С. Кузнецов - Современные технологии документационного обеспечения управления

• Название: Современные технологии документационного обеспечения управления
• Автор: С. Кузнецов
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-9904630-4-2

В книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учётом использования автоматизированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, организация электронного документооборота и хранение документов в электронной форме. Подробно рассмотрены законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ Книга предназначена студентам вузов, обучающихся по специальности «Документоведение и архивоведение», широкому кругу специалистов – управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов. Также книга будет полезна для специалистов, организующих внедрение систем электронного документооборота.

---

Проекты договоров (контрактов, соглашений) подготавливаются структурными подразделениями во исполнение поручений руководителя или его заместителя. Проект договора (контракта, соглашения) подлежит обязательному согласованию с руководителем или иными уполномоченными сотрудниками юридической службы федерального органа исполнительной власти. В случае представления проекта договора (контракта, соглашения) на подпись руководителю проект также согласовывается с соответствующим заместителем руководителя.

Более подробно в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти расписан порядок исполнения поручений, сроки исполнения и контроль за исполнением (см. главу «Организация работы с документами»).

Глава XII Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти [39] целиком посвящена порядку работы с обращениями граждан и организаций, а также приему граждан. Если в первом Типовом регламенте это всего два пункта, то во втором регламенте рассматривается уже весь комплекс работ с этой категорией документов.

В федеральном органе исполнительной власти рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан и организаций, а также ходатайства в их поддержку по вопросам сфер деятельности федеральных органов исполнительной власти, порядка исполнения государственных функций и оказания государственных услуг, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.

Поступившие в федеральный орган исполнительной власти письменные обращения граждан в зависимости от содержания докладываются руководителю (заместителю руководителя) либо направляются руководителям соответствующих структурных подразделений.

Обращения граждан, поступившие в федеральное министерство, могут направляться для рассмотрения и ответа заявителю в находящиеся в ведении федерального министерства федеральные службы и федеральные агентства, их территориальные органы, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

Руководители обеспечивают учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан и организаций, в том числе анализ следующих данных:

а) количество и характер рассмотренных обращений граждан;

б) количество и характер рассмотренных обращений организаций;

в) количество и характер решений, принятых по обращениям граждан и организаций федеральным органом исполнительной власти в пределах его полномочий;

г) количество и характер судебных споров с гражданами, а также сведения о принятых по ним судебных решениях;

д) количество и характер судебных споров с организациями, а также сведения о принятых по ним судебных решениях.

На основе анализа готовятся предложения, направленные на устранение недостатков, в том числе в области нормативного регулирования.

Принципиально новым является положение о работе с обращениями, поступившими в электронной форме.

Для приема обращений граждан в форме электронных сообщений (Интернет-обращений), как правило, применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа, и, в случае незаполнения указанных реквизитов, информирующее заявителя о невозможности принять его обращение. Адрес электронной почты автора и электронная цифровая подпись являются дополнительной информацией.

В случае если в Интернет-обращении заявителем указан адрес электронной почты, по этому адресу направляется уведомление о приеме обращения или об отказе в рассмотрении (с обоснованием причин отказа), после чего обращение распечатывается, и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.

Основанием для отказа в рассмотрении Интернет-обращения может являться также:

а) указание автором недействительных сведений о себе и/или адреса для ответа;

б) поступление дубликата уже принятого электронного сообщения;

в) некорректность содержания электронного сообщения;

г) невозможность рассмотрения обращения без необходимых документов и личной подписи.

Ответы на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным сетям, направляются по почтовому адресу, указанному в обращениях.

Ответы на обращения граждан подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти либо уполномоченным должностным лицом.

В отдельный пункт выделен личный прием граждан. Личный прием граждан проводится руководителем федерального органа исполнительной власти и уполномоченными должностными лицами.

В случае если во время приема граждан решение поставленных вопросов невозможно, принимается письменное обращение, которое после регистрации направляется на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения федерального органа исполнительной власти.

В случае если поставленные гражданином во время приема вопросы не входят в компетенцию федерального органа исполнительной власти, ему разъясняется порядок обращения в соответствующие органы государственной власти.

В целом, главу XII «Порядок работы с обращениями граждан и организаций, прием граждан» следует использовать с учетом принятого годом позже Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ [19].

Широкое внедрение информационных технологий в сферу управления потребовало регулирования в Типовом регламенте порядка обеспечения доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.

Обеспечение доступа граждан и организаций к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти возлагается руководителем на соответствующие структурные подразделения или уполномоченных должностных лиц.

Руководитель федерального органа исполнительной власти устанавливает:

а) способы доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти (его территориального органа);

б) перечень информации о деятельности федерального органа исполнительной власти (его территориального органа), предоставляемой по телефонам справочных служб федерального органа исполнительной власти (его территориального органа) либо по телефонам должностных лиц, уполномоченных на предоставление такой информации;

в) порядок взаимодействия соответствующих структурных подразделений федерального органа исполнительной власти (его территориального органа) по обеспечению доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти (его территориального органа);

г) права и обязанности должностных лиц, ответственных за организацию работы по обеспечению доступа к информации о деятельности организации.

Необходимо отметить, что обязательные компоненты информационного ресурса даны в постановлении Правительства РФ от 24.11.2009 № 953 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти» (вместе с «Требованиями к технологическим, программным и лингвистическим средствам обеспечения пользования официальным сайтом Правительства Российской Федерации в сети Интернет») (ред. от 10.07.2013).

Ответственность за своевременное предоставление соответствующей информации по вопросам своего ведения, ее достоверность и полноту несут руководители структурных подразделений и должностные лица, уполномоченные на предоставление такой информации.

Ответственность за обеспечение доступа граждан и организаций к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти несут руководитель уполномоченного структурного подразделения и уполномоченные должностные лица.

Руководитель федерального органа исполнительной власти определяет уполномоченное структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагаются обязанности по обеспечению взаимодействия со средствами массовой информации по вопросам предоставления информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.

Таким образом, утвержденные постановлениями Правительства РФ Типовые регламенты устанавливают необходимое единообразие и высокий уровень организации работы всей системы федеральных органов исполнительной власти. Многие пункты рассмотренных типовых регламентов непосредственно относятся к работе служб ДОУ, а также касаются всех работников федеральных служб, занимающихся составлением и оформлением документов [41], [42].