Михаил Рогожин - Типичные ошибки кадрового делопроизводства

• Название: Типичные ошибки кадрового делопроизводства
• Автор: Михаил Рогожин
• Жанр: О бизнесе популярно

В книге рассматриваются наиболее характерные ошибки, допускаемые при заключении, изменении и прекращении (расторжении) трудового договора, издании основных приказов (распоряжений) по кадрам, а также при обращении с трудовыми книжками. Она пригодится руководителям предприятий (организаций, учреждений), индивидуальным предпринимателям, работникам кадровых подразделений (кадровым менеджерам), а также студентам и лицам, совершенствующим свою квалификацию по специальностям «Управление персоналом», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Трудовое право». Законодательство приведено по состоянию на июнь 2015 г.

---

• требование к количеству экземпляров документа (в общем случае – не менее двух);

• требование о подписании документа обеими сторонами трудовых отношений.

Однако соблюдения только этих требований для обеспечения юридической силы трудового договора будет недостаточно, поскольку одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление. Поясним, что под надлежащим оформлением следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа.

Такие требования содержатся, в частности, в государственном стандарте «Требования к оформлению документов»38. На основе данного стандарта представляется возможным определить следующий состав основных реквизитов трудового договора:

• наименование вида документа («трудовой договор») (10)39;

• дата документа (11);

• регистрационный номер документа (12)40;

• место составления документа (14);

• заголовок к тексту документа (18)41;

• текст (20);

• подпись (подписи сторон трудового договора) (22);

• оттиск печати (25)42.

Кроме того, при оформлении могут применяться и некоторые другие (дополнительные) реквизиты, в том числе:

• отметка о наличии приложения (21)43;

• виза (визы) согласования документа (23)44;

• отметка об исполнителе (сотруднике, непосредственно готовившем проект документа) (27);

• идентификатор электронной копии документа (30);

• отметка о нумерации экземпляра документа (см. выше)45;

• отметки о нумерации страниц документа46;

• отметка о получении работником на руки экземпляра документа47;

• отметка об ознакомлении работника с действующими у данного работодателя коллективным договором и локальными нормативными актами, непосредственно связанными с предстоящей трудовой деятельностью48.

Оформлять трудовой договор (его титульный лист) целесообразно на соответствующем бланке формата А449. Бланк представляет собой бумажный лист белого (светлого) тона с нанесенными на него реквизитами (либо обозначениями границ для нанесения соответствующих реквизитов)50. Обязательными реквизитами бланка трудового договора являются эмблема (логотип) и наименование организации (предприятия, учреждения) – работодателя (03 и 08 соответственно)51. На бланке трудового договора52 также могут быть размещены дополнительные реквизиты, в том числе:

• код организации (предприятия, учреждения) – работодателя по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) (04);

• основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) (работодателя) (05);

• идентификационный номер налогоплательщика (работодателя) / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (06);

• код формы документа (в соответствии с альбомом унифицированных форм документов, применяемых данным предприятием (организацией, учреждением) – работодателем) (07);

• справочные данные об организации (предприятии, учреждении) – работодателе (09).

Допускается, кроме того, размещение непосредственно на бланке постоянных частей реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа» и «место составления документа». Пример оформления титульного листа трудового договора представлен на рис. 2.1.

Рис. 2.1

Далее остановимся на особенностях оформления последнего листа документа. На этом листе помимо подписей работодателя и работника располагаются оттиск печати, удостоверяющий подлинность подписи работодателя (его представителя), и отметка о получении работником на руки экземпляра трудового договора.

При необходимости (см. выше) на этом же листе располагаются отметка о наличии приложения, виза (визы) согласования, отметка об исполнителе и идентификатор электронной копии документа, а также отметка об ознакомлении работника с действующими у данного работодателя коллективным договором и локальными нормативными актами, непосредственно связанными с предстоящей трудовой деятельностью. Пример оформления последнего листа трудового договора представлен на рис. 2.2.

Рис. 2.253

Завершая разговор о реквизитах трудового договора, вновь обратим внимание на обязательность соблюдения их оформления, поскольку юридическая сила ненадлежащим образом оформленного документа может быть оспорена. Наиболее типичными ошибками при оформлении трудового договора являются:

• несоблюдение состава реквизитов;

• ненадлежащее оформление (расположение) реквизитов.

Сначала несколько слов о несоблюдении состава реквизитов трудового договора.

Как свидетельствует практика, на трудовых договорах довольно часто отсутствует регистрационный номер документа. Обычно это следствие несовершенства корпоративной системы регистрации документов (либо ее полного отсутствия). Отметим, что «технической» разновидностью данной ошибки является незаполнение переменной части реквизита – т. е. сам реквизит, казалось бы, на месте, но номер трудового договора в отведенное для этой цели место не вписан. Это, безусловно, проявление невнимательности кадрового работника.

Другое распространенное упущение – отсутствие даты документа. Причиной ошибки является распространенное (в особенности среди начинающих кадровых работников) заблуждение о том, что дата трудового договора определяется по датам его подписания, что, конечно же, не соответствует действительности. Впрочем, бывает и так, что реквизит (как в вышеприведенной ситуации) в трудовом договоре имеется, но на месте даты ничего не указано. Увы, это тоже результат невнимательности, а возможно, и небрежности лица, ответственного за оформление документа.

Среди ошибок, характеризуемых нами как ненадлежащее оформление (расположение) реквизитов, выделим следующие:

• использование для удостоверения подписи работодателя оттиска ненадлежащей печати либо его произвольное расположение в документе;

• расположение реквизита «место составления документа» на одной линии с реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа».

Отметим, что порядок использования печатей (штампов) для удостоверения подписей должностных лиц обычно устанавливается специальной инструкцией либо соответствующим разделом инструкции по кадровому делопроизводству, с положениями которой лицо, ответственное за оформление трудовых договоров, должно быть ознакомлено.

Что касается места расположения оттиска печати, то оно, как правило, обозначено на бланке трудового договора отметкой «М. П.» и, следовательно, проставлять оттиск нужно непосредственно поверх этой отметки – таким образом, чтобы отметка оказалась в центре оттиска. Ошибочное расположение реквизита «место составления документа» в подавляющем большинстве случаев, к сожалению, является следствием ошибки, допущенной при проектировании бланка трудового договора.

При заключении трудового договора в электронной форме – прежде всего с дистанционными работниками – следует руководствоваться соответствующими положениями гл. 49.1 Трудового кодекса РФ. Обратим внимание на то, что при заключении трудовой договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами работодатель не позднее 3 календарных дней со дня заключения такого договора обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Неисполнение этого требования ч. 2 ст. 312.2 Трудового кодекса РФ является по состоянию на сегодняшний день наиболее распространенной ошибкой, допускаемой работодателями при заключении с работником трудового договора в электронной форме. Ошибки, допускаемые при изменении и расторжении такого договора, будут рассмотрены в соответствующих разделах настоящего пособия.

2.4. Ошибки в содержании трудового договора

Довольно значительным остается и число ошибок, допускаемых в содержании трудового договора. Напомним, что под основным содержанием в данном случае понимаются условия трудового договора, а также сведения о его сторонах. Кроме того, трудовой договор может иметь приложение (приложения) (см. в этой связи гл. 6 настоящего пособия). При необходимости содержание трудового договора может быть в установленном порядке дополнено (изменено) (см. в этой связи гл. 3 настоящего пособия).

Ошибки содержания можно (с определенной долей условности) разделить на три группы:

• ошибки, связанные с невключением в трудовой договор обязательных условий или сведений;

• ошибки, связанные с включением в трудовой договор условий, ограничивающих (либо прямо нарушающих) законные права гражданина, поступающего на работу;

• ошибки технического характера.