Станислав Абрамов - Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя

• Название: Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя
• Автор: Станислав Абрамов
• Жанр: Маркетинг, PR, реклама

В последние 20 лет издано немало пособий по Организации времени (Тайм-менеджменту – ТМ), системе навыков рационально тратить бесценный ресурс – своё личное время. Книга Станислава Абрамова «Занимательный тайм-менеджмент … или Управляемся играя» открывает в этой области совершенно новую страницу. Обоснованы теоретические составляющие ТМ – Системность, Операционный менеджмент, Мотивация личности и Игровой подход. На этих основах создан понятный механизм использования личного времени – Система Планирования и Контроля (СПК). Главной частью СПК является Эффективный месячный план, который позволяет взять под контроль собственную жизнь и достигать поставленных целей комфортно, играя, определяя с большой точностью эффективность своей деятельности подобно спортивным результатам.

---

• Иерархичность – деление на подсистемы и элементы, где каждый компонент системы может рассматриваться как система.

Поскольку СПК – искусственная система, эти замечательные свойства проявляются в ней не автоматически, а зависят от её хозяина, создателя.

Если наш план включает только перечень подлежащих решению задач, – это статическая модель – мечты, занесенные на бумагу. Когда перечень будет дополнен алгоритмом (последовательностью действий, их взаимной обусловленностью) – это уже некоторые динамические элементы. Наконец, настоящей динамической моделью план станет, когда в него будут вноситься необходимые отметки и корректировки в процессе выполнения. Т. е. мы перейдем к динамике системы – Операционному Менеджменту.

2.2. Операционный менеджмент

Хорошо гулять по свету,
Игнорируя закон,
Что зимою или летом,
Но конец нам предрешён.

Пусть на мрачном горизонте
Туча черная видна,
Не гружу подмышку зонтик,
Несмотря прогнозы на.

Хорошо, вильнув налево,
В заповедные кусты
Быть уверенным, что дева
Ждёт того же, что и ты.

А потом столкнуться с дамой
Через дважды двадцать лет
И сказать в глаза ей прямо,
Что она, как маков цвет.

С. А., Хорошо быть оптимистом

В самом общем смысле операция является процессом,

методом или рядом действий главным образом практического характера. С точки зрения операционного менеджмента мы не просто живём, а совершаем операции. Но если серьёзно, неотъемлемые черты операции – Организованность и Продуктивность.

По определению Леса Гэлловэя[10], операционный менеджмент представляет собой виды деятельности, связанные с преднамеренным преобразованием (трансформацией) материалов, информации или покупателей. Это преобразование, или операционная функция, является одной из важнейших функций бизнеса.

Например, производитель телевизоров превращает готовые комплектующие части в телеприемники;

В страховой компании покупатель пострадавший от потери превращается в покупателя, получившего компенсацию.

А теперь поближе к нашей теме. В компании концессионеров, где командовал парадом Остап Бендер, трансформация ещё не совершилась, но формула её уже имеется:

Время, которое у нас есть → это деньги, которых у нас нет

Идя по стопам великого комбинатора, мы преобразуем время, которое у нас есть, в результаты деятельности, которые будут!

Операционная стратегия

Эффективность и рациональность

Как говорил Сенека, когда не знаешь, в какую гавань держишь путь, ни один ветер не будет дуть в нужном направлении. Для организации операционная стратегия заключается в точном определении своей деятельности, т. е. что является центральной частью ее бизнеса (приоритетом, фокусом), а что она может перепоручить по договору. Обычно выделяют четыре вида деятельности, которые могут считаться операциями: производство, поставки, транспортировка и сервис.

Операционная функция должна обеспечивать баланс видов деятельности. Слишком малое внимание сервису приводит к неудовлетворению покупателей, а слишком большое – делает работу неэффективной.

Баланс при управлении личным временем также достигается во многом правильным выбором цели. Можно говорить о нескольких целях в каждой области деятельности. Как ставить цели, мы рассмотрели в разделе 1.3. Постановка целей.

Эффективность определяется как способность достижения поставленных целей. В бизнесе это может быть степень соответствия системы удовлетворению потребностей покупателей. Высокая эффективность означает наиболее полное достижение целей (подробнее об эффективности – в Главе 4).

Рациональность – способность достижения целей (удовлетворение потребностей) с использованием минимума ресурсов.

