Евгений Коноплев - Про INFO. Разложить все по полочкам

• Название: Про INFO. Разложить все по полочкам
• Автор: Евгений Коноплев
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2010
• ISBN: 978-5-9614-1239-0

Запутались в папках и версиях файлов? Думаете, что написать на визитке? Долго ищете письмо с подтверждением условий сделки? Эти проблемы знакомы каждому офисному сотруднику, работающему в режиме информационных перегрузок и катастрофической нехватки времени. Очень многие мелочи – от правильно написанной темы письма до вовремя сделанного архива файлов – позволяют существенно повысить эффективность работы и сэкономить время на поиске данных.

На страницах этой мини-энциклопедии собраны наиболее важные советы по работе с информацией, которые полезны как начинающему офисному работнику, так и опытному руководителю.

---

В зависимости от ситуации может понадобиться снабдить ваши электронные письма (или набор печатной информационной продукции) разными дополнительными материалами (например, ссылками, документами, графиками, видеороликами и т. д.). Готовя все эти информационные продукты (письма, пакет документов или даже визитку), помните, что они ориентированы на потребителя. Попробуйте представить себя в роли этого потребителя, и дело пойдет лучше. Как говорят англичане, try walking in my shoes («Попробуй походить в моих ботинках»). Русская поговорка не менее жизненна: «Побывать в чужой шкуре»…

Резюме (Шаг 1)

Все содержание «Шага первого» можно охватить известной русской поговоркой, вынесенной в подзаголовок: «По одежке встречают». К слову, многие убеждены в том, что качество одежки определяется как раз состоянием того самого ума, по которому провожают.

В «Шаге первом» речь шла об «одежке» информационной, то есть о том, с чего начинается общение. Итак:

• обязательно обзаведитесь визитками и всегда (!) держите их под рукой;

• тщательно продумайте наполнение собственной визитной карточки, если ее вид не регламентирован корпоративными стандартами; визитка должна предоставлять все необходимые для успешной работы контакты, но при этом быть лаконичной;

• продумайте наполнение подписи к электронному письму; здесь вы можете дать больше информации (по сравнению с визиткой), но возникает проблема «самоограничения» в предоставлении сведений о себе и о компании; итоговый текст впишите в шаблоны почтового клиента, автоматизировав таким образом эту работу;

• вид вашего электронного адреса должен соответствовать деловым стандартам: ники и псевдонимы недопустимы (причем они не приветствуются, даже если речь идет о резервных – личных – ящиках);

• многие первичные письма можно сопровождать дополнительной информацией о себе (фотографией в электронном виде, небольшим бэкграундером со сведениями о себе или компании, текстовым файлом, ссылками на сайт компании и т. д.); руководствуйтесь соображениями целесообразности – ставьте себя мысленно на место получателя и не перегружайте его ненужной информацией.

Вся ваша «информационная одежка» требует крайней внимательности, аккуратности и даже педантичности. Помните: по ней встречают и выносят первое впечатление.

Шаг 2. Имена файлов/папок, темы писем и т. п.

Что в имени тебе моем?

Если «Шаг первый» был, условно говоря, экстравертным – мы заботились о том, как нас воспринимают другие, удобна ли для них наша визитка, подпись к электронному письму и т. д., – то в «Шаге втором» будем ориентироваться и на себя – на то, что создает комфорт нам. Но для окружающих это тоже будет полезно. Научившись некоторым несложным действиям и организовав определенный порядок в своих информационных фондах, мы будем тратить меньше сил на поиски нужного информационного продукта (файла, каталога и т. д.). В то же время и получателям наших писем работать с ними станет намного проще.

Имена файлов

Как вы лодку назовете…

Вам понадобилось срочно составить заявку на оборудование. Припомнив, что похожий документ уже был подготовлен в прошлом полугодии, вы решаете отыскать его на жестком диске своего компьютера. Логичное решение, ведь просто актуализировав цифры и дату, можно сэкономить 15 минут рабочего времени. Вы начинаете поиски, но в папке «Мои документы» обнаруживаете более 30 файлов, имена которых начинаются со слова «Заявка». После десяти минут, потраченных сначала на изучение имен файлов, а потом и на открытие некоторых из них, вы понимаете, что подготовить новый документ «дешевле». В итоге вместо ожидаемой 15-минутной экономии вы получили вдобавок к повторной работе 10-минутные «убытки» за счет поисков, да еще и подпорченное настроение. Знакомая ситуация?

Когда количество однотипных файлов (например, тех же заявок) переваливает за несколько десятков и когда даже категории файлов быстро плодятся (таблицы, текстовые документы, фотографии и т. п.), хранить все эти данные в одном массиве крайне неэффективно. Придется стать собственным информационным «завхозом» (или информационным «библиотекарем»).

Самый простой способ облегчить себе жизнь – ввести несложную и понятную систему именования файлов, принятую вами лично или коллективно (рабочей группой, отделом и т. д.).

Принципов категоризации файлов существует множество. Рассмотрим «по-крупному» основные схемы. Зная эти общие принципы, комбинируя их или выбирая наиболее удобные, можно создать собственную систему или вырабатывать конкретные индивидуальные решения.

Суть документа в имени файла. Чтобы сделать передающие содержание имена файлов более функциональными, постарайтесь уместить в коротком наборе символов как можно больше информации. Тогда «Заявка», которую мы обсуждали выше, будет выглядеть как «Заявка_техника_два_ноутбука» или «Заявка_канцелярка_на_месяц». Поскольку короткие названия проще пробегать взглядом, можно пользоваться понятными сокращениями. В нашем примере это могут быть «Заявка_техн_2_ноута» или «Заявка_канц_мес».

Если текстовым файлам ничего не говорящие названия еще простительны, то правильными именами медиа-файлов (фото, аудио, видео) лучше не пренебрегать. Даже если сегодня вы еще помните, кто изображен на фото, то когда число таких фото перевалит за сотню, сложно будет не запутаться в подробностях (дата съемки, причина и т. д.). Если же материалы передаются в третьи руки, то аккуратность и вовсе необходима. Прикрепить к письму (заявке на семинар) три доклада (Doklad.ppt, Doklad1.ppt, Doklad2.ppt) и три фотографии (IMG1015.jpg, IMG1236.jpg, IMG1705.jpg) – значит проверять организаторов семинара на сообразительность и психологическую устойчивость. А вот прислав файлы докладов «Петров_маркет_план. ppt», «Иванов_итоги_года. ppt», «Сидоров_задачи_филиала. ppt» и фотографии докладчиков «Петров. jpg», «Иванов. jpg», «Сидоров. jpg», вы значительно упростите жизнь деловым партнерам.

Кроме прочего, в имени файла можно указывать автора документа, адресата, важность, секретность или достоверность, стадию работы над документом, его статус, и т. д. и т. п.

Дата в названии файла. Если информация о содержимом файла – наиболее важная часть его имени, то дату добавляют в конце. Если же работа идет с версиями документа или со «скоропортящимся продуктом» (данными, актуальность которых зависит от времени их создания и редактирования), то цифры лучше размещать в начале имени. Дату «детализируют» до нужной точности: биржевые сводки могут быть выписаны с точностью до минуты, а материалы для доклада на ежегодном семинаре – с точностью до месяца. Наши файлы с заявками (см. примеры в предыдущем пункте) при указании дат в названии преобразуются в «Заявка_техн_2_ноута_май_2009.doc» или в «12_05_09_Заявка_канц_месяц. doc».

Сокращение, аббревиатуры и другие маркеры в названии файла. Если вы постоянно работаете с однотипными материалами, если эти материалы ориентированы на круг пользователей, знакомых с системой сокращений, которая принята в вашей среде, то имеет смысл пользоваться этими сокращениями или аббревиатурами. В нашем примере «Заявка» может стать «ЗВК», а если понадобится написать «Заявление» – оно станет «ЗВЛ». Используя сокращения, в названии можно уместить больше данных.

Чтобы показать, как можно комбинировать все три рассмотренных принципа, приведу в качестве примера имена файлов, в которых они сочетаются. Оба файла не созданы, а только получены мною от грамотных информационных поставщиков.

Первый файл – из моего mp3-плеера. По утрам я закачиваю в него новостные и тематические радиопередачи «Би-Би-Си» (через службу «подкастов» – podcasts). Вот конкретный файл – tae_20080905-1700.mp3. В нем отображена аббревиатура TAE (Talk About English), передающая суть аудиофайла (радиопередачи об английском языке), а также указана дата создания файла в формате _ГГГГММДД-ЧЧММ (5 сентября 2008 г. 17 часов 00 минут).

Второй пример – из рабочей папки моего компьютера. Текстовый файл «А-ЖГН-Н_26.05–01.06.2008.doc» скрывает «Аналитический отчет по жилой городской недвижимости за неделю с 26 мая по 1 июня 2008 г.». Сравните, насколько короче стало имя файла. Здесь мы опять видим аббревиатуру, которая шифрует суть файла, а также временную «принадлежность» документа в формате ДД.ММ-ДД.ММ.ГГГГ.

Конечно, значительную часть информации о файлах (дату создания и редактирования и т. д.) можно узнавать через меню «Свойства» или выстроив файлы в каталоге в виде таблицы. Но и в первом и во втором случае поиск потребует дополнительных усилий (выделить файл, посмотреть его свойства; зайти в меню, настроить вид папки). Если же грамотно именовать документы, то в дальнейшем удобнее будет работать и вам, и получателю создаваемых вами материалов.