С. Кузнецов - Современные технологии документационного обеспечения управления

• Название: Современные технологии документационного обеспечения управления
• Автор: С. Кузнецов
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-9904630-4-2

В книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учётом использования автоматизированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, организация электронного документооборота и хранение документов в электронной форме. Подробно рассмотрены законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ Книга предназначена студентам вузов, обучающихся по специальности «Документоведение и архивоведение», широкому кругу специалистов – управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов. Также книга будет полезна для специалистов, организующих внедрение систем электронного документооборота.

---

И, наконец, отметим еще два постановления Правительства РФ: «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» от 15.04.2005 № 221 [43] и «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» от 15.04.2005 № 222 (ред. 31.01.2012) [44]. Несмотря на широкое распространение электронной почты, традиционные почтовые отправления продолжают занимать заметную долю во внешнем документообороте любой организации. Поэтому, учитывая, что службе ДОУ приходится заниматься почтовыми отправлениями, Правила оказания услуг почтовой связи должны быть в каждой экспедиции. В Правилах прописаны виды, предельная масса почтовых отправлений, в том числе международных, порядок приемки и отправки.

Очень важно соблюдать указанный в Правилах порядок адресования корреспонденции.

Адресат пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя – в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Почтовое отправление и переводы могут быть адресованы «до востребования» или на абонентский ящик.

При написании адресата следует помнить, что в пределах Российской Федерации адрес отправителя и адресата указывается на русском языке.

Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

В Правилах есть специальные разделы: «Права и обязанности пользователей услугами почтовой связи», «Права и обязанности оператора почтовой связи», «Предъявление и рассмотрение претензий». Все претензии по обслуживанию предъявляются только в письменной форме [45].

Некоторые организации, в силу специфики своей деятельности, еще используют телеграфную связь. В этом случае необходимым документом будут и «Правила оказания услуг телеграфной связи» [46]. В них также следует обратить внимание на порядок адресования телеграмм.

16 июня 2009 г. В.В. Путиным подписано Постановление Правительства Российской Федерации № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [49]. Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.

В Постановлении Правительства, утверждающем Правила, прежде всего следует обратить внимание на первый абзац, который указывает на то, что Постановление является развитием ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ [7]. Обратимся к этой важнейшей статье. В ней в п. 2 указано «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

Основное положение Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти дано в п. 1. В нем указано, что «Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». В соответствии с п. 3 Правил «Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела».

Правила в разделе II дают применительно к федеральным органам исполнительной власти определения ряда понятий: документирование, делопроизводство, документ, документооборот, реквизит документа, подлинник документа, копия документа, регистрация документа, номенклатура дел, дело, служба делопроизводства. Новым термином по сравнению с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [50] является понятие «служба делопроизводства». В разделе III Правил «Создание документов в федеральном органе исполнительной власти» реквизит «подпись», учитывая важность указания должности лица, подписывающего документ, разделен на два реквизита: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица». Кроме того, такой реквизит, как «заголовок» получил название – «наименование документа», а «резолюция» – «указания по исполнению документа». Правила ввели также реквизит «отметка о конфиденциальности».

В особый раздел в Правилах выделяются сведения об организации документооборота.

Принципиально новым явился раздел VI – «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». В нем требования к работе с электронными документами собраны в одном месте и значительно расширены. Рассмотрено подписание, согласование электронных документов, их регистрация, учет и хранение. Именно этот раздел Правил направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

В 2011 г. в «Правила…» были внесены изменения. Почти все изменения, вносимые этим Постановлением Правительства РФ в Правила делопроизводства, связаны с переходом к электронным документам.

Значительная часть документов, циркулирующих в системах электронного делопроизводства и документооборота (СЭД) – это электронные образы (копии) документов, полученные в результате сканирования оригиналов на бумаге. Поэтому в «Правилах.» появляется понятие электронного образа документа. Пункт 37 Правил гласит, что «в федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:

1) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота».

Соответственно, появляются новые понятия:

Сканирование документа – «получение электронного образа документа»;

Электронный образ документа – «электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе».

Современные системы автоматизации делопроизводства принято называть системами электронного документооборота. Это не совсем корректно, так как документооборот – более узкое понятие, охватывающее только процесс движения документа, с момента поступления в организацию или создания и до отправки или исполнения и помещения документа в дело, а системы СЭД автоматизируют и другие делопроизводственные операции, включая регистрацию документов, контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение. Но производителями систем СЭД традиционно используется термин «системы электронного документооборота». Поэтому в Правила добавляются еще два понятия:

– «электронный документооборот» – документооборот с применением информационной системы;

– «система электронного документооборота» – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

В Правилах отсутствует ключевое понятие – «электронный документ», но дана отсылка, что другие понятия, используемые в Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве. Это значит, что мы можем воспользоваться определением понятия «электронный документ», внесенном Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ, в ранее рассмотренном Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

– «электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Обратите внимание, что понятие «электронный документ» не подразумевает обязательность использования электронной подписи.