Несомненно, повышение рациональности сокращает затраты, но это не должно делаться в ущерб эффективности. Так, у Анатоля Франса одна хозяйка харчевни готовила в котле для своих посетителей единственное блюдо – жаркое, причем котел никогда не чистился. Вполне рационально с точки зрения поварихи, и некоторые гости утверждали, что на дне-то и был самый смак. Однако такая эффективность могла выйти боком для гостей с недостаточно крепкими желудками.

Ресурсы и Запасы времени

К ресурсам принято относить то, что можно использовать для получения некоторых ценностей путем преобразования ресурсов, например, полезных ископаемых. Добытые ресурсы превращаются в запасы – продукцию, ожидающую вступления в процесс личного или производственного потребления.

При управлении личным временем можно говорить о его следующих запасах:

• Общий запас времени – это время на всю оставшуюся жизнь. Но лучше взять конкретный срок, определяемый, например, месячным планированием. Значит, это 24 часа, умноженные на число суток в месяце, т. е. от 672 до 744 часов.

• Активное время – (составная часть Общего времени) работа, творчество, учеба, активный отдых. Для себя я установил постоянную норму активного времени в месяц – Т = 200 ч, а именно – 8 часов в день, в месяце активных – 25 дней, суббота и воскресенье – как один день, первые два-три дня месяца – работа в щадящем режиме, больше отдыха, подведение итогов за прошлый месяц. Подробности в 5-й главе на примере месячного плана. Активное время бывает структурированное (упорядоченное) и неструктурированное. Структуризация времени – это распределение его по различным сферам деятельности.

• Пассивное время – сон, ничегонеделание, пассивный отдых, включая перерывы во время активных занятий. 16 часов в сутки.

В производстве задача управления материальными запасами возникает тогда, когда требуется снизить издержки, зависящие от роста запасов. При увеличении запасов увеличиваются складские расходы, потери, связанные со старением и порчей, страховые расходы и пр. С другой стороны, увеличение запасов ведет к уменьшению вероятности запаздывания с поставками, снижению расходов на обработку заказов.

Никаких таких забот у запасов времени не существует, и это прекрасно. Другая хорошая новость: своеобразие времени как запаса заключается в том, что его потери на переключение занятий компенсируются увеличением такого ресурса как работоспособность.

Положим, мы определили ресурсное плановое время как время, потребное для выполнения задач. В конце месяца случается обычная ситуация: самая важная задача, например, задача А не выполнена. Ресурсное время задачи и запас исчерпаны. Что делать в этом случае?

Мы можем поступить самым естественным образом: отнимаем ресурс времени у задачи В и передаем его в задачу А. Очевидно, задача В подождёт следующего месяца.

Однако при этом остается ощущение человека, который не сдержал своего слова. Не важно, что слово было дано самому себе и без свидетелей.

Поэтому я прибегаю для завершения задач А к помощи «кредитора», создавая запас.

Запасное плановое время Тзп предназначено для пополнения ресурса в случае его нехватки, это время нужно не только для компенсации неточности планирования, но для различных пустяковых дел, повседневной, рутинной работы. Мы отвечаем на служебные письма, убираем квартиру, делаем утреннюю зарядку. Этот запас проявляется в направлении Текущая работа (ТКР).

Из ТКР мы можем пополнять ресурсы времени более важной задачи, когда они исчерпаны, а задача все еще не выполнена. На ТКР выделяется запасное плановое время Тзп.

Если эти работы не будут включены в ваш общий план, они незаметно для нас перейдут в разряд ненужных, второстепенных, отвлекающих вас от ваших высоких, благородных целей. Кто-то перестает бриться, кто-то – делать массаж, кто-то запускает дом и т. д. А тут еще попросили сделать работу за кого-либо другого. Когда обстоятельства вынуждают заниматься этими делами, мы чувствуем себя обманутыми, стараемся от них отделаться. Таким образом, часть нашей жизни протекает без радости, от чего надо уберечься.

С другой стороны, если кому-то кажется спокойней выполнять эту самую рутинную работу – она ведь самая безответственная! – у него не будет времени выполнять этапы продвижения к вашим основным целям.

Следовательно, ТКР – текущая работа включается в план, но занимает небольшую часть нашего времени.