Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

• Название: Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя
• Автор: Станислав Абрамов
• Жанр: Маркетинг, PR, реклама

В последние 20 лет издано немало пособий по Организации времени (Тайм-менеджменту – ТМ), системе навыков рационально тратить бесценный ресурс – своё личное время. Книга Станислава Абрамова «Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя» открывает в этой области совершенно новую страницу. Обоснованы теоретические составляющие ТМ – Системность, Операционный менеджмент, Мотивация личности и Игровой подход. На этих основах создан понятный механизм использования личного времени – Система Планирования и Контроля (СПК). Главной частью СПК является Эффективный месячный план, который позволяет взять под контроль собственную жизнь и достигать поставленных целей комфортно, играя, определяя с большой точностью эффективность своей деятельности подобно спортивным результатам.

---

• Умение говорить «нет» делам, не соответствующим вашим целям или принципам.

• Первый вопрос при получении любой задачи: нужна ли она вообще?

Постановка целей

Выбрать цель – значит определиться, что желательно достигнуть и в какое время.

• Стратегические цели – на срок 3-15 лет;

• Годовые цели;

• Месячные цели;

• Ежедневные задачи.

Долгосрочные стратегические цели иначе называются жизненными целями. В каждой области деятельности (Работа, Семья, Образование, Творчество) желательно иметь свою стратегическую цель.

При большом разнообразии интересов выбор целей представляется непростым делом. Поэтому, советует Джулия Моргенстерн, начинать надо с того, что приносит радость, здесь и сейчас[4].

Брайан Трейси, строгий список по вопросу выбора целей[5]:

1. Решить, чего желательно достичь в разные периоды жизни.

2. Записать свои решения.

3. Установить крайний срок. Для большой цели – промежуточные сроки.

4. Составить список дел для достижения, намеченного.

5. Превратите список в план, определив первоочередные дела и менее важные.

6. Каждый день делать что-нибудь приближающее главную цель.

Определение приоритетов

Приоритет – понятие, показывающее важность, первенство, он определяет:

• в науке – первенство изобретений, открытий, научных идей;

• в тайм-менеджменте – порядок выполнения действий во времени.

Для определения приоритетности задач используется часто матрица Эйзенхауэра.

A: Важные, Срочные B: Важные, Несрочные

C: Неважные, Срочные D: Неважные, Несрочные

• Задачи категории – A: Важные, Срочные (критические ситуации, проекты с горящим сроком) – необходимо выполнять без промедления.

• Задачи категории – B: Важные, Несрочные (стратегическое планирование) – устанавливаются временные рамки.

• Задачи категории – C: Неважные, срочные (мелкие поручения) – по возможности отказаться или перепоручить.

• Задачи категории – D: Неважные, Несрочные (перекуры, болтовня, телевизор) – желательно такие дела из жизни исключить.

Правило 80/20

Правило 80/20, или принцип Парето, предложил Вильфредо Парето: «20 % усилий дают 80 % результата, остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата».

Таким образом, если верить этому правилу, нужно уметь выявить 20 % главных задач и сосредоточиться на их решении, остальные дела могут подождать.

Хронометраж

Анализ затрат времени – это прежде всего – хронометраж.

1. Начинается с письменного учета своего времени[6]. Фиксировать каждые 30–40 минут расходы времени с точностью, например, до 6 минут (одной десятой часа).

2. Форма учета личного времени может быть, например, такой: Начало работы – Окончание – Что сделано.

3. По результатам хронометража, проведенного в течение месяца, делается собственный анализ потерь времени. Определяются участки в расписании, требующие повышения эффективности.

4. 4. Создается персональная экономная система управления временем.

План распределения времени (недельное расписание)

План распределения времени, как пишет Юлия Моргенстерн, – это структурированное расписание, где все виды деятельности размещены в порядке, как в вещевом шкафу. Это простая таблица, в которой по горизонтали проставлены дни недели, по вертикали – часы дня. В образовавшихся клетках отмечаем предстоящие дела. Примеры можно найти в различных компьютерных программах типа Календарь, Записная книжка. Подробнее о составлении недельного расписания с учетом бюджета активного и пассивного времени см. в Разделе 3.4 Недельное расписание.

Как составить распорядок дня по Маршаллу Куку.[7]

1. Не планируйте слишком много дел. Реально смотрите на свои возможности.

2. Оставляйте свободное время для непредвиденных дел.

3. Вписывайте не то, что можно сделать, а то, что нужно.

4. План должен быть гибким, дающим возможность что-то изменить.

5. Все самое важное делается в первую очередь.

6. Разбивайте крупные задания на этапы.

7. Короткие перерывы в работе для поддержания тонуса.

9. Не бойтесь отказываться от своих планов.

10. Не нравится составлять ежедневное расписание – не составляйте.

Решение проблемы нехватки времени

Необходимо бороться с «поглотителями времени – хронофагами», основными из которых по списку Лотара Зайверта («Ваше время в ваших руках») являются:

• нечеткая постановка цели;

• отсутствие приоритетов в делах;

• попытка слишком много сделать за один раз;

• личная неорганизованность;

• выполнение чужой работы;

• телефонные звонки, письма и разговоры;

• неполная или несвоевременная информация;

• неумение довести дело до конца;

• неподготовленные совещания;

• синдром откладывания;

• спешка, нетерпение;

• перенос дел, которые можно решить по телефону, на личную встречу.

Основным способом выявления хронофагов является Хронометраж (см. выше в этом разделе).

Искусство успевать

Приведем некоторые правила достижения своих целей и экономии времени из «искусства успевать»[8]. Я объединил эти правила в группы, что позволило изложить их более сжато.

1) Решения.

Принимайте решения быстрее, даже при неполной информации. это поможет вам и тем, кто имеет с вами дело.

В условиях кризиса ориентируйтесь не на проблему, а на имеющиеся возможности.

2) Борьба с расточительством времени

Стремление к совершенству, отделка второстепенных деталей может погубить все дело.

Концентрируйтесь на одной задаче, пока не решите ее до конца.

Старайтесь сделать все так, чтобы не потратить много времени на переделку.

Не подменяйте стремление к цели выполнением срочных, но мелких задач.

Руководствуйтесь принципом Парето (см. выше Правило 80/20).

Говорите «нет» тем, кто напрасно отнимает ваше время.

3) Делегирование (передача) обязанностей

Передавайте дела другим вместе с правом на ошибки, на которых учатся.

Обращайтесь за помощью к специалистам, если какая-то проблема им известна лучше.

4) Планирование и организация работы

Ставьте себе сроки выполнения работы, сообщайте друзьям об этих сроках.

Организуйте рабочее место, сделайте его удобным.

Система регистрации и хранения бумаг должна быть понятна, а папки доступны.

Будьте кратким в телефонных разговорах.

Интересные идеи заносите в дневник или карточки, которые должны быть всегда под рукой.

Ежедневно важные дела стремитесь сделать раньше, давая на них больше времени.

Легкую работу откладывайте на конец дня.

Поменьше плодите бумаг, каждую бумагу берите один раз.

Выделяйте три часа в месяц для разбора пустяковых дел.

Не зацикливайтесь на хронометраже, восстанавливайте по памяти, что не успели записать.

5) Режим

В будние дни рано ложитесь спать и рано вставайте.

Не ешьте много за обедом, чтобы не спать во второй половине дня.

Старайтесь ходить на работу пешком.

Не увлекайтесь телевизором.

Используйте время ожидания, для расслабления, планирования и тренировки памяти.

Для творческой работы отводите первую половину дня.

По выходным дням старайтесь не думать о работе.

Getting Things Done(GTD) Как привести дела в порядок

В книге Дэвида Аллена[9] развернута система технологических приемов приведения личных дел в порядок, организации продуктивной сбалансированной жизни. В США эта система пользуется большой популярностью. Её основные положения:

1. Организовать поступающую информацию, держать её в упорядоченных списках, а не в голове, чем значительно уменьшается стресс.

2. Группировка действий отличается от привычного деления по темам, а опирается на контекст, т. е. в широком смысле на среду, в которой существует объект, связанный с информацией: компьютер, телефон, по дороге в машине, поезде.

3. Критерии выбора действия:

3.1. Контекст (обстоятельства и возможности на текущий момент);

3.2. Самочувствие, готовность для данного действия;