Ирина Топчиева - Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

• Название: Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя
• Автор: Ирина Топчиева
• Жанр: Корпоративная культура, бизнес
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-9906894-0-4

В учебном пособии рассматривается организация работы двух основных блоков в деятельности любого секретаря, независимо от организационно-правовой и формы собственности предприятия, учреждения, в котором он работает.

Первый блок – документационное обеспечение, охватывающее документирование управленческой деятельности на всех уровнях управления, во всех отраслях промышленности и сферах деятельности, а также организация работы с документами.

Второй блок представлен административными и организационными видами деятельности секретаря руководителя:

• Организацией приема посетителей и граждан;

• Подготовкой и проведением деловых бесед, встреч, переговоров, совещаний, официальных приемов, а также другими этикетными ситуациями и вопросами.

Здесь же рассматриваются вопросы трудоустройства и адаптации секретаря на новом рабочем месте.

Учебное пособие написано на основе требований законодательно-правовых и нормативно-методических актов, а также учебной программы.

Пособие предназначено для обучающихся по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение». Квалификация (степень) выпускника – бакалавр.

Данное издание может быть использовано в работе, в первую очередь, секретарей руководителей, а также всех работников, имеющих отношение к работе с управленческими документами и обеспечению деятельности руководителя.

---

Для уменьшения шума можно положить войлочные или поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. В качестве отделки помещения применяют шумопоглощающие материалы, ковровые покрытия, занавески из плотной ткани (их ширина должна превосходить ширину окна не менее чем в 2 раза). Для измерения характеристик шума используют шумомеpы, частотные анализаторы и др. Вредный фактор, действующий на человека в производственном помещении, – вибрация.

Вибрация (от лат. vibratio – колебание) – механические колебания в технике (машинах, механизмах, конструкциях и др.). Вредная вибрация возникает, например, при движении транспортных средств, работе двигателей, турбин и т. д. Действие вибрации на организм может быть вредным (вибрационная болезнь) в зависимости от частоты вибрации [44].

На работников, находящихся в помещениях с размещением ПК и других устройств, действует общая вибрация, передающаяся через опорные поверхности на тело сидящего или стоящего человека.

Дополнительная информация

Вибрация относится к факторам, обладающим высокой биологической активностью. Между ответными реакциями организма и уровнем воздействующей вибрации нет линейной зависимости. Причину этого явления видят в резонансном эффекте. При повышении частот колебаний более 0,7 Гц возможны резонансные колебания в органах человека. Резонанс человеческого тела, отдельных его органов наступает под действием внешних сил при совпадении собственных частот колебаний внутренних органов с частотами внешних сил. Область резонанса для головы, в положении сидя, при вертикальных вибрациях, располагается в зоне между 20–30 Гц, при горизонтальных – 1,5–2 Гц.

Особое значение резонанс приобретает по отношению к органу зрения. Расстройство зрительных восприятий проявляется в частотном диапазоне между 60 и 90 Гц, что соответствует резонансу глазных яблок. Для органов, расположенных в грудной клетке и брюшной полости, резонансными являются частоты 3–3,5 Гц. Для всего тела в положении сидя резонанс наступает на частотах 4–6 Гц.

При выполнении работ с использованием ПК в производственных помещениях уровень вибрации не должен превышать допустимых значений вибрации для рабочих мест в соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами [42].

Большие наработки в области исследования системы «человек – машина» имеются в эргономике (от греч. еrgon – работа и nomos – закон), которая изучает человека и его деятельность в условиях современного производства. Основная цель исследований, методом которых является системный подход, заключается в оптимизации следующих составляющих:

• Орудий труда;

• Условий труда;

• Процесса труда.

Психофизиологические факторы, оказывающие влияние на деятельность секретаря

Управленческий персонал, к которому относится секретарь, в своей деятельности постоянно испытывает нервно-психические нагрузки. К их числу относятся:

• интеллектуальные нагрузки (большие объемы перерабатываемой информации);

• напряжение зрения (скорость выполнения операций, точность работы, оперативный просмотр документов для выявления наиболее важных и срочных и т. д.);

• монотонность трудового процесса (выполнение технических функций, например, прием и первичная обработка документов).

Для снижения физической и нервно-психической напряженности разработаны специальные меры, знание которых облегчит секретарю сложность рабочего дня. К комплексу таких мер относятся следующие:

• совершенствование организации рабочего места;

• применение современных приемов и методов труда;

• оптимизация темпа работы;

• оптимизация режима труда и отдыха (на основе гигиенических требований);

• компьютеризация вычислительных и аналитических работ, широкое использование персональных компьютеров;

• научно-обоснованное установление норм и нормативов с учетом объема информации, которую секретарь может правильно воспринять, переработать и принять;

• чередование работ, требующих участия разных анализаторов (слуха, зрения, осязания и др.);

• чередование работ, требующих преимущества умственных нагрузок с физическими работами;

• чередование работ разной сложности и интенсивности;

• ритмизация труда, то есть работа с пониженной на 10–20 % нагрузкой в первый и последний часы рабочего дня;

• выполнение наиболее важных и ответственных работ в середине недели, желательно, за исключением понедельника и пятницы.

Эстетические условия работы секретаря

Эстетические условия работы секретаря – факторы, воздействующие на отношения работника к условиям труда с точки зрения художественного восприятия окружающей среды.

В вопросе создания окружающей среды в производственных помещениях, в том числе приемной, учитываются следующие факторы:

• цвет;

• интерьер и его оформление: озеленение, художественное оформление произведениями живописи, графики, мелкой пластики.

Количественных оценок факторы (элементы) этой группы не имеют, а определение эстетического уровня условий труда осуществляется методом экспертной оценки пассивных средств повышения работоспособности.

По мнению специалистов, наиболее существенное воздействие имеет цвет, оказывающий комплексное воздействие одновременно с физиологической, гигиенической и эстетической точек зрения. Цвет существенно меняет состояние зрительного анализатора, воздействуя при этом на настроение и самочувствие, которые повышают или понижают работоспособность секретаря.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.