Евгений Коноплев - Про INFO. Разложить все по полочкам

• Название: Про INFO. Разложить все по полочкам
• Автор: Евгений Коноплев
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2010
• ISBN: 978-5-9614-1239-0

Запутались в папках и версиях файлов? Думаете, что написать на визитке? Долго ищете письмо с подтверждением условий сделки? Эти проблемы знакомы каждому офисному сотруднику, работающему в режиме информационных перегрузок и катастрофической нехватки времени. Очень многие мелочи – от правильно написанной темы письма до вовремя сделанного архива файлов – позволяют существенно повысить эффективность работы и сэкономить время на поиске данных.

На страницах этой мини-энциклопедии собраны наиболее важные советы по работе с информацией, которые полезны как начинающему офисному работнику, так и опытному руководителю.

---

• Мобильный телефон.

Если номер прямой, а не федеральный, лучше указать префикс (например, +7(955)), чтобы у партнера была возможность при необходимости отправить вам СМС или внести в свой коммуникатор все десять цифр вашего мобильного (некоторые коммуникаторы без «+7» ошибаются при ассоциировании номеров с именами из записной книжки).

В нашем примере мобильный телефон указан первым. Владелец визитки подчеркивает, что готов к звонкам на этот номер. Причем готов даже к тому, что на мобильный номер ему будут звонить в первую очередь, а на офисный – по остаточному принципу. Для одних работников – более мобильных и «индивидуальных» (персональный агент, адвокат и т. п.) – такой подход уместен и удобен, для других, больше привязанных к рабочему месту и телефону (секретарь офиса, бухгалтер и т. п.), он может быть неэффективным. Тогда нужно или поменять очередность номеров, или вовсе не указывать мобильный. Порядок следования номеров на визитке сообщает звонящему о ваших ожиданиях.

Визитка с мобильным телефоном, вписанным рукою вручателя, раньше подчеркивала особое доверие к ее адресату. Сегодня это смотрится странно. Надписи от руки портят вид визитки, их неудобно читать, часто их помещают на оборотной стороне карточки, и тогда в визитнице они и вовсе не видны. А, например, на выставке, когда приходится оперативно раздавать десятки визиток, делать на них пометки попросту некогда. Определитесь, нужен ли вам на визитке мобильный телефон, и, если чаще всего нужен, – постарайтесь отказаться от «рукописных» вариантов. Исключения, конечно, есть: 1) журналисты или другие «скрывающиеся» и «засекреченные» люди; 2) любители часто менять личные мобильные номера. К слову, сегодня распространены мобильные телефоны с двумя активными сим-картами, и в этом случае на визитке указывают рабочий мобильный номер, а личные меняют, сколько душе угодно.

• Адрес электронной почты.

Вид персонального e-mail мы обсудим ниже. На визитке электронный адрес должен присутствовать обязательно. Исключения возможны (например, для некоторых госслужащих), но в целом в современной бизнес-среде при отсутствии e-mail визитка теряет смысл.

Дополнительные сведения

Бонус-визитка

Нужно ли перегружать визитку дополнительной информацией?

Давайте подумаем.

Во-первых, можно было бы указать номер своего интернет-пейджера (ICQ). О том, можно ли считать это средство коммуникации достойным упоминания в деловой среде, мы поговорим ниже.

Во-вторых, рабочие контакты можно было бы дополнить резервными. Например, личным мобильным телефоном или электронным адресом. Насколько это этично (указывать личные данные на корпоративной визитке), мы также обсудим ниже. Пока же допустим, что у вас есть два рабочих адреса и вы раздумываете, не указать ли второй (на всякий случай). Или же у вас два мобильных номера: один телефон для рабочих звонков, второй – коммуникатор – для доступа в Интернет, но и второй звонок при необходимости принять можно. И вы размышляете, не указать ли на визитке оба номера?

Итак, суммируем: два рабочих телефона фиксированной связи, два мобильных номера, два электронных адреса, номер ICQ (а может быть, еще и Skype?), что еще?.. Прибавим к этому корпоративные сведения – адрес компании и т. д.

Здесь уместно вспомнить анекдот, где стюардесса самолета после перечисления всех удобств, имеющихся на борту (включая бар и джакузи), говорит: «А теперь со всей этой ерундой мы попробуем взлететь».

Даже не спрашиваю о том, каким шрифтом нужно все это печатать, чтобы уместить на карточке размером 50×90 мм… Просто предлагаю почувствовать себя в роли получателя такой карточки. Сколько информации на вас обрушивается! А вся ли она вам нужна?

Мой совет: визитка должна быть лаконичной с информационной точки зрения. Как правило, достаточно одного рабочего, одного мобильного номера и одного адреса электронной почты. Если даже мобильный телефон партнера выключен, не сложно позвонить в офис и узнать, как и когда с ним можно связаться, или же написать ему электронное письмо с вопросом.

«Коротко и внятно!» – вот любимый лозунг многих управленцев и руководителей.

А если вы хотите сообщить контрагенту всю остальную информацию о себе, то сначала убедитесь в его готовности и желании ее получить. И только потом вываливайте на его и без того перегруженную голову все свои «пароли и явки»: узнайте электронный адрес вашего партнера и отправьте ему сообщение с дополнительными контактами.

Подпись к электронному письму

Электронная визитка?

При составлении подписи к электронному письму вы не ограничены в объеме сообщаемой информации. Главное, чтобы важные (необходимые вашим адресатам) сведения о вас стояли на первом месте, а все дополнительные следовали далее и не мешали коммуникации (например, приводились более мелким шрифтом или более «прозрачным» серым цветом). Все эти данные легко организовать в шаблон в любом современном почтовом клиенте (Outlook, The Bat! и др.) – заданная подпись будет присоединяться ко всем письмам, ответам и пересылкам сообщений.

Ниже – условный пример правильной подписи к электронному письму.

С уважением,

Василий Петров

Специалист по внешним коммуникациям

Отдела комплектования

Службы развития

Корпорации «Спецпроекты»

E-mail: [email protected]

Тел. (раб.): [phone] (доб. 135)

Тел. (моб.): [phone]

ICQ: 330-220-65 (Skype: 770-550-660)

www.spec-projects.ru

Наш адрес: 123456, г. Москва, ул. Авиаторов, д. 25, стр. 6, оф. 307

Схема проезда: www.spec-rpojects.ru/contacts

Пример требует некоторых пояснений. Ниже они приведены в виде вопросов и ответов.

Нужно ли в шаблоне писать «С уважением…» или что-то в этом роде?

Нужно. Если у письма есть «шаблонное» начало («Здравствуйте, Иван Иванович»), должно быть и какое-то завершение коммуникации. Шаблонная строка (в англоязычном варианте она часто выглядит как «Best regards») позволяет плавно закончить письмо. Прописать такие строки в шаблонах почтового клиента – значит, кроме прочего, сэкономить время на их постоянном наборе вручную.

Зачем указывать электронный адрес (ведь он есть в адресе отправителя в параметрах письма) и почему в примере он стоит на первом месте в контактах?

E-mail в подписи надо приводить для того, чтобы облегчить жизнь получателю ваших писем. Контакты, сгруппированные в одном месте, позволяют ему, например, оперативно перенести их в свою базу данных, а не извлекать ваш электронный адрес из строк служебной информации. Очередность следования контактов в подписи указывает (или намекает) на то, в каком порядке их лучше использовать при последующем общении. Но этот порядок, конечно же, может меняться в зависимости от ситуации.

Если в письме указан такой «неформальный» канал связи, как интернет-пейджер (ICQ), то почему бы не привести еще и личный почтовый ящик (например, на случай сбоя корпоративной почты)?

Указание личных контактов в официальной подписи сотрудника компании, как правило, не приветствуется. Причины понятны – сотрудник представляет в деловом общении с контрагентом всю компанию и не должен ни снижать ее статус указанием бесплатных почтовых серверов, ни «перетягивать одеяло» на себя (известны случаи, когда руководство агентств увольняло брокеров, узнав, что те пользуются двумя визитками – персональной корпоративной и личной как независимого агента). Когда номер «аськи» приводится в официальной подписи, это подчеркивает, что «неформальное» средство связи будет использовано именно для делового общения (то же касается и мобильного телефона). Если нет возможности разграничивать деловое и личное общение по «аське», иногда заводят именно рабочий номер интернет-пейджера. К слову, неформальные отношения с важными партнерами необходимы и возникают довольно часто. Например, пресс-секретари крупных компаний чаще всего знают личные (некорпоративные) адреса журналистов большинства изданий. Но такие отношения устанавливают в частном порядке, а в первом же деловом письме увидеть личные контакты отправителя – несколько странно.

Я – кандидат наук. Надо ли мне указывать ученую степень в подписи к письму (или даже на визитке)? Ведь это может придать вес моей организации в глазах потенциальных клиентов…

В западных фирмах эта информация, возможно, и была бы полезной и ценной. Но в российских реалиях такой подход практикуется очень редко. Во-первых, если в цепочке вашего вышестоящего руководства будет хотя бы один человек, на визитке которого не окажется подобной подписи, его самолюбие может быть ущемлено. Во-вторых, даже если все вышестоящие руководители пожертвуют своими амбициями ради пользы дела, не исключено, что такую же характерную реакцию ваши регалии вызовут у потенциальных клиентов. Поэтому упоминание ученых степеней и любых достижений (лауреат, победитель, призер, член союза и т. д.) возможно только там, где подобные схемы «стандартизованы» (в руководстве институтов, в научных и общественных организациях, творческих союзах, на афишах и т. д.). Хотя есть исключения и в бизнесе: например, кандидат медицинских наук, представляющий компанию, которая производит или продает медицинское оборудование, действительно может вызвать большее уважение у потенциальных партнеров.