Ирина Топчиева - Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

• Название: Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя
• Автор: Ирина Топчиева
• Жанр: Корпоративная культура, бизнес
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-9906894-0-4

В учебном пособии рассматривается организация работы двух основных блоков в деятельности любого секретаря, независимо от организационно-правовой и формы собственности предприятия, учреждения, в котором он работает.

Первый блок – документационное обеспечение, охватывающее документирование управленческой деятельности на всех уровнях управления, во всех отраслях промышленности и сферах деятельности, а также организация работы с документами.

Второй блок представлен административными и организационными видами деятельности секретаря руководителя:

• Организацией приема посетителей и граждан;

• Подготовкой и проведением деловых бесед, встреч, переговоров, совещаний, официальных приемов, а также другими этикетными ситуациями и вопросами.

Здесь же рассматриваются вопросы трудоустройства и адаптации секретаря на новом рабочем месте.

Учебное пособие написано на основе требований законодательно-правовых и нормативно-методических актов, а также учебной программы.

Пособие предназначено для обучающихся по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение». Квалификация (степень) выпускника – бакалавр.

Данное издание может быть использовано в работе, в первую очередь, секретарей руководителей, а также всех работников, имеющих отношение к работе с управленческими документами и обеспечению деятельности руководителя.

---

• сопровождает в служебных командировках;

• выполняет иные технические функции по обеспечению и обслуживанию незрячего специалиста [1].

Секретарь руководителя осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Таким образом, круг должностных обязанностей секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, ограниченных техническими функциями, почти одинаков, за небольшим исключением.

Должностные обязанности секретаря незрячего специалиста являются сложными и специфическими, обусловлены необходимостью знать формы и методы обслуживания и обеспечения деятельности незрячего специалиста и требуют от секретаря дополнительных знаний, умений и опыта. Эта профессия считается достаточно редкой.

К секретарю руководителя, согласно квалификационной характеристике, предъявляются достаточно высокие требования к знаниям и умениям, что определяет широкий круг его должностных обязанностей, включающих многие виды самостоятельной, творческой, аналитической работы: составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов и т. д.

Следовательно, самый высокопрофессиональный тип секретаря – секретарь руководителя, занимающийся организационно-техническим и информационно-документационным обслуживанием руководителя.

Должностные обязанности и функции секретарей в зависимости от категории секретарского обслуживания (т. е. категории секретаря) определяют также степень их самостоятельности.

Так, секретарь-машинистка и секретарь-стенографистка действуют по указанию руководителя, не принимая практически самостоятельных решений.

Секретарь незрячего специалиста может принимать отдельные самостоятельные решения в стандартных ситуациях.

Секретарь руководителя имеет право принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции, в соответствии с теми правами, которые ему делегировал руководитель, и они закреплены в разделе «Права» его должностной инструкции.

Изучив и проанализировав Квалификационный справочник, следует сделать вывод, что, согласно установленной практике, служащие делятся на 3 категории в зависимости от степени самостоятельности и характера выполняемых работ.

При этом деятельность каждой категории носит свой характер:

• Руководителей – организационно-административный;

• Специалистов – аналитико-конструктивный;

• Технических исполнителей – информационно-технический.

Секретарь руководителя, отнесенный к 3-ей категории, на самом деле, фактически выполняет функции, обладающие аналитической составляющей. В частности, сбор и обработка информации в процессе подготовки решения, редакция проектов документов, самостоятельное составление документов и т. д.

Таким образом, логично, что секретарь руководителя должен быть отнесен ко 2-ой категории служащих.

В Квалификационном справочнике в разделе II «Квалификационные характеристики должностей работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организациях» в подразделе 1 «Должности руководящих, научно и инженерно-исследовательских учреждений, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организаций» имеется должность – «Ученый секретарь».

Эта категория секретаря требует высокой квалификации: ученая степень доктора или кандидата наук. Наличие научных трудов. Опыт научной и организаторской работы не менее 5 лет. На должность ученого секретаря на срок до 3 лет могут быть назначены не имеющие ученой степени высококвалифицированные специалисты в соответствующей области знаний, обладающие указанным опытом работы.

Дополнительная информация

Круг должностных обязанностей Ученого секретаря серьезен и ответственен. Согласно Квалификационному справочнику Ученый секретарь возглавляет подготовку предложений по сводным перспективным и годовым планам научных исследований и разработок, а также осуществляет координацию тематических планов научно-исследовательских работ, выполняемых структурными подразделениями учреждения (организации), а также другими учреждениями, организациями и предприятиями при совместном их проведении. Организует контроль за своевременным и качественным выполнением установленных тематических планов и подготовку сводных отчетов о деятельности учреждения (организации). Обеспечивает координацию при разработке основных направлений работы учреждения (организации), планов и программ повышения эффективности его деятельности, улучшения организации труда и управления. Подготавливает проекты планов работы ученого или научно-технического (технического) совета, контролирует их выполнение и осуществление принятых советом решений. Рассматривает материалы, связанные с защитой диссертаций и присвоений ученых званий. Готовит предложения к планам издания научных трудов, обеспечивает их рецензирование, а также проведение научных конференций, совещаний, семинаров, дискуссий. Организует проведение аттестации работников, разработку критериев и методов оценки их деятельности. Координирует деятельность научно-вспомогательных подразделений учреждения (организации). Готовит предложения по подготовке и повышению квалификации научных кадров, стажировке научных сотрудников [1].

Деловые и личные качества секретаря обеспечивают ему успех в работе и продвижение по служебной лестнице. Кроме того, они позволяют ему успешно взаимодействовать с должностными лицами, службами и структурными подразделениями в процессе выполнения своих функций.

Самое активное и тесное взаимодействие у секретаря создается со службой ДОУ. Во многих организациях всю корреспонденцию централизованно получает экспедиция (структурное подразделение в составе службы ДОУ, осуществляющее прием, первичную обработку документов, а также их отправление). Только после проставления штампа о получении документа в организации сотрудники экспедиции передают полученную корреспонденцию (в адрес организации или на имя руководителя) его секретарю.

Ежедневно, согласно установленным срокам, с утра и во второй половине дня (например, в 10.00 и 16.00) секретарь получает адресованные руководителю (или в адрес организации) документы, определяет те документы, которые требуют немедленного рассмотрения и докладывает о них руководителю. Опытный секретарь именно докладывает, то есть читает, изучает, анализирует, а не передает их механически руководителю.

График выполнения этой работы обязательно должен совпадать с графиком работы экспедиции и организацией доставки корреспонденции по назначению средствами коммуникации, а лучше – курьером.

Подготовленную в соответствии с Инструкцией по делопроизводству для отправки корреспонденцию за подписью руководителя секретарь также в установленное время передает в экспедицию.

Установленная организационная форма делопроизводства в организации влияет на взаимодействие секретаря и службы ДОУ

Так, при централизованном делопроизводстве секретарь руководителя получает и передает из службы ДОУ документы на подпись руководителю или предварительное рассмотрение, затем возвращает их назад, где сотрудники службы ДОУ документы регистрируют, осуществляют сроковый контроль исполнения и т. д.

Если в организации смешанная форма делопроизводства, необходимо в должностной инструкции секретаря четко разделить его функции и службы ДОУ в работе с документами.

При децентрализованной форме делопроизводства каждое структурное подразделение создает свою службу ДОУ или канцелярию, поэтому секретари руководителя выполняют работы только по их обслуживанию и лишь наиболее важные исходящие и внутренние документы проходят через секретариат (секретари передают их на подпись руководству).

Трудоемкая функция секретаря – подготовка для руководителя информации, связанной с основными направлениями деятельности организации. Источниками информации являются, как правило, материалы средств массовой информации, печатных изданий, ведомственных справочников и т. д.

К этой работе секретарь привлекает секретарей структурных подразделений, специалистов, которые могут обеспечить поиск и передачу информации с помощью традиционных средств связи и новейших технологий.

Делопроизводственный персонал может оказать помощь секретарю руководителя в справочно-информационной области деятельности (служебная переписка, тематические подборки, справки и т. д.).

При подготовке проектов документов, проектов резолюций, решений и т. п. секретарь обращается за консультацией и координацией деятельности к руководителю службы ДОУ или документоведу I категории, в юридический или протокольный отдел.