Михаил Рогожин - Типичные ошибки кадрового делопроизводства

• Название: Типичные ошибки кадрового делопроизводства
• Автор: Михаил Рогожин
• Жанр: О бизнесе популярно

В книге рассматриваются наиболее характерные ошибки, допускаемые при заключении, изменении и прекращении (расторжении) трудового договора, издании основных приказов (распоряжений) по кадрам, а также при обращении с трудовыми книжками. Она пригодится руководителям предприятий (организаций, учреждений), индивидуальным предпринимателям, работникам кадровых подразделений (кадровым менеджерам), а также студентам и лицам, совершенствующим свою квалификацию по специальностям «Управление персоналом», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Трудовое право». Законодательство приведено по состоянию на июнь 2015 г.

---

3) устанавливать срок испытания в зависимости от принадлежности работника к определенной категории работников и с учетом срока действия трудового договора;

4) проверять отсутствие в трудовом договоре условий, каким-либо образом ограничивающим право работника на расторжение трудового договора до истечения срока испытания30.

2.1.4. Несоблюдение обязательной (в определенных случаях) процедуры согласования возможности заключения трудового договора с третьими лицами либо заключение трудового договора в отсутствие согласия на то третьего лица или без письменного уведомления третьего лица

В случаях, предусмотренных нормативными актами, трудовой договор с поступающим на работу гражданином может быть заключен только:

• по согласованию с третьими лицами;

• с согласия (разрешения) третьего лица;

• с ведома третьего лица.

В письменном уведомлении представителя нанимателя гражданина по последнему месту его государственной (муниципальной) службы должны содержаться следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина (в случае, если фамилия, имя или отчество изменялись, указываются прежние);

• число, месяц, год и место рождения гражданина (страна, субъект федерации, населенный пункт);

• должность государственной или муниципальной службы, замещаемая гражданином непосредственно перед увольнением с государственной или муниципальной службы (по сведениям, содержащимся в трудовой книжке);

• наименование организации (полное, а также сокращенное (при его наличии));

• дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому гражданин принят на работу;

• дата заключения трудового договора и срок, на который он заключен (указывается дата начала работы, а в случае, если заключается срочный трудовой договор, – срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора);

• наименование должности, которую занимает гражданин по трудовому договору в соответствии с штатным расписанием, а также структурное подразделение организации (при его наличии);

• должностные обязанности, исполняемые по должности, занимаемой гражданином (указываются основные направления поручаемой работы).

Письменное уведомление оформляется на бланке организации и подписывается ее руководителем либо уполномоченным лицом, подписавшим трудовой договор со стороны работодателя. Подпись работодателя заверяется печатью организации (печатью кадровой службы)31.

На практике, однако, имеют место случаи несоблюдения обязательных (для соответствующих случаев заключения трудового договора) согласовательных (разрешительных, уведомительных) процедур.

Во избежание подобных ошибок следует иметь ясное представление о том, в каких именно случаях работодатель обязан выполнять соответствующие процедуры. Так, при приеме на работу в качестве руководителей предприятий (организаций, учреждений) определенного типа заключаемый с соответствующим гражданином трудовой договор подлежит согласованию с третьей стороной32.

При приеме на работу, выполнение которой требует допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, предварительно должно быть получено разрешение уполномоченного органа на оформление такого допуска гражданину, поступающему на работу33. При приеме на работу гражданина, ранее замещавшего должности государственной (муниципальной) службы, относящиеся к перечню, установленному нормативными правовыми актами РФ, работодатель обязан письменно сообщить об этом представителю нанимателя (работодателю) данного гражданина по последнему месту его службы о заключении трудового договора, если с момента увольнения данного гражданина со службы прошло менее 2 лет34.

2.1.5. Заключение трудового договора на основе ненадлежащим образом оформленных (недействительных) документов либо в отсутствие хотя бы одного документа, предоставление которого при заключении трудового договора является обязательным

При заключении трудового договора поступающий на работу гражданин обязан предоставить соответствующие документы. Эти документы должны быть надлежащим образом оформлены (удостоверены) и на момент заключения трудового договора сохранять свою действительность.

Заключение трудового договора на основании ненадлежаще оформленного документа либо документа, утратившего свое действие (например, в силу истечения установленного срока действия), не допускается. Кроме того, не допускается заключение трудового договора в отсутствие хотя бы одного документа, предоставление которого поступающим на работу гражданином является обязательным35.

Отметим, что наибольшее число ошибок рассматриваемого типа допускается кадровыми работниками при заключении трудового договора, для которого является обязательным предоставление, помимо основных документов36, иных (дополнительных) документов – например, документов о состоянии здоровья, документов, содержащих сведения о доходах и имуществе гражданина, поступающего на работу, и т. п. Причиной подобных ошибок является неосведомленность об обязательности предоставления соответствующих документов. Другой распространенной ошибкой является прием от гражданина, поступающего на работу, ненадлежащим образом удостоверенной копии документа, что, как правило, обусловлено игнорированием требования о сверке копии с подлинником соответствующего документа.

2.2. Ошибки, обусловленные нарушением установленных правил заключения трудового договора

Вторая группа ошибок, допускаемых кадровыми работниками при заключении трудового договора, обусловлена нарушениями установленных правил заключения трудового договора37. К ошибкам рассматриваемого типа относятся следующие:

• заключение трудового договора в нарушение приговора суда о лишении данного работника права занимать определенные должности (заниматься определенной деятельностью);

• заключение трудового договора на выполнение работы, противопоказанной данному работнику по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном нормативными правовыми актами;

• заключение трудового договора в отсутствие у работника соответствующего документа об образовании, если выполнение предусмотренной трудовым договором работы требует специальных знаний в соответствии с нормативным правовым актом;

• заключение трудового договора в нарушение постановления судьи (органа (должностного лица), уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях), о дисквалификации (ином административном наказании), исключающем возможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору;

• заключение трудового договора в нарушение установленных федеральными законами ограничений, запретов и требований, касающихся привлечения к трудовой деятельности граждан, уволенных с государственной (муниципальной) службы.

Во избежание перечисленных ошибок следует прежде всего заблаговременно запрашивать (непосредственно у работника либо у третьих лиц) документы, на основании которых могут быть выявлены правовые препятствия для заключения трудового договора. Соответствующие письменные запросы должны направляться до заключения трудового договора органам суда, органам либо должностным лицам, уполномоченным рассматривать дела об административных правонарушениях (в том числе о дисквалификации), медицинским организациям и др.

В ряде случаев работодатель обязан выполнить иные действия – в частности, предусматривающие письменное уведомление представителя нанимателя по последнему месту государственной (муниципальной) службы работника о заключении с ним трудового договора (см. выше). Контроль за своевременным и полным выполнением таких действий возлагается на работодателя.

2.3. Несоблюдение формы трудового договора

Следующая группа ошибок – это ошибки, обусловленные несоблюдением формы трудового договора. Наиболее грубым нарушением рассматриваемого типа, безусловно, является незаключение письменного трудового договора, в том числе в случае, когда работник (до предполагаемого заключения трудового договора) был фактически допущен к выполнению работы с ведома работодателя (об особенностях заключения трудового договора в электронной форме см. ниже).

Напомним в этой связи, что основные требования к форме трудового договора зафиксированы в ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ. Эти требования включают:

• собственно требование о заключении трудового договора в письменной форме, в соответствии с которым его содержание должно быть зафиксировано на материальном (бумажном) носителе (в виде документа);