Коллектив авторов - Управление проектами. Фундаментальный курс

• Название: Управление проектами. Фундаментальный курс
• Автор: Коллектив авторов
• Жанр: Экономика
• Год: 2013
• ISBN: 978-5-7598-0868-8

В книге подробно и систематически излагаются фундаментальные положения, основные методы и инструменты управления проектами. Рассматриваются вопросы управления программами и портфелями проектов, создания систем управления проектами в компании. Подробно представлены функциональные области управления проектами – управление содержанием, сроками, качеством, стоимостью, рисками, коммуникациями, человеческими ресурсами, конфликтами, знаниями проекта. Материалы книги опираются на требования международных стандартов в сфере управления проектами.

Для студентов бакалавриата и магистратуры, слушателей программ системы дополнительного образования, изучающих управление проектами, аспирантов, исследователей, а также специалистов-практиков, вовлеченных в процессы управления проектами, программами и портфелями проектов в организациях.

---

Традиционно при описании процессов используют следующую структуру:

• назначение процесса;

• владелец процесса;

• участники процесса;

• документы на входе процесса;

• документы на выходе процесса;

• подпроцессы;

• описание последовательности шагов процесса или подпроцессов.

Описание процесса также сопровождается диаграммой процесса.

Те проектные документы, которые формируются при выполнении процессов по управлению проектами, должны быть снабжены шаблонами проектных документов в составе методологии.

Регламентная база по управлению проектной деятельностью должна обновляться по мере повышения уровня зрелости организации в области управления проектами. По мере внедрения методов управления проектами будут регламентироваться и вводиться в действие следующие процессы:

• управление пулом ресурсов с учетом занятости сотрудников в проектной и функциональной деятельности;

• мотивация сотрудников с учетом результатов реализации проектов;

• управление программами;

• управление портфелем проектов.

6.5. Информационная система управления проектами как средство автоматизации процессов управления проектами компании

Информационная система управления проектами – внедренное в организации программное обеспечение, используемое для автоматизации проектной деятельности в соответствии с методологией управления проектами, а также комплект сопроводительной документации по работе с данным программным обеспечением.

Существует отдельная ниша на рынке программного обеспечения: инструментарий для автоматизации управления проектами. Подобных программных продуктов довольно много, они отличаются по функциональным и техническим возможностям и соответственно по стоимости.

К базовому функционалу, поддерживаемому значительным числом информационных систем управления проектами, относится автоматизация следующих функций:

• Составление иерархической структуры работ, состава операций в проекте, разработка календарного расписания проекта с учетом взаимосвязей операций, длительности операций, календарей; расчет критического пути проекта; ввод фактических сроков работ, сохранение нескольких версий базового плана проекта, сравнение текущего календарного графика с базовым календарным графиком.

• Ведение справочника ресурсов (различные системы могут поддерживать или все виды ресурсов, включая машины и материалы, или только отдельные виды ресурсов, например, человеческие ресурсы или финансы), назначение ресурсов на операции проектов, анализ потребности в ресурсах на проектах, ввод фактического расходования ресурсов, в том числе табелей учета рабочего времени исполнителей, план-факт анализ расходования ресурсов.

• Ведение реестра рисков по проекту, назначение ответственных за управление рисками, планирование мер реагирования на риски.

• Получение различных видов отчетов по проектам, в том числе с использованием дополнительных аналитических справочников, обеспечение информационного обмена между участниками проекта.

• Поддержка мультипроектного управления, в том числе с точки зрения приоритетности проектов при распределении ресурсов.

• Ведение архива проектной документации.

Приведенный список функционала является основополагающим, многообразие настроек по каждой из функций зависит от конкретного программного продукта. В дополнение к перечисленным функциям в отдельных программных продуктах присутствуют расширенные возможности, например, анализ по освоенному объему, анализ рисков по методу Монте-Карло и т. д. Для того чтобы выбрать программный продукт для автоматизации проектной деятельности на конкретном предприятии, изначально нужно сформировать требования к данному программному продукту.

Требования к программному обеспечению по управлению проектами составляются исходя из уровня зрелости проектного управления, текущей ситуации с развитием ИТ в организации, объема проектной деятельности. При выборе основы для управления проектами рекомендуется проанализировать следующее:

• Внедрена ли на предприятии ERP-система? Если да, то есть смысл в первую очередь рассматривать модули по управлению проектами под внедренную ERP-платформу Если ERP-система не внедрена, то при выборе программного обеспечения логично ориентироваться на отдельные специализированные на автоматизации проектной деятельности программные продукты.

• Каковы требования к количеству рабочих мест в ИСУП? Какие группы пользователей будут работать в ИСУП? Помимо руководителей проектов и администраторов проектов в ИСУП могут быть выделены следующие роли с учетом ролевой модели, изложенной в методологии управления проектами:

ѻ члены проектной команды, которые в системе отчитываются о выполнении проектных работ, трудозатратах на выполнение работ, имеют доступ к проектной документации;

ѻ функциональные руководители, выступающие в качестве владельцев ресурсов, которые в ИСУП назначают исполнителей на работу из числа своих подчиненных, просматривают отчеты о загрузке исполнителей в проектах;

ѻ руководство, пользующееся отчетами с «общей картиной» проектной деятельности;

ѻ сотрудники проектного офиса, контролирующие полноту и своевременность внесения данных в ИСУП проектными командами, получающие аналитические отчеты из ИСУП.

Помимо количества пользователей, которые будут работать в ИСУП, нужно учитывать территориальное расположение предприятия и соответственно физическое местоположение пользователей ИСУП, ИТ-инфраструктуру предприятия, чтобы в результате все пользователи имели необходимый доступ к ИСУП.

• Каковы функциональные требования к ИСУП, исходя из методологии управления проектами? Чем более зрелая организация в сфере управления проектами, тем большее количество процессов в сфере проектной деятельности нужно будет автоматизировать. На начальном уровне зрелости ИСУП можно использовать только для сбора общего реестра проектов и контроля сроков. Более того, на начальных уровнях зрелости в области УП рекомендуется ограничить количество пользователей ИСУП, оставив только сотрудников проектного офиса и собственно руководителей проектов. Если же предприятие уже готово к детальному управлению ресурсами, более того, есть задача по автоматизации процессов в области управления портфелем, то и функциональные требования к ИСУП будут принципиально другими.

Вышеперечисленные требования рекомендуется предоставить для анализа вендорам и консалтинговым компаниям, которые предлагают решения в области автоматизации проектной деятельности на различных платформах.

После формирования требований к ИСУП рекомендуется провести оценку предложений по автоматизации на базе различных платформ и выбор платформы для ИСУП.

Для выбора программного обеспечения рекомендуется изучить предложения, разработанные поставщиками того или иного программного продукта, на соответствие предъявленным базовым требованиям к ИСУП, сформированным на предыдущем шаге. Конечно же, помимо соответствия предъявленным базовым требованиям при выборе платформы для ИСУП будет учитывать и стоимость внедрения и поддержки ИСУП на базе той или иной платформы.

При оценке стоимости внедрения ИСУП на базе различных платформ необходимо учитывать следующие составляющие стоимости внедрения и поддержки ИСУП:

• стоимость самих лицензий на ПО с учетом количества и ролей пользователей;

• стоимость аппаратного обеспечения, которое будет необходимо закупить для установки и поддержки работоспособности ИСУП;

• стоимость внедрения (возможно, будет принято решение о внедрении ИСУП силами внутренней ИТ-службы предприятия);

• стоимость обучения пользователей (опять-таки возможен вариант, что обучение будет проводиться командой внедрения СУП);

• стоимость технической поддержки.

Анализируя предложения по платформам для автоматизации проектной деятельности, многие компании рассматривают возможность использования решения на базе Microsoft Project, что вполне логично, ведь согласно аналитическим отчетам российских, европейских и американских компаний самое распространенное программное обеспечение по управлению проектами – решение на базе Microsoft Project.

Бесспорные достоинства Microsoft Project:

• наличие большого списка функций для автоматизации проектного управления;

• широкая распространенность данного решения, что упрощает задачу по обмену планами-графиками работ с подрядчиками и внешними заказчиками, уменьшает стоимость обучения, упрощает задачу по поиску консультантов по внедрению и специалистов для поддержке ИСУП в ходе промышленной эксплуатации;