Константин Мухортин - Доброе слово и револьвер менеджера

• Название: Доброе слово и револьвер менеджера
• Автор: Константин Мухортин
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2013
• ISBN: 978-5-9614-3117-9

Менеджерам по долгу службы полагается быть едиными в двух лицах. Одна ипостась призвана мотивировать, воодушевлять и подбадривать своих сотрудников, другая – контролировать их работу, следить за выполнением правил и регламентов и держать подчиненных в ежовых рукавицах, чтобы достичь поставленных целей. Осуществить все это, не распустив и не распугав коллектив – задача не из легких. А ведь работа с персоналом – далеко не единственная функция менеджмента… Книга бизнес-тренера, психолога и менеджера Константина Мухортина, в которой собран и структурирован богатый практический опыт автора, несомненно, поможет загруженным современным менеджерам подружить внутри себя «доброго» и «строгого» руководителей и научит их умело и своевременно использовать и «кнут», и «пряник», управляя вверенным им коллективом.

---

«Вилку» можно использовать и в следующей ситуации:

Сотрудник не выполнил задачу, а управленец по истечении срока обращается к подчиненному (возможно, письменно):

Привет, вчера попросил до 18:00 выслать отчет. Ничего не получил.

Выберите:

1. Я забил (no comments).

2. Я забыл (низкий приоритет для меня или не опасно).

Больше вариантов нет:)

Приводим сотрудника к мысли, что задача руководителя имела для него низкий приоритет. Можно поинтересоваться, почему это так и какие задачи для него высокоприоритетны. Поставив его в некомфортные условия (не ругать, все делать во взрослой позиции), можно надеяться, что в следующий раз задача будет выполнена, если менеджер ее правильно поставит.

«Можно, если…» – отличный инструмент развития подчиненных и постановки задач. Принцип в том, что управленец вводит в подразделении запрет на фразы «это невозможно» или «я не могу».

Необходимо вообще исключить из лексикона эти слова, заменив их на «можно, если…».

Это правило настраивает подчиненных на конструктивное решение задач и не позволяет «отмазываться» от задачи. Проще всего сказать «не могу».

Это правило прежде всего необходимо применить к самому себе. Правило может работать и в абсурдных моментах, например:

– Можешь ли ты подарить мне свою машину?

– Могу, если ты мне подаришь квартиру.

– Можешь ли ты сделать план на 200 %?

– Могу, если сотрудники будут работать в две смены и т. д.

«Невозможно» сказать легче всего, сложнее попробовать и сделать.

Невыполнение задачи случается не только из-за сотрудника, но и из-за управленца. Если неправильно поставить вполне выполнимую задачу, сотрудник может не выполнить ее или выполнить не до конца или не в срок.

Частая ошибка управленцев – они додумывают за подчиненных или автоматически считают, что они понимают все так же, как мы. То, что для тебя просто, для подчиненного может быть непонятным, но многие не хотят ничего уточнять, чтобы не показаться тебе некомпетентным.

Поэтому общение с подчиненными, как и постановку целей, необходимо проводить во взрослой позиции, чтобы подчиненный не боялся уточнять задачу в ходе спокойного диалога.

Что такое правильно поставить задачу? Это значит поставить ее так, чтобы сотрудник понял, что от него хотят технически, и оценил приоритетность задачи, то есть ее важность. Разным по уровню развития сотрудникам нужно по-разному ставить задачи (более подробно об этом в разделе о теории управления «Personal approach»).

Стоит сделать акцент на важности и приоритетности задачи, чтобы задача стала важной и приоритетной для самого сотрудника.

Снижение приоритетности для сотрудника – частая причина невыполнения задачи.

Есть несколько правил постановки задач:

1. Веди коммуникации во взрослой позиции.

2. Задача должна стать приоритетной для сотрудника – покажи ему ее важность.

3. Если сотрудник не выполнил задачу, не ругай его, а сначала посмотри, как ты ее поставил.

4. Используй SMART в письменных распоряжениях или для тех сотрудников, кому необходимо директивное управление (подробно я опишу этот стиль управления позже).

5. Мотивируй сотрудника.

6. Учитывай ресурсы подчиненного.

7. Контролируй выполнение.

Чтобы издать письменное распоряжение, поставить цели нескольким людям или задачу для сотрудников, находящихся в начале профессионального и личностного развития, используй инструмент SMART.

Инструмент SMART

SMART – это ставший классическим инструмент постановки целей и задач как сотрудникам, так и самому себе. SMART – аббревиатура нескольких слов-правил, как нужно ставить задачу или цель. В другом понимании – это «разжеванная» задача, задача, «разложенная по полочкам». Как я писал ранее, этот инструмент обязательно использовать в пяти случаях:

1. Если дается письменное распоряжение или просьба.

2. Если ставится приоритетная, важная задача.

3. Когда ставится цель себе или подчиненным.

4. Если нужно донести общую цель до нескольких сотрудников.

5. Когда имеем дело с сотрудником в начале профессионального и личностного развития.

Если твоя задача соответствует этим условиям – ставь цели, используя SMART.

1. Specific (ясная, конкретная). Цели должны быть предельно конкретны, чтобы все люди, вовлеченные в процесс их достижения, понимали, в чем они состоят. Сотруднику необходимо точно знать, что делать.

Постановка целей и задач

Пример задачи: «Купи, пожалуйста, люминесцентные лампы дневного освещения на 150w 10 шт. по 50 см. Стоимость 100 рублей за штуку».

Пример цели: купить квартиру в своем районе, трехкомнатную, не менее 70 метров, комнаты изолированные, кухня не менее 10 м, дом не старше 15 лет, серия п-44 и лучше. Цена 12 млн рублей.

2. Measurable (измеримая). Цель или задача должна быть измерима, то есть иметь критерии ее достижения. Очень полезно бывает выделить не только конечные, но и промежуточные критерии оценки, чтобы иметь возможность проверить, насколько ты продвинулся в достижении цели. Если мы ставим задачу сотруднику, то необходимо просто показать, как можно сделать задачу.

Пример задачи: сделать это можно следующим образом: возьми деньги у Сергея и во время обеда, когда покупателей мало, сходи в магазин через дорогу.

Пример цели (применяется планирование). Сделать это можно следующим образом, разбив цель на подцели, которые тоже можно разложить по SMART:

1-я подцель: подать заявку в банк на получение кредита в 3 млн рублей на 10 лет с ежемесячной выплатой 40 000 рублей.

2-я подцель: продать свою двухкомнатную квартиру за 9 млн рублей.

3-я подцель: найти подходящее жилье и совершить сделку с доплатой через банк.

3. Attainable (достижимая). Цели и задачи должны быть достижимы с точки зрения внешних факторов и внутренних ресурсов. При постановке целей тебе необходимо чувствовать, что есть возможность достичь их в оговоренный срок. Этот фактор очень важен в стратегических целях, так как он просчитывает тактические шаги. Ставя задачу, просто пойми, решаема она или нет.

Пример задачи: это достижимо.

Пример цели: это достижимо, так как ипотеку одобрят точно, а выплата в 40 тыс. рублей в месяц терпима, так как суммарный доход семьи составляет 120 тыс. рублей.

4. Relevant (нужная, значимая). Очень важный фактор, с которого необходимо начинать постановку целей или задач. Перед тем как ставить цель, спроси себя, нужно тебе это или нет. Если ставишь задачу сотруднику, покажи ему нужность и важность задачи как для него, так и для тебя и компании. Пропустишь этот фактор – сотрудник может присвоить этой задаче низкий приоритет. Как я писал ранее, это частая ошибка при постановке задач.

Пример задачи: это важно сделать, так как свет тусклый и это не привлекает покупателей. Если перегорит еще одна лампочка после 18:00, то новую мы купить уже не сможем и будем сидеть в полутьме до 21:00.

Пример цели: мне это важно и значимо, так как родился второй ребенок и стало тесно в двухкомнатной квартире, поэтому я готов выплачивать ипотеку, чтобы жить комфортнее.

5. Time bound (ограниченная по времени). Задачу необходимо «закрывать» ограничением по времени. Для каждой цели и задачи должны быть намечены временные рамки. Требуется определенный срок как для конечного, так и для промежуточных результатов.

Пример задачи: сделать необходимо до 17:00.

Пример цели: главную цель необходимо реализовать до нового года. Для подцелей устанавливаются свои сроки.

Некоторые управленцы используют еще две буквы аббревиатуры – ER. Получается ER SMARTER – в переводе «еще более умный».

E-Exciting (возбуждающая, вдохновляющая). Принцип таков: при постановке задачи или цели необходимо вдохновить на ее выполнение.

R-Recorded (записанная). Цель должна быть записана в том месте, где чаще всего можно ее увидеть. Блокнот, ежедневник, стикер.

Типичная ситуация: при постановке задачи сотрудник сопротивляется и «горы сворачивает», чтобы ее не выполнять. Тратит время и силы, придумывая массу «отмазок», почему нельзя выполнить поручение, вместо того чтобы просто попробовать.

Ошибка управленца состоит в том, что он начинает вступать в дискуссию с подчиненным и может «повестись» на «железные» аргументы оппонента.

Если сотрудник обладает харизмой или авторитетом специалиста, то он может задавить тебя аргументами и энергией.

Как показывает практика, многие задачи на первый взгляд могут казаться нерешаемыми, но только до выполнения.

Отличные установки для подчиненных: