Алексей Гладкий - Компьютер для бухгалтера

• Название: Компьютер для бухгалтера
• Автор: Алексей Гладкий
• Жанр: Бухучет, налогообложение, аудит
• Год: 2015
• ISBN: 978-5-699-80286-9

Современного бухгалтера невозможно представить без компьютера. Но для уверенной работы нужно уметь пользоваться не только бухгалтерскими программами, но и многими другими. Здесь вы найдете много полезной информации, изложенной легким и доступным языком и подкрепленной большим количеством практических примеров, характерных именно для работы бухгалтера.

---

В данном окне по обычным правилам Windows следует указать путь к файлу, текст которого нужно вставить в текущий документ, и нажать кнопку Вставить. Если вставляется текст из документа Word, то после нажатия данной кнопки этот текст будет вставлен в то место текущего документа, где находится курсор. Если же текст вставляется из другого документа, то дальнейшие действия могут зависеть от формата конкретного файлаисточника.

Например, при вставке текста из *.htm документа на экране отобразится предложение использовать Word по умолчанию для открытия вебстраниц. После ответа на этот запрос в текст текущего документа будет вставлен текст *.htm документа.

Если текст вставляется из документа формата *.txt, то при нажатии в окне Вставка файла (см. рис. 2.24) кнопки Вставить на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.25.

Рис. 2.25. Выбор кодировки текста

В данном окне пользователю предлагается выбрать кодировку, применение которой позволит прочитать вставляемый текст. Дело в том, что для прочтения одного и того же текста в файлах разных форматов может потребоваться разная кодировка. Если в данном окне в поле Образец текст нормально читается (как на рис. 2.25) – значит, используемая в данный момент кодировка подходит. Если, например, для текста, который показан на рис. 2.25, выбрать кодировку MSDOS (для этого достаточно установить переключатель Кодировка текста в соответствующее положение), то он станет совершенно нечитаемым – вместо букв будут отображаться непонятные символы.

Чтобы применить к тексту кодировку, отличную от кодировки Windows или кодировки MSDOS, нужно установить переключатель Кодировка текста в положение Другая – в результате станет доступным расположенное справа поле с перечнем доступных кодировок. В данном поле нужно последовательно выбирать курсором кодировку, пока текст документа, содержащийся в поле Образец, не станет читаемым.

После нажатия в окне выбора кодировки кнопки ОК текст будет вставлен в текущий документ Word.

Вставка даты и времени

Бухгалтерская документация актуальна на определенную дату. Поэтому в ряде случаев целесообразно указывать в документе точную дату и время его формирования (вступления в силу, отправки получателю, валютного курса и т. д.).

Часто бухгалтеры решают эту задачу наиболее простым, на их взгляд, способом – вводят требуемую дату вручную, не подозревая о том, что для этого в Word специально предусмотрена функциональность. В данном разделе мы вставим дату в документ, с которым работали в предыдущих подразделах.

Вначале нужно установить курсор на требуемую позицию, затем открыть на ленте Word вкладку Вставка и в панели Текст нажать кнопку Дата и время (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши). В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.26.

Рис. 2.26. Выбор формата представления даты

В левой части данного окна в поле Форматы содержится список форматов представления даты и времени. Щелчком мыши следует выбрать подходящий формат. В поле Язык из раскрывающегося списка выбирается язык, на котором в дате будут написаны текстовые фрагменты (название месяца и дня недели).

Совет

Если установить флажок Обновлять автоматически, то дата и время, вставленные в документ, будут обновляться автоматически, вместе с системной датой компьютера.

С помощью кнопки По умолчанию можно восстановить в документе формат даты и времени, который предлагаются программой по умолчанию (первая позиция в поле Форматы).

После нажатия кнопки ОК дата и время будут вставлены в документ (рис. 2.27).

Рис. 2.27. Вставка в документ текущей даты

В данном примере мы вставили в документ только дату, без указания времени. Как видно на рис. 2.26, Word предлагает много разных форматов даты и времени, среди которых присутствуют форматы с точным временем.

Оформление титульных страниц для бухгалтерских документов

Многие бухгалтерские документы начинаются с титульной страницы. Это может касаться как текущих ведомостей, журналовордеров, кассовых книг и т. д., так и регламентированных отчетных форм (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и др.).

Возможности Word предусматривают автоматическое создание и вставку в документ титульной страницы, что избавляет пользователя от необходимости создавать ее вручную и заниматься ее форматированием. В данном разделе мы вставим титульную страницу в документ, с которым работали в предыдущих разделах.

Чтобы вставить в документ титульную страницу, нужно установить курсор в самое начало документа (перед оглавлением), затем на вкладке Вставка выбрать пункт Страницы → Титульная страница. В результате откроется меню, в котором можно выбрать подходящий вариант титульной страницы (рис. 2.28).

Вставим в документ титульную страницу Полоски, для чего щелкнем на соответствующем пункте меню мышью. Результат выполненных действий показан на рис. 4.29.

Как видно на рисунке, в начале документа отобразился шаблон титульной страницы, в который следует внести изменения в зависимости от вида документа. Предположим, что наш документ называется Отчет бухгалтерии, а его подзаголовок – Для начальников отделов. Эти значения и нужно ввести вместо текста соответственно Введите название документа и Введите подзаголовок документа.

Рис. 2.28. Выбор варианта титульной страницы

После этого следует указать дату документа. При щелчке мышью на тексте Выберите дату появится раскрывающийся список с календарем, в котором нужно выбрать требуемую дату.

Рис. 2.29. Шаблон титульной страницы

Под датой отображаются наименование организации и имя пользователя по умолчанию; при необходимости эти значения можно отредактировать с клавиатуры. Предположим, что наша организация называется ООО «Фирма», а документ составил бухгалтер Иван Петров, и введем эти данные на титульной странице.

В результате выполненных действий наша титульная страница примет вид, как показано на рис. 2.30.

Рис. 2.30. Титульная страница бухгалтерского документа

Подобным образом можно вставлять в документ и другие титульные страницы, находящиеся в меню выбора (см. рис. 2.28).

Создание экспресстаблиц

В программе Word есть удобный механизм вставки таблиц, с которым мы познакомимся позже, при рассмотрении практического примера по созданию бухгалтерского документа. Однако бывают ситуации, когда желательно создать таблицу максимально быстро, чтобы в ней уже были заполнены некоторые ячейки (заголовки строк, столбцов и др.), да и чтобы саму таблицу не пришлось потом форматировать (выделять те либо иные ячейки, строки, столбцы, менять шрифт и т. п.).

Для реализации такой возможности в программе Word предусмотрен механизм создания экспресстаблиц. Смысл его заключается в том, что пользователь очень быстро, выполнив буквально пару действий, получает заполненную таблицу.

Чтобы создать экспресстаблицу, нужно установить курсор в то место документа, где она должна находиться, и на вкладке Вставка выбрать пункт Таблица → Экспресстаблицы. В результате откроется меню выбора экспресстаблицы, изображенное на рис. 2.31.

Рис. 2.31. Меню выбора экспресстаблиц

В данном меню содержится перечень имеющихся в программе видов экспресстаблиц. Чтобы увидеть все варианты, следует воспользоваться полосой прокрутки, которая находится вдоль правого края меню.

Предположим, что нам нужно быстро сформировать список сотрудников предприятия. Для этого выберем в меню экспресстаблицу, которая называется С подзаголовками 1 (в ней для примера по умолчанию представлен список студентов, рис. 2.32).

Рис. 2.32. Вставка экспресстаблицы

Как видно на рисунке, мы получили готовую отформатированную таблицу со списком, в которой нам осталось лишь с клавиатуры ввести требуемые корректировки. Составим список работников предприятия, указав стаж каждого из них, отдельно по сдельщикам и повременщикам (рис. 2.33).