С. Кузнецов - Современные технологии документационного обеспечения управления

• Название: Современные технологии документационного обеспечения управления
• Автор: С. Кузнецов
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-9904630-4-2

В книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учётом использования автоматизированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, организация электронного документооборота и хранение документов в электронной форме. Подробно рассмотрены законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ Книга предназначена студентам вузов, обучающихся по специальности «Документоведение и архивоведение», широкому кругу специалистов – управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов. Также книга будет полезна для специалистов, организующих внедрение систем электронного документооборота.

---

– Указ Президента РФ «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» от 01.02.2005 № 112 [33];

– Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 113 «О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим» (ред. 19.03.2013) [34];

– Указ Президента РФ «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» от 16.02.2005 № 159 [35];

– Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (ред. 23.10.2008) [36].

Эта группа указов, подробно рассматривающая порядок документирования прохождения государственной службы, прежде всего, нужна работникам кадровых служб.

Постановления Правительства РФ

Следующий уровень нормативных правовых актов – постановления Правительства Российской Федерации. Рассмотрим их в хронологическом порядке.

Первое постановление Правительства РФ, имеющее отношение к службе ДОУ – «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии» от 03.11.1994 № 1233 (ред. 20.07.2012) [14]. В нем определен порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения, документами и иными материальными носителями, содержащими подобную информацию служебного характера.

В следующем году принимается постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» от 27.12.1995 № 1268 (ред. 14.12.2006) [3]. Данное постановление было принято на основании Указа Президента РФ от 30.11.1993 № 2050 «О Государственном гербе Российской Федерации», впоследствии замененном ст. 10 Федерального конституционного закона «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ [2]. Постановление устанавливало требования к лицензированию и наличию сертификатов «технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне» к полиграфическим и штемпельно-граверным предприятиям, изготавливающим печати и бланки с воспроизведением Государственного герба РФ (постановлением Правительства РФ от 14.12.2006 № 767 «Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации по вопросам лицензирования отдельных видов деятельности» [4] отменено требование наличия у полиграфических и штемпельно-граверных предприятий лицензий, выданных Комитетом РФ по печати).

В 1997 г. было принято постановление Правительства РФ «О первичных учетных документах» от 08.07.1997 № 835 [25]. Этим постановлением на Государственный комитет РФ по статистике были возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации. Интересно, что сразу же в постановлении предусматривалось создание и распространение альбомов унифицированных форм как в бумажной, так и в электронной версии.

В том же 1997 г. выходит постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» от 13.08.1997 № 1009 (ред. 18.09.2013) [37]. Утвержденные Постановлением «Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» могут использоваться не только в федеральных органах исполнительной власти, для которых данный документ носит обязательный характер, но и являться основой для разработки нормативных документов, определяющих порядок подготовки нормативной и организационно-распорядительной документации в учреждениях, организациях и предприятиях всех форм собственности, например, примерная структура документа, наличие реквизитов, порядок представления и т. п.

Два постановления, имеющих прямое отношение к службе ДОУ, появляются в 2005 г. В начале года издается постановление Правительства РФ «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» от 19.01.2005 № 30 (ред. 06.09.2012) [38], а летом – постановление Правительства РФ «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» от 28.07.2005 № 452 (ред. 27.03.2013) [39].

Регламент (французское reglement, от regle – правило) в словарях толкуется как совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации. Юридический словарь подчеркивает нормативно-правовой характер этого документа.

Помимо Правил составления и оформления отдельных видов документов: решений, планов и показателей, докладов о результатах, протоколов, договоров, контрактов и др. типовым регламентом установлено основное содержание регламентов федеральных органов исполнительной власти, министерств и ведомств, создаваемых на его основе.

В регламент федерального органа исполнительной власти включаются разделы, определяющие общие правила его деятельности и особенности организации осуществления полномочий, в том числе:

а) общие положения;

б) порядок планирования и организации работы;

в) порядок подготовки и оформления решений и поручений руководителя федерального органа исполнительной власти и его заместителей;

г) порядок исполнения поручений в федеральном органе исполнительной власти (в том числе сроки исполнения);

д) порядок подготовки проектов актов, вносимых в Правительство (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями);

е) порядок рассмотрения парламентских запросов, запросов и обращений депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее соответственно – Государственная Дума, Совет Федерации, Федеральное Собрание);

ж) порядок деятельности и взаимодействия подразделений федерального органа исполнительной власти при осуществлении возложенных на них функций;

з) порядок взаимодействия федерального министерства и находящихся в его ведении федеральных служб и федеральных агентств, а также порядок осуществления федеральным министерством своих полномочий по координации и контролю деятельности соответствующих федеральных служб, федеральных агентств, а также государственных внебюджетных фондов;

и) правила организации деятельности территориальных органов (при наличии территориальных органов);

к) правила организации взаимодействия с территориальными органами и подведомственными организациями (при наличии территориальных органов и подведомственных организаций);

л) порядок работы с обращениями граждан и организаций;

м) порядок обеспечения доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.

Таким образом, в регламенте должны быть прописаны все организационные моменты работы федерального органа. В Типовом регламенте указаны и некоторые виды документов, разрабатываемые федеральными органами власти. Например, федеральный министр утверждает ежегодный план и показатели деятельности федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении федерального министерства, а также отчет об их исполнении.

В процессе планирования предусматривается ежегодное представление федеральными органами исполнительной власти докладов о результатах и основных направлениях их деятельности и деятельности, находящейся в их ведении федеральных органов исполнительной власти.

С позиций службы ДОУ особого внимания заслуживает п. 10 Типового регламента, в котором указаны сроки предоставления информации для принятия решения. Например, срок получения информации, необходимой для исполнения поручений, содержащихся в актах Президента РФ и Правительства РФ, протоколах заседаний и совещаний, проводимых в Правительстве РФ, а также поручений Президента РФ, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства, определяется, исходя из сроков исполнения указанных поручений.

В случаях, когда запрашиваемая информация не может быть предоставлена в срок, указанный в запросе федеральный орган исполнительной власти, получивший запрос, в 5-дневный срок с даты получения запроса согласовывает с федеральным органом исполнительной власти, направившим запрос, срок предоставления информации.

В специальный раздел Типового регламента (глава XI) выделены правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти. В нем указано, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству. Кроме того при подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту РФ и в Правительство РФ, Типовой регламент предлагает учитывать требования, установленные инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента РФ и в Аппарате Правительства РФ.