Ольга Лукинова - Цифровой этикет. Как не бесить друг друга в интернете

• Название: Цифровой этикет. Как не бесить друг друга в интернете
• Автор: Ольга Лукинова
• Жанр: Самосовершенствование
• Год: 2020
• ISBN: 978-5-04-103459-7

Цифровой этикет помогает людям избежать неловкостей в общении и предлагает готовые инструкции, как вести себя в разных ситуациях в сети. Он позволяет повысить эффективность работы, улучшить деловую репутацию, а также взаимоотношения с клиентами, коллегами и партнерами, защитить свои границы, да и попросту быть приличным человеком. В своей книге Ольга Лукинова собрала все правила вместе и объяснила их с точки зрения удобства, безопасности, экономии ресурсов пользователей и соблюдения личных границ. Все правила протестированы в Telegram-канале «Цифровой этикет» с помощью опросов и обратной связи от подписчиков.

---

14. Вносите правки в чужой документ при помощи функции «Советовать». Вы вносите правки, а они применяются только после того, как их одобрит владелец документа. Это позволит вам предлагать изменения и не изменять первоначальный текст. Вызов функции – под «Настройками доступа».

Рядом будут появляться комментарии с предложенными правками, которые может принять или отклонить владелец документа.

15. При комментировании обращайтесь к конкретным людям. Выделите фрагмент