Ирина Топчиева - Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

• Название: Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя
• Автор: Ирина Топчиева
• Жанр: Корпоративная культура, бизнес
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-9906894-0-4

В учебном пособии рассматривается организация работы двух основных блоков в деятельности любого секретаря, независимо от организационно-правовой и формы собственности предприятия, учреждения, в котором он работает.

Первый блок – документационное обеспечение, охватывающее документирование управленческой деятельности на всех уровнях управления, во всех отраслях промышленности и сферах деятельности, а также организация работы с документами.

Второй блок представлен административными и организационными видами деятельности секретаря руководителя:

• Организацией приема посетителей и граждан;

• Подготовкой и проведением деловых бесед, встреч, переговоров, совещаний, официальных приемов, а также другими этикетными ситуациями и вопросами.

Здесь же рассматриваются вопросы трудоустройства и адаптации секретаря на новом рабочем месте.

Учебное пособие написано на основе требований законодательно-правовых и нормативно-методических актов, а также учебной программы.

Пособие предназначено для обучающихся по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение». Квалификация (степень) выпускника – бакалавр.

Данное издание может быть использовано в работе, в первую очередь, секретарей руководителей, а также всех работников, имеющих отношение к работе с управленческими документами и обеспечению деятельности руководителя.

---

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• гриф утверждения;

• дату;

• регистрационный номер;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись;

• визу согласования.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме и состоит из следующих граф:

В первой графе проставляется индекс дела, который состоит из двух частей, например, 01–03. Первая часть 01 обозначает структурное подразделение (руководство), вторая часть 03 – порядковый номер в пределах данного подразделения (Устав).

В конце каждого раздела оставлены резервные номера для заполнения дел, которые могут образоваться в течение текущего года.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел и в течение года под одним может быть сформировано несколько томов дел.

В третьей графе указывается количество дел и томов, которое может быть заведено в течение года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на № статьи Перечня документальных материалов (Типового или ведомственного), в соответствии с которым установлен срок.

В пятой графе указываются различные отметки в течение года: «об уничтожении дел»; «передачи дел в архив»; делах, переходящих на следующий год.

Проект номенклатуры дел организации рассматривается и одобряется Экспертной комиссией организации, визируется заведующим ведомственным архивом и утверждается руководителем организации.

Она носит нормативный характер, так как имеет сроки хранения, установленные на основании Перечней документов с указанием срока их хранения.

Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В конце года номенклатура дел закрывается, то есть заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка – свод обязательных для выполнения требований, норм [37].

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт организации, регламентирующий, в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения, взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации [38].

Правила внутреннего трудового распорядка должны быть разработаны в соответствии с Трудовым кодексом РФ и распространяться на всех работников.

Правила регулируют порядок приема и увольнения работников, права, обязанности и ответственность работников и работодателя, режим труда и отдыха, процедуру поощрения и взыскания к работникам организации.

Правила внутреннего трудового распорядка обычно утверждаются приказом руководителя организации.

Этот организационный документ направлен на достижение следующих целей:

• соблюдение прав и законных интересов работника и работодателя;

• определение трудового распорядка и трудовой дисциплины, обязательных для исполнения всеми работниками;

• соблюдение трудового законодательства Российской Федерации в организации, где работает секретарь.

Правила разрабатываются в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации. Отдельные положения Правил внутреннего трудового распорядка оговорены в статьях Трудового кодекса.

В законодательстве нет жестких условий к структуре текста Правил, однако, на практике, в большинстве организаций структура почти одинаковая и включает следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Определение терминов и расшифровка сокращений;

3. Порядок заключения, изменения и расторжения трудовых договоров с работниками;

4. Права и обязанности работника;

5. Права и обязанности работодателя;

6. Рабочее время;

7. Время отдыха;

8. Оплата труда, гарантии и компенсации;

9. Меры поощрения;

10. Дисциплина труда, дисциплинарные взыскания;

11. Охрана труда.

В Правилах внутреннего трудового распорядка должен быть подробно описан порядок приема на работу:

• указан список документов, которые необходимо предъявить при приеме на работу;

• описана процедура заключения трудового договора.

В Правилах указывается порядок перевода работников и порядок прекращения трудового договора, а также перечисляются права и обязанности работников и работодателя, основные из них.

Работники имеют право на:

• заключение, изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

• предоставление работы, обусловленной трудовым договором;

• своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;

• рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда;

• предоставление исправных инструментов, приспособлений, технических средств и материалов, необходимых для выполнения своих трудовых обязанностей;

• отдых – еженедельные выходные дни, нерабочие праздничные дни, ежегодные основной и дополнительные отпуска;

• обязательное социальное, пенсионное и иные виды страхования в соответствии с действующим законодательством РФ;

• льготы, гарантии и компенсации, предусмотренные действующим законодательством РФ, а также локальными нормативными актами работодателя;

• защиту персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты;

• свободный доступ к своим персональным данным, хранящимся у работодателя, включая право на получение копий документов, связанных со своей работой.

Работники, в том числе и секретарь руководителя, обязаны:

• соблюдать чистоту и порядок на рабочем месте и в служебных помещениях работодателя;

• соблюдать порядок хранения документов и материальных ценностей, установленный локальными нормативными

актами, а также в соответствии со сложившейся практикой работодателя;

• бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества);

• не рассылать по электронной почте материалы и комментарии, не вести в рабочее время продолжительные телефонные разговоры, не имеющие отношения к работе;

• неукоснительно соблюдать трудовую дисциплину, в том числе данные Правила, режим рабочего времени, правила пропускного режима работодателя, требования по охране труда и технике безопасности, противопожарной безопасности, а также иные локальные нормативные акты работодателя;

• в случае увольнения, вне зависимости от причины увольнения, вернуть все имущество работодателя (в том числе служебную документацию, оригиналы выданных работнику доверенностей, корпоративные банковские карты и т. д.), находящееся у работника на момент увольнения, уполномоченному представителю работодателя не позднее дня увольнения.

Дополнительная информация

Работодатель имеет право:

• заключать, изменять и расторгать трудовые договоры с работниками в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

• требовать от работников исполнения трудовых обязанностей;

• разрабатывать и совершенствовать систему оплаты труда;

• оценивать результаты работы работников и поощрять их за высокопроизводительный труд;

• издавать приказы, вводить в действие локальные нормативные акты, обязательные для исполнения работниками;

• устанавливать режим рабочего времени и контролировать его соблюдение работниками;

• направлять работников в служебные командировки в случае производственной необходимости;

• оказывать работникам материальную помощь;

• пересматривать заработную плату работникам в рамках аттестации персонала;

• в случае производственной необходимости перемещать работников на другие рабочие места в пределах того же населенного пункта (той же местности) с сохранением трудовой функции, заработной платы и иных определенных сторонами условий трудового договора;

• привлекать работников к дисциплинарной ответственности;

• требовать от работников бережного отношения к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;

• требовать от работников возмещения ущерба, в том числе в полном объеме, причиненного работодателю их действиями (бездействием) в случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ.