Максим Ильяхов - Текст по полочкам. Краткое пособие по деловой переписке

• Название: Текст по полочкам. Краткое пособие по деловой переписке
• Автор: Максим Ильяхов
• Жанр: Маркетинг, PR, реклама
• Год: 2022
• ISBN: 9785961476040

Деловая переписка – это всегда важно, но далеко не всегда просто. Ошибки в ней могут иметь серьезные последствия – от неправильного понимания ваших мыслей и идей до разрушения бизнеса. Краткое пособие Максима Ильяхова поможет вам сделать письменное общение с партнёрами и клиентами максимально эффективным и безопасным. Здесь вы найдете самые полезные советы и инструменты из всех книг автора, а также его ответы на вопросы сотрудников и руководителей российских компаний на тренингах и мастер- классах. Вы узнаете, как избежать досадных ошибок в переписке, научитесь ставить задачи, критиковать и предъявлять претензии, отчитываться, грамотно использовать визуализацию для презентаций, составлять коммерческие предложения и т. д. Также в книге есть электронное приложение – методичка по деловой переписке, которую можно использовать как универсальный шаблон.

---

Если в ветке появляются вопросы не по теме, ответы на эти вопросы нужно давать в новых ветках. Прямо не полениться, создать новое письмо, заново сформулировать тему, добавить нужных людей и только потом отвечать адресату.

В исходной ветке стоит ответить только на те вопросы, которые касаются темы этой ветки.

Если адресат продолжает отвечать невпопад в разных ветках, можно вежливо его скорректировать: «Иван, я боюсь запутаться в наших переписках. Давайте обсудим этот вопрос в переписке с темой такой-то».

Часто люди видят ваше имя в переписке и вспоминают, что у них к вам есть еще одно дело. Они не раздумывая нажимают «Ответить» и пишут всё, что у них на уме, не обращая внимания на тему. Пусть это вас не расстраивает: это не потому, что люди намеренно хотят разрушить вашу систему деловой переписки. Просто вы им нужны и они в этот момент не думают о теме.

Если собеседник отвлекся от темы –

создайте новую ветку.

Единственная ситуация, когда допустимо в одном тексте закладывать много мыслей, – когда нам очень дорого выпускать такие тексты или нет технической возможности сделать несколько публикаций.

Например, мы оказались отрезанными от интернета. Единственный способ связаться с нужными людьми – через телеграф. Тогда и в тексте не разгуляешься, и отправлять десять телеграмм на разные темы тоже не с руки. Но надо понимать, что читать такую телеграмму неудобно.

Или мы стали президентом большой страны, и нам нужно раз в год обратиться к гражданам. Когда обращение один раз в год, люди это ценят и обращают внимание. А если обращение будет ежемесячным, скоро народ привыкнет и вообще не будет слушать. Тогда да: собираем все мысли и выстраиваем длинный рассказ, который потом обсуждают все политические комментаторы.

Или наш самолет на взлетной полосе, мы вот-вот выйдем из зоны действия сотовой сети, и нам нужно срочно передать в офис важные сведения о проекте. Тогда простительно, что мы эти сведения уместим в одно письмо, а то и в голосовое сообщение. Коллеги поймут, что у нас не было другого выхода.

Вот и всё. В остальных случаях лучше сделать несколько текстов на разные темы.

Боюсь заспамить. Часто люди боятся отправлять несколько писем подряд, чтобы не перегрузить чужой почтовый ящик. Мол, одно письмо – еще ничего, а пять – плохо. Но дело ведь не только в числе писем, дело еще и в их содержании:

если вы мне поставили пять простеньких задач, я их быстро решил, ответил и сижу довольный, занимаюсь своими делами;

а если вы мне прислали одну мегазадачу, я сначала буду полдня прокрастинировать перед ответом, потом полдня отвечать и всё равно забуду что-то из нее сделать.

Поэтому не жалейте посты, статьи и письма. Байты бесплатные. А вот человеческое время, внимание и усилия очень дорогие, расходуйте их бережно.

Любому тексту – заголовок

Когда перед вами текст из двух-трех слов, вы мгновенно его прочитаете. А когда текст занимает пару абзацев, несколько экранов или страниц, на чтение нужно решиться – то есть сказать себе: «Это достаточно важный текст, чтобы уделить ему время именно сейчас».

Заголовок как раз помогает решить, читать этот текст или нет. Если читатель видит в заголовке что-то важное, он охотно берется читать всё остальное. Если заголовок не важен – читатель охотно пропускает текст. Это нормально: мы хотим, чтобы читатель обращал внимание только на важное для себя.

Да: когда читатель пропускает текст – это хорошо. Существует стереотип, будто читатель должен вникать в наш текст с начала и до конца, а если он читает его «по диагонали», то это плохо. На самом деле наоборот.

Читатели перегружены информацией. Любой текст сейчас читается по диагонали. Внимательно изучается только то, что читатель выбрал сам для себя. Он сказал: «Это настолько важно, что я готов впитать здесь каждое слово». Но таких текстов мало, вы не можете производить их в ста процентах случаев для ста процентов читателей.

В ситуации информационного перегруза больше всего раздражают не длинные и даже не бесполезные тексты. Если я сразу понял, что мне тут нечего читать, я с благодарностью пропущу этот текст. Раздражает, когда мне приходится разбираться. С точки зрения читателя это выглядит так:

Хороший текст – это тот, в котором я сам решил, что читать. Я быстро понял, где для меня важное, а где второстепенное. Я сам выбрал, что мне здесь читать, получил нужную информацию и пошел дальше заниматься своими делами.

Плохой текст – тот, который заставляет меня распутывать переплетения слов в попытке вычленить смысл. Это раздражает, потому что я хочу скорее заняться своими делами, а не разбираться в чужом тексте.

Нет: презентационный слайд без заголовка. Как мне понять, что означает эта диаграмма? Только читать весь текст, а я так не хочу.

Да: добавили заголовок. Теперь я понимаю, о чем этот слайд и график. Если мне это интересно, я прочитаю. Если нет – пропущу с радостью и буду благодарен автору за то, что он не потратил моего времени.

Нет: какое-то длинное официальное письмо. Непонятно о чем. Нужно разбираться. Пожалуй, не сейчас.

Да: О, это же то самое письмо, которое я так ждал!

Нет: длинный пост в соцсети, по которому невозможно понять, о чем он и к чему ведет.

Да: такой же длинный пост, но теперь заголовок помогает мне решить, интересно мне это или нет.

В рабочих письмах роль заголовка играет тема. Хорошая тема письма состоит из трех частей:

1. О чем это письмо? Какого проекта касается?

2. Что от меня требуется? И требуется ли?

3. К какому сроку, если таковой есть?

По этой теме получателю будет легко самостоятельно решить, когда открывать ваше письмо и насколько оно срочное. Если письмо просто «для информации», он тоже это быстро поймет и не будет раздражаться из-за ненужной корреспонденции. Примеры неплохих тем:

 Альтаир: составить КП до пн., 15 ноября

До пятницы, 12 ноября: выгрузить базу клиентов (Омегатех)

Клеймор: отчет по продажам, III кв. 2021

Рассадка гостей на презентации 21 апр.

ДО КОНЦА ДНЯ согласовать рассадку на 21 апр.

А вот неудачные темы:

 Без темы – Заставляет открыть, мерзавец!

КП

– Что КП? О каком проекте идет речь?

СРОЧНО составить КП

– В какой срок? По какому проекту?

Задача по проекту

– По какому? Какая? Как мне это понять?

Отчет

– О чем? Как мне потом искать этот отчет в почте?

Презентация рассадка ВАЖНО

– Мне нужно тут что-то делать?

Основная ошибка в составлении темы такая: автор письма думает, что его получатель в любом случае откроет письмо. Поэтому не так важно, что написано в теме. «Ну подумаешь, неинформативная тема! Всё равно получатель обязан мне ответить. Вот пусть отвечает».

А в реальности так: человек открыл письмо и понял, что не может сию секунду ответить – например, он занят. Тогда он откладывает письмо и забывает, пока не вспомнит сам или мы ему не напомним.

Гораздо удобнее, когда у читателя есть возможность самому решить, когда и какие письма читать. Он хочет иметь возможность по одной лишь теме понять, что от него требуется. И уже исходя из этого расставлять письма в порядке важности.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.