Михаил Рогожин - Типичные ошибки кадрового делопроизводства

• Название: Типичные ошибки кадрового делопроизводства
• Автор: Михаил Рогожин
• Жанр: О бизнесе популярно

В книге рассматриваются наиболее характерные ошибки, допускаемые при заключении, изменении и прекращении (расторжении) трудового договора, издании основных приказов (распоряжений) по кадрам, а также при обращении с трудовыми книжками. Она пригодится руководителям предприятий (организаций, учреждений), индивидуальным предпринимателям, работникам кадровых подразделений (кадровым менеджерам), а также студентам и лицам, совершенствующим свою квалификацию по специальностям «Управление персоналом», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Трудовое право». Законодательство приведено по состоянию на июнь 2015 г.

---

Рис. 2.9

Наконец, в ряде случаев работодатели пытаются идти «по пути наименьшего сопротивления», предлагая работнику ознакомиться не со всеми актами, непосредственно относящимися к выполнению поручаемой работы, а лишь с некоторыми из них, что превращает столь значимую процедуру в бюрократическую формальность.

2.6.3. Получение у работника согласия на обработку персональных данных

В связи с необходимостью оформления непосредственно после заключения трудового договора учетной документации по труду с использованием персональных данных поступающего на работу гражданина (см. ниже), от последнего должно быть получено письменное согласие на их обработку (предоставление, хранение и т. п.). Примерная форма письменного согласия представлена на рис. 2.10.

Рис. 2.10

Обработка персональных данных без предварительного письменного согласия работника недопустима. Следует также обратить внимание на обязанность работодателя по разъяснению работнику (при оформлении письменного согласия) не только цели получения персональных данных, но и права работника в любой момент отозвать данное согласие в письменной форме (об иных правах работника в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, см. ст. 89 Трудового кодекса РФ)70.

2.6.4. Выдача работнику экземпляра трудового договора

Сразу после того, как трудовой договор вступил в силу, один экземпляр документа выдается (под роспись на экземпляре, остающемся в распоряжении работодателя) на руки работнику71. Остающийся в распоряжении работодателя трудовой договор должен храниться в течение установленного срока.

Заключение трудового договора с гражданами из числа бывших государственных (муниципальных) служащих (в течение 2 лет после их увольнения со службы) налагает на работодателя обязанность по письменному уведомлению о заключении такого договора представителя нанимателя (работодателю) гражданина по последнему месту его службы72. Форма письменного уведомления (см. выше) определена постановлением Правительства РФ от 21 января 2015 г. № 29.

Отметим, что до последнего времени данное требование соблюдалось некоторыми работодателями с превышением установленного срока уведомления. При этом ранее форма уведомления определялась работодателями самостоятельно, однако с вступлением в силу вышеуказанного постановления такая практика должна быть прекращена.

2.6.5. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу

В продолжение рассматриваемой процедуры работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о приеме на работу73. Для подготовки проекта такого приказа (распоряжения) мы рекомендуем применять формы, представленные на рис. 2.11 и 2.1274.

Содержание приказа (распоряжения) о приеме на работу должно соответствовать условиям трудового договора. Приказ (распоряжение) должен быть объявлен работнику под роспись в течение 3 дней со дня фактического начала работы. Как свидетельствует практика, наиболее характерными ошибками, сопровождающими издание приказов (распоряжений) о приеме на работу, являются следующие: несоблюдение установленных сроков издания; несоблюдение установленной формы документа; несоответствие содержания приказа (распоряжения) условиям трудового договора; отсутствие на приказе (распоряжении) отметки об ознакомлении работника.

Грубейшим нарушением является отсутствие у работодателя письменных приказов (распоряжений) о приеме на работу работников, с которыми заключены трудовые договоры75.

2.6.6. Выдача копий документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Общий порядок выдачи работникам документов, связанных с работой (копий, выписок, справок и др.), определен ст. 62 Трудового кодекса РФ.

Рис. 2.11

Ошибки, допускаемые при выдаче указанных документов, как правило, связаны с несоблюдением отведенных на это сроков либо с ненадлежащим оформлением документов. Нарушением является и взимание с работников платы за выдачу документов, связанных с работой.

2.6.7. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку. Оформление трудовой книжки и страхового свидетельства

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работодатель обязан внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника76. Если трудовая книжка у работника отсутствует, работодатель обязан оформить данный документ – при условии, что выполняемая в соответствии с трудовым договором работа является для работника основной и он фактически проработал у данного работодателя не менее 5 дней77.

Работнику, не имеющему страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, работодатель обязан оформить такое свидетельство (порядок выдачи определен Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования78 и Инструкцией по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования)79. Характерными ошибками, допускаемыми при оформлении свидетельства, являются следующие:

• несоблюдение установленных сроков;

• ошибки технического характера (опечатки и др.) в содержании анкеты застрахованного лица.

2.6.8. Постановка работника на воинский учет

Работники из числа военнообязанных и подлежащих призыву на военную службу должны быть поставлены работодателем на воинский учет по месту работы. Порядок ведения воинского учета определен Инструкцией Генерального штаба Вооруженных сил РФ и соответствующими методическими рекомендациями80. Характерными ошибками, допускаемыми при ведении воинского учета, являются:

• отнесение работников, подлежащих воинскому учету, к категории не подлежащих постановке на воинский учет;

• неверное заполнение сведений воинского учета в личной карточке работника (форма № Т-2)81;

• несвоевременное сообщение сведений о работнике, подлежащем воинскому учету, в военный комиссариат (орган местного самоуправления).

Глава 3 Типичные ошибки при изменении трудового договора

3.1. Необоснованное изменение условий трудового договора без согласия работника

Как свидетельствует практика, наиболее серьезная ошибка, допускаемая кадровыми работниками при изменении трудового договора, – это выполнение соответствующих действий без предварительного получения согласия работника. Напомним, что в общем случае изменение трудового договора (его условий) допускается только с согласия работника, выраженного в письменной форме82.

Наиболее показательна в этом смысле ситуация, предусматривающая изменение условия трудового договора о месте работы (перевод на другую работу).

Уточним, что в соответствии со ст. 72.1 Трудового кодекса РФ под переводом на другую работу понимается:

а) при продолжении работы у того же работодателя:

• изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он эту функцию выполняет;

• изменение местности, в которой работник выполняет порученную ему работу (перевод в другую местность вместе с работодателем);

б) при продолжении работы у другого работодателя:

• заключение нового трудового договора (с одновременным прекращением трудового договора по прежнему месту работы (см. ниже)) по просьбе работника либо с его согласия.

Во всех перечисленных случаях перевод допускается с письменного согласия (в одном из случаев – по письменной просьбе (см. выше)) работника, если – подчеркнем это – при этом не выявлены обстоятельства, предусмотренные ч. 2 либо 3 ст. 72.2 Трудового кодекса РФ (см. в этой связи рис. 3.1). При наличии вышеуказанных обстоятельств типичной ошибкой является перевод без письменного согласия работника на другую работу, требующую более низкой квалификации83.

Рис. 3.1

О переводе работника на другую работу работодатель обязан издать приказ (распоряжение) (см. рис. 3.2 и 3.3)84. Неиздание такого приказа (распоряжения) следует полагать ошибкой, поскольку на работодателе лежит, помимо прочего, обязанность по учету данных, необходимых для своевременного и правильного начисления работникам заработной платы, а приказы (распоряжения) по кадрам, в том числе и о переводе на другую работу относятся к основным учетным документам.

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. С содержанием приказа (распоряжения) работник должен быть ознакомлен под роспись в течение 3 дней со дня его издания. Еще одна распространенная ошибка – реализация перемещения работника, фактически представляющего собой перевод на другую работу.