Ирина Топчиева - Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

• Название: Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя
• Автор: Ирина Топчиева
• Жанр: Корпоративная культура, бизнес
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-9906894-0-4

В учебном пособии рассматривается организация работы двух основных блоков в деятельности любого секретаря, независимо от организационно-правовой и формы собственности предприятия, учреждения, в котором он работает.

Первый блок – документационное обеспечение, охватывающее документирование управленческой деятельности на всех уровнях управления, во всех отраслях промышленности и сферах деятельности, а также организация работы с документами.

Второй блок представлен административными и организационными видами деятельности секретаря руководителя:

• Организацией приема посетителей и граждан;

• Подготовкой и проведением деловых бесед, встреч, переговоров, совещаний, официальных приемов, а также другими этикетными ситуациями и вопросами.

Здесь же рассматриваются вопросы трудоустройства и адаптации секретаря на новом рабочем месте.

Учебное пособие написано на основе требований законодательно-правовых и нормативно-методических актов, а также учебной программы.

Пособие предназначено для обучающихся по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение». Квалификация (степень) выпускника – бакалавр.

Данное издание может быть использовано в работе, в первую очередь, секретарей руководителей, а также всех работников, имеющих отношение к работе с управленческими документами и обеспечению деятельности руководителя.

---

Все вышеназванные санитарные нормы и правила являются обязательными для всех организаций, независимо от их форм собственности, подчиненности и принадлежности.

Наряду с указанными общероссийскими стандартами безопасности труда большую роль в охране труда работников играют отраслевые стандарты, инструкции, санитарные правила и нормы, гигиенические нормативы и др.

В солидных организациях контроль за параметрами окружающей среды в целом и рабочей зоны в частности осуществляют специальные службы, отделы, должностные лица. Однако, в небольших организациях они, как правило, отсутствуют и секретарь руководителя вынужден самостоятельно устанавливать и проверять самые простые данные о микроклимате, освещенности и т. п., поэтому ему необходимо знать нормативные документы, относящиеся к этим вопросам, и существующие нормы безопасности труда.

Санитарно-гигиенические условия труда

Одним из определяющих факторов работоспособности, несомненно, является микроклимат, который влияет на функциональное состояние человека во время работы.

Оптимальные микроклиматические условия установлены по критериям оптимального теплового и функционального состояния человека. Они обеспечивают общее и локальное ощущение теплового комфорта в течение 8-часового рабочего дня при минимальном напряжении механизмов терморегуляции, не вызывают отклонений в состоянии здоровья, создают предпосылки для высокого уровня работоспособности и являются предпочтительными на рабочих местах.

Главными показателями, характеризующими микроклимат в производственных помещениях, являются:

• Температура воздуха;

• Относительная влажность воздуха;

• Скорость движения воздуха.

Установлено, что изменения температуры воздуха в течение рабочего дня не должны превышать 2 °C и выходить за пределы величин [39], которые указаны в таблице:

Известно, что повышение или понижение температуры на 10 градусов снижает производительность труда почти на 15 %. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность, в холодном помещении в первую очередь рассеивается внимание, что негативно отражается на умственной деятельности.

Влажность и скорость воздуха непосредственным образом влияют на теплообмен человека. Выявлены следующие закономерности: влажность холодного воздуха вызывает интенсивную отдачу тепла организма. При высокой температуре воздуха и повышении влажности уменьшается потоотделение. При более низких температурах влажность воздуха должна быть ниже. В физиологическом плане большая влажность при высокой температуре оказывает сильное гнетущее воздействие.

Пониженная, недостаточная влажность также оказывает негативное воздействие на организм человека и в первую очередь на слизистую оболочку глаз, гортани, носа. В результате возникает ощущение сухости, першения, а кожные покровы испытывают ощущения стянутости.

Для повышения влажности воздуха в производственных помещениях следует применять увлажнители воздуха, особенно в помещениях с персональными компьютерами.

Существует еще одна характеристика воздуха – его чистота. Однако, эта характеристика не имеет количественных показателей.

При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и бактериями, проникающими в организм человека и оказывающими раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности его систем или всего организма.

Одним из самых распространенных видов загрязнения воздуха является пыль, главным образом, – бумажная. Губительное воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки, с потоком воздуха они разносятся внутри помещения. Мероприятия по обеспыливанию и очищению воздуха специальными приборами могут оказать существенную помощь в улучшении микроклимата.

Борьба с вредными микроскопическими веществами осуществляется с помощью общегигиенических мероприятий: влажная уборка, регулярная чистка пылесосом. Рекомендуется проветривать помещение, устраивать сквозняки на 5–8 минут, когда воздух полностью меняется.

В служебных помещениях необходимо добиваться кондиционирования воздуха, т. е. одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена особенно в летние месяцы, когда температура в помещении достигает 27 градусов и выше. Известно, что кондиционирование воздуха повышает производительность труда на 15 %.

Важно также внимательно относиться к вновь приобретаемым предметам и средствам труда, чтобы они не стали источником выделения токсических веществ в офисе. При покупке новой оргтехники необходимо поинтересоваться, из каких материалов сделана техника, есть ли сертификаты качества на эти материалы, на сам предмет покупки, какие выделяются вещества во время технологического процесса.

К числу других показателей, характеризующих микроклимат в производственных помещениях, относят:

• Температуру поверхностей;

• Интенсивность теплового облучения.

При определении температуры поверхностей учитывается температура поверхностей ограждающих конструкций: стен, потолков, пола, а также всевозможных устройств, например, экранов. Принимается во внимание также температура поверхностей технологического оборудования или ограждающих его устройств.

К числу важнейших санитарно-гигиенических факторов относится шум, который оказывает вредное воздействие на функциональное состояние человека, его нервную систему.

Шум – звуки, слившиеся в нестройное, обычно громкое звучание [43].

Шум акустический – беспорядочные звуковые колебания разной физической природы, характеризующиеся случайным изменением амплитуды, частоты и др. В быту – звуки, мешающие восприятию речи, музыки, отдыху, работе. Шум оказывает вредное воздействие на организм человека [44].

Допустимым уровнем шума считается его уровень, который не вызывает у человека значительного беспокойства. Согласно гигиеническим требованиям уровень допустимого шума на рабочем месте, в т. ч. и в приемной, составляет 60–75 дБ [41].

Так, уровень шума тихо шумящего моря составляет 10 дБ, сила звука при разговоре – 40–45 дБ, шум на улице – 70–75 дБ. Уровень шума для офисных помещений, установленный европейским союзом, равен 55 дБ.

Предельно допустимым уровнем шума считается уровень, который при ежедневной работе не должен вызывать заболеваний или отклонений в состоянии здоровья и для производственных помещений не должен доходить до 80 дБ [41]. Однако, фон, равный 60 дБ, например, когда говорят одновременно 5 человек, уже приводит к изменениям физиологических реакций: повышению кровяного давления, учащению пульса и т. д. Санитарными нормами запрещается даже кратковременное пребывание в зонах с уровнями звукового давления свыше 135 дБ. Шум в 140 дБ вызывает болевой порог, а при 160 дБ – шок, судороги, паралич.

Для городского человека, живущего в условиях постоянного шума, тихие звуки, как, например, шум моря, могут вызвать состояние монотонии, невозможности сосредоточенной работы, тяги ко сну. Психологи заметили, что отсутствие обычного звукового оформления может стать источником депрессивного состояния. Установлено также, что при длительном воздействии шума в 80-100 дБ снижается адекватность поведения, затрудняется выполнение интеллектуальной работы.

Шум, издаваемый компьютером (до 50 дБ), принтером (до 75 дБ) и факсом, находящихся в комнате без звукопоглощающих материалов, превышает 70 дБ, поэтому не рекомендуют ставить всю оргтехнику на одном рабочем месте. Оборудование необходимо выносить за пределы помещения, где располагаются рабочие места. Борьба с шумом в помещении осуществляется путем звукоизоляции оборудования и рабочих мест.

При подборе оборудования необходимо учитывать уровень шума, указанный в технических характеристиках аппаратуры. Если уровень шума оборудования превышает допустимый, а вынести шумящее оборудование невозможно, источник шума звукоизолируют, покрывая стены, пол и потолок акустическими звукопоглощающими материалами. Вокруг рабочего места могут быть установлены акустические перегородки, высота которых на 15–20 см выше уровня головы сидящего человека. Такие перегородки позволяют снизить уровень шума до 2–3 дБ в области низких частот и до 6 дБ в области высоких частот.

Для уменьшения шума можно положить войлочные или поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. В качестве отделки помещения применяют шумопоглощающие материалы, ковровые покрытия, занавески из плотной ткани (их ширина должна превосходить ширину окна не менее чем в 2 раза). Для измерения характеристик шума используют шумомеpы, частотные анализаторы и др. Вредный фактор, действующий на человека в производственном помещении, – вибрация.