам общее состояние проблем, и потом вы уже будете наблюдать системно. Но у руководителя, как у любого человека, может быть субъективный взгляд на события;

• наблюдайте не только за поведением работающих, но и за порядком на столах, общением, за посетителями, приходящими в отделы, и т. д.

Цитата

80 % людей считают, что самое сложное в работе, какой бы она ни была, – это просто вставать по утрам.

Рис. 2.3. Нераспланированный рабочий день

Таблица 2.5. План на день

Шутка

– Банк, из которого меня уволили три года назад, купил банк, в котором я работаю сейчас, и меня снова уволили.

– Неужели только ради этого и покупали?

Методику проведения фотографии рабочего времени и последующего анализа, рассмотренного далее, мы взяли у Николая Козлова. За что ему сильно благодарны, т. к. лучших материалов еще не встречали.

Примечание

Николай Иванович Козлов – доктор психологических наук, профессор, основатель тренинг-центра «Синтон». Президент Ассоциации практических психологов и консультантов, сопредседатель Международной ассоциации профессионалов развития личности, аккредитованный член ЕАС (Европейская ассоциация консультирования). В настоящий момент является ректором Университета практической психологии. Ведет большую научную работу, готовит психологов-консультантов и коучей.

Н. И. Козлов – ведущий российский автор в области практической психологии, разработчик и ведущий программ развития личной эффективности, более 30 лет успешной тренинговой работы. Тираж его книг за рубежом достиг 1 млн экземпляров, общий тираж за пятнадцать лет составил более 12 млн.

Николай Иванович – наш первый учитель практической психологии. Благодаря ему мы начали свой путь психологов-практиков и тренеров.

В начале 2000-х мы организовывали приезд Николая Ивановича в регион с серией тренингов для руководителей. Он очень эмоционально «зажигал» участников на «подумать» и «начать свою жизнь менять».

Вот его методика проведения хронометража в трех вариантах и потом анализ.

Первый вариант хронометража – запись своих действий каждые 15 минут.

Необходимо заполнять примерно такую таблицу:

Попрактиковавшись в данном способе, выработав привычку, вы заметите, что каждые 15 минут задаетесь внутренним вопросом – в процессе ли я? Не расслабилось ли внимание, не «утекло» ли оно от решения рабочих вопросов? Метод предназначен лишь для записи дел, требующих много времени.

Второй вариант хронометража – запись каждого момента переключения внимания:

Этот способ может быть удобнее, т. к. быстро вырабатывается стереотип сознания – закончил что-то делать, отметь. С его помощью вы узнаете, сколько времени тратите на привычные дела, о чем никогда не задумывались. Ваш рабочий день станет более осознанным, и вы будете лучше планировать и организовывать свое время. Освободится масса свободного времени, и вы просто физически не сможете тратить его на ненужные дела. Большая разница – заниматься пустяками, старательно не замечая часов, или отлично видеть, что бесполезно тратишь свое время, запланированное для выполнения какого-то дела.

Иными словами, одно дело тратить некое неопределенное «время», другое – конкретный час, например, 13:00–14:00, видя перед собой таблицу, в которой этот час посвящен выполнению конкретного задания – например, сделать 30 звонков. Тогда и возможности отложить задание на конец рабочего дня не будет. Особенно, если контроль будет осуществляться каждый час или два.

Шутка

– Почему вы пришли на работу в 10? Рабочий день начинается с 8!

– Так все равно все до 10 только чай пьют… А мне столько чая не выпить.

Пожиратели времени:

• Нечеткая постановка цели.

• Отсутствие приоритетов в делах.

• Попытка слишком много сделать за один раз.

• Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

• Плохое планирование рабочего дня (личная неорганизованность).

• Плохая система личных записей.

• Нетворческое отношение к работе.

• Недостатки кооперации или разделения труда.

• Отрывающие от дел телефонные звонки (незапланированные посетители).

• Неспособность сказать «нет».