С. Кузнецов - Современные технологии документационного обеспечения управления

• Название: Современные технологии документационного обеспечения управления
• Автор: С. Кузнецов
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-9904630-4-2

В книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учётом использования автоматизированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, организация электронного документооборота и хранение документов в электронной форме. Подробно рассмотрены законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ Книга предназначена студентам вузов, обучающихся по специальности «Документоведение и архивоведение», широкому кругу специалистов – управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов. Также книга будет полезна для специалистов, организующих внедрение систем электронного документооборота.

---

Официальные документы печатаются на бланках и документы, готовящиеся на компьютере, как правило, предусматривали, что при их выводе на печать будут использоваться отпечатанные в типографии бланки, в документах предусматривались соответствующие отступы. Правила предусматривают, что бланки хранятся в компьютерных системах и выводятся на печать вместе с документом. В автоматизированных системах используются не только бланки в электронной форме, но и шаблоны для типовых управленческих ситуаций, то есть бланки с включенным в них типовым (трафаретным) текстом с пропусками для внесения переменной информации. В связи с требованием к федеральным органам исполнительной власти – перейти на электронный документооборот, в Правила внесено положение, что «При подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов».

Формы бланков утверждаются руководителем организации. При использовании электронных шаблонов их тоже должен утвердить руководитель. Поэтому в пункте 8 Правил говорится об электронных шаблонах: «Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого федерального органа исполнительной власти».

В Правилах, принятых в 2009 году, много нареканий вызывали наименования отдельных реквизитов, не соответствовавшие устоявшимся названиям реквизитов, закрепленных в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», тем более что эти же реквизиты были и в предыдущих версиях стандарта [83,84,85]. Поэтому в редакции Правил делопроизводства 2011 года названия некоторых реквизитов были откорректированы. Так, вместо реквизита «должность лица, подписавшего документ» появился реквизит «должность лица – автора документа». Тут главное понимать, что суть реквизита не изменилась. Автором документа считается лицо, подписавшее документ, а не исполнитель, который готовил текст документа, и указанный в соответствующем реквизите.

В реквизит «наименование документа» добавлено понятие аннотации. Теперь реквизит звучит так: «наименование либо аннотация документа». Соответственно, это наименование реквизита дано и в приложении к Правилам. Тут под наименованием документа понимается привычный реквизит «заголовок к тексту» – реквизит 18 по ГОСТ Р 6.30-2003. Но в Правилах его назвали «наименование», что часто путает работников службы ДОУ, а так как теперь речь идет об автоматизированных системах, и данный реквизит не столько заголовок в самом документе, сколько поле в регистрационной карточке, которое может содержать как привычный заголовок документа, так и его краткую аннотацию, то реквизит и называется – наименование или аннотация.

В редакцию Правил 2009 г. не был включен реквизит 29 по ГОСТ Р 6.30-2003 – «отметка о поступлении документа в организацию». В редакции 2011 г. этот реквизит добавлен: «отметка о поступлении документа».

Регистрация поступивших документов должна осуществляться службой ДОУ в день поступления документа. Однако в Правила 2009 года были добавлены слова «как правило», допускающие нарушение этого положения. В редакции Правил 2011 г. эти слова отсутствуют, и документ должен быть зарегистрирован в день поступления, без каких-либо исключений.

Правила дают ссылку на утверждаемый руководителем регламент по работе с обращениями граждан, который должен быть в каждом федеральном органе исполнительной власти. Именно указанный документ определяет порядок работы с обращениями граждан, включая их регистрацию и формирование в дела.

С точки зрения современных технологий наибольший интерес представляет раздел VI, посвященный работе с электронными документами.

Во-первых, закреплено положение, что работа с электронными документами ведется по тем же правилам, которые установлены для документов на бумажном носителе.

Во-вторых, зафиксировано разделение на две категории документов, циркулирующих в системах электронного документооборота – электронные документы и электронные образы документов.

Предусмотрен порядок заверения отправляемых в электронном виде документов электронной подписью. То есть если раньше электронная подпись всегда была у конкретного физического (должностного) лица, то теперь, с принятием Федерального закона «Об электронной подписи», возникает понятие «подпись организации», отправляющей документ. Эта подпись проставляется автоматически системой электронного делопроизводства (СЭД) и заверяет подлинность отправляемого документа. Для получателя электронного документа наличие такой подписи дает уверенность, что документ получен именно от той организации, которая указана как отправитель документа.

Пункт 39 Правил позволяет не использовать электронную подпись при внутреннем документообороте, например, при согласовании документов. Это существенно упрощает развертывание систем СЭД, так как в этом случае электронная подпись должна быть только у руководящих сотрудников, подписывающих исходящие из организации документы, а рядовые сотрудники используют упрощенные методы идентификации, например, ввод пароля.

В соответствии с распоряжениями Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р и от 17.03.2011 № 442-р Федеральным архивным агентством были выпущены «Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов», и последние месяцы активно идет процесс согласования Росархивом соответствующих Перечней, подготовленных федеральными органами. Эта работа нашла свое отражение в п. 40 Правил.

Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 02.09.2011 № 221 утверждены «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен» (зарегистрированы Минюстом РФ 15.11.2011). Другими словами, это общие требования к работе ведомственных СЭД. Теперь в Правила включена отсылка на указанные Требования (п. 41).

Поступающие в организацию документы на бумаге сканируются службой ДОУ для использования в системе СЭД. При этом в новых Правилах на службу ДОУ возлагается обязанность по сличению отсканированного образа с оригиналом документа. На первый взгляд это кажется излишним – отсканированный образ идентичен оригиналу. Однако в отдельных, хотя и довольно редких, случаях могут быть проблемы – например, неравномерно напечатанный текст был плохо отсканирован, страницы в многостраничном документе слиплись, и в образе страница оказывается пропущенной и т. п.

Хотя в принципе, электронные документы могут и в перспективе обязательно будут иметь сроки ведомственного хранения, отличные от традиционных бумажных документов, но поскольку этот вопрос еще не решен, то Правила предусматривают сроки хранения электронных документов в соответствии со сроками, установленными Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Контрольные вопросы к главе 1

1. Какие документы в соответствии с Конституцией РФ издает Президент РФ?

2. Какие документы в соответствии с Конституцией РФ издает Правительство РФ?

3. Каким актом определены виды документов, издаваемые Президентом РФ?

4. Какие варианты изображения государственного герба возможны на бланках федеральных органов исполнительной власти?

5. В каком акте дано определение электронного сообщения?

6. Какие вопросы рассматриваются в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»?

7. Как определяется электронный документ в законодательно-правовых актах?

8. Как определяется в законодательно-правовых актах электронная подпись?

9. Какие существуют виды электронных подписей?

10. Каким документом определяется степень ограничения доступа к документу?

11. Каким законодательным актом устанавливается ограничение доступа к сведениям по личному составу?

12. В какой срок подлежат регистрации письма и обращения граждан?

13. На каком языке публикуются в субъектах Федерации законодательные акты Российской Федерации?

14. На каком языке пишется текст писем, направляемых за пределы субъекта Федерации?

15. На ком в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» лежит обязательность обеспечения сохранности архивных документов?

16. Организация хранения, комплектования, учета и использования каких документов регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»?