Ирина Топчиева - Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя

• Название: Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя
• Автор: Ирина Топчиева
• Жанр: Корпоративная культура, бизнес
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-9906894-0-4

В учебном пособии рассматривается организация работы двух основных блоков в деятельности любого секретаря, независимо от организационно-правовой и формы собственности предприятия, учреждения, в котором он работает.

Первый блок – документационное обеспечение, охватывающее документирование управленческой деятельности на всех уровнях управления, во всех отраслях промышленности и сферах деятельности, а также организация работы с документами.

Второй блок представлен административными и организационными видами деятельности секретаря руководителя:

• Организацией приема посетителей и граждан;

• Подготовкой и проведением деловых бесед, встреч, переговоров, совещаний, официальных приемов, а также другими этикетными ситуациями и вопросами.

Здесь же рассматриваются вопросы трудоустройства и адаптации секретаря на новом рабочем месте.

Учебное пособие написано на основе требований законодательно-правовых и нормативно-методических актов, а также учебной программы.

Пособие предназначено для обучающихся по направлению подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение». Квалификация (степень) выпускника – бакалавр.

Данное издание может быть использовано в работе, в первую очередь, секретарей руководителей, а также всех работников, имеющих отношение к работе с управленческими документами и обеспечению деятельности руководителя.

---

С 1918 г. до смерти В.И. Ленина в 1924 году была его секретарем, одновременно секретарем Совета Народных Комиссаров с 1918 по 1930 год; позднее, с 1938 г. работала в Центральном музее И.В. Ленина.

В возрасте 80 лет была награждена почетным званием Герой Социалистического Труда за трудовой героизм, вклад в дело победы коммунизма. Это звание личному секретарю В.И. Ленина было присвоено Президиумом Верховного Совета СССР с вручением ордена Ленина (ее бывшего шефа), медали «Серп и Молот» и грамоты Президиума Верховного Совета СССР. Всего была награждена 4 орденами Ленина, орденом Трудового Красного Знамени и медалями. До глубокой старости участвовала в идеологической, партийной работе, была делегатом 22 (17–31 октября 1961 г., Москва), 23 (29 марта-8 апреля 1966 г., Москва), 24 (30 марта-9 апреля 1971 г., Москва) съездов КПСС, написала воспоминания о В.И. Ленине. В газете «Правда» по случаю ее смерти 28 августа 1975 г. был опубликован некролог.

Рабочий день секретарей руководителей государства, председателя и заместителей Высшего центрального исполнительного комитета (ВЦИК), наркомов был всегда наполнен поручениями, заданиями, которые следовали одно за другим и требовали большой собранности, сосредоточенности, терпения и выносливости.

Кроме партийных и государственных деятелей личные секретари были у выдающихся советских творческих деятелей, преимущественно писателей и поэтов.

Так, в 1920 году личным секретарем писателя, активного участника революционного движения, общественного деятеля Горького (Алексей Максимович Пешков, 1868–1936 гг.) становится Петр Петрович Крючков, который занимал эту должность до самой смерти пролетарского писателя в 1936 году.

Портрет А.М. Горького

В архиве писателя хранятся фотографии, где рядом с Горьким всегда находится его секретарь (в России, Германии, Чехии, Италии). Внешность Крючкова была неброской: лысоватый блондин в пенсне, небольшого роста, крепкий.

Портрет М.Ф. Андреевой

Дополнительная информация

Самой яркой деталью, характеризующей внешность Пе-пе-крю, был, как описывают современники, перстень с дорогим александритом, который он никогда не снимал с руки. Любопытной является следующая история.

В свое время эта драгоценность была подарена пролетарским писателем А.М. Горьким знаменитой актрисе МХАТ – Марии Федоровне Андреевой (настоящая фамилия – Юрковская, 1868–1953 гг.), с которой у писателя был бурный роман. В литературно-художественных кругах того времени ходила легенда, что ранее, когда другой русский писатель – Антон Павлович Чехов (1860–1904 гг.) решил жениться, он колебался, так как ему были симпатичны две актрисы МХАТ, ровесницы и приятельницы Мария Федоровна Андреева и Ольга Леонардовна Книппер (1868–1959 гг.), предпочтение которой отдал А.П. Чехов и женился на ней.

К Марии Федоровне Андреевой особым образом был расположен также известный русский миллионер Савва Тимофеевич Морозов (18621905 гг.), который принадлежал семье богатых русских текстильных капиталистов Морозовых. Основатель династии – Савва Васильевич – был крепостным и в 1820 году вместе с сыновьями выкупился, основав текстильные фабрики. Морозовыми было создано несколько мануфактурных товариществ, на которых в 1915 году работало 54 000 рабочих.

Савва Тимофеевич материально помогал партии большевиков. Однако в 1905 году при таинственных обстоятельствах закончил свой жизненный путь: он застрелился в возрасте 43 лет, но успел на память оставить М.Ф. Андреевой страховой полис на 100 000 рублей, которая к тому времени была уже членом партии большевиков (с 1904 г.).

Будучи достаточно богатой женщиной, благодаря деньгам Саввы Морозова она в 1905 году была издателем большевистской газеты «Новая жизнь», выполняла личные поручения В.И. Ленина и Центрального Комитета партии большевиков.

Однако, оставаясь женщиной, она завела длительный и бурный роман с А.М. Горьким; после разрыва с ним, в 1913 году в ее жизни появляется новый близкий человек – Петр Петрович Крючков, который имел прозвище Пе-пе-крю, молодой (на 17 лет младше М.Ф. Андреевой) присяжный поверенный. Официально он был личным секретарем богатой актрисы, которая и дарит ему перстень, ранее подаренный ей А.М. Горьким. По иронии судьбы секретарем Горького 7 лет спустя в 1920 году становится П.П. Крючков.

Пе-пе-крю не случайно стал секретарем: он имел соответствующее образование, закончил юридический факультет Петербургского университета. Существует предание, что в свое время управляющим заводами Демидова был предок Пе-пе-крю.

Сам Пе-пе-крю был не только секретарем А.М. Горького, но, по словам современников, его литературным агентом и помощником во всех делах и даже нянькой. Он опекал писателя и всегда знал ответ на каждое письмо, какому посетителю какие оказаны помощь и содействие, где лежит требуемый документ, письмо и т. д.

Портрет П.П. Крючкова

Пе-пе-крю отличался высокой работоспособностью, продолжительность его рабочего дня составляла около 12 часов, без выходных и праздников. В его должностные обязанности входили следующие операции:

• Получение корреспонденции;

• Ее разборка по адресам и темам;

• Отправка корреспонденции;

• Регулирование приема посетителей, приходивших к А.М. Горькому;

• Ответы на все телефонные звонки (телефонные аппараты стояли только в секретарской, в кабинете писателя их не было, т. к. звонки не давали возможности ему сосредоточиться, отвлекали, беспокоили, т. е. мешали работать);

• Осуществлял технические функции редакторской и издательской деятельности.

Такая загруженность секретаря была обусловлена многогранной деятельностью его шефа – А.М. Горького, который помимо своего творчества писателя еще занимался редакторской, издательской деятельностью, а также приемом посетителей, главным образом, творческих работников (писателей, поэтов, журналистов и т. п.).

Портрет А.М. Горького с сыном Максимом

Многие функции секретаря, наряду с Пе-пе-крю, выполнял сын писателя – Максим Алексеевич, личность незаурядная, наделенная многими талантами, но не сумевшая реализовать себя.

Он хорошо рисовал, особенно удачно работал в графике (карикатуре), много путешествовал, участвовал в экспедиции на Север, отличался способностями к иностранным языкам. Имел прозвище «советский принц».

Время, проводимое им в секретарской отца, было наполнено серьезной, профессиональной работой:

• Переводами иностранных текстов;

• Перепечатыванием рукописей отца;

• Ответами на телефонные звонки.

Так получилось, что судьбы Пе-пе-крю и «советского принца» сложились трагически.

Первым из них умер молодой Максим Алексеевич. Он заболел воспалением легких, так как на увеселительном пикнике, устроенном совместно с Пе-пе-крю, полежал на холодной земле. В 30-е годы болезнь эта была серьезной и практически неизлечимой, т. к. лечение антибиотиками появилось значительно позднее. Ситуация усугублялась тем, что сын писателя с детства был болезненным: плохая наследственность со стороны отца. Крючкова обвинили в том, что он умышленно не отреагировал на необдуманный поступок «советского принца», зная его предрасположенность к различным заболеваниям. На суде Пе-пе-крю признался, что им руководили корыстные побуждения, т. к. после смерти Горького он рассчитывал получить литературное наследство писателя.

После смерти Максима Пе-пе-крю якобы принимал участие в убийстве самого А.М. Горького. Такую зловещую роль в жизни, смерти писателя и его сына бывший секретарь не отрицал, видимо, под давлением следствия. По Москве и за границей даже ходили слухи, что Пе-пе-крю якобы агент ОГПУ, приставленный к А.М. Горькому для постоянного, неотлучного наблюдения и контроля.

Многие очевидцы происходивших событий и современные исследователи считают, что со стороны Пе-пе-крю это был вынужденный самооговор. Привлеченных по этому делу врачей также обвинили во вредительстве.

В 1939 году П.П. Крючков, а также врачи, лечившие знаменитого писателя и его сына, были расстреляны, обвиненные в убийстве Горького (умер в Горках под Москвой 18 июня 1936 г.); посмертно они все были реабилитированы, так же как и Пе-пе-крю [8].

Тайна смерти отца и сына до сих пор волнует умы многих любителей литературы, культуры, истории. Возможно, что со временем откроются новые, неожиданные детали этой таинственной трагедии.

В годы Великой Отечественной войны 1941–1945 гг. и послевоенной разрухи секретари трудились лишь в крупных министерствах, ведомствах, а также на предприятиях и в организациях преимущественно оборонного значения, выполняя там лишь технические функции, за исключением помощников крупных руководителей.

Только со временем, залечив раны войны, началось возрождение и совершенствование делопроизводства и секретарского дела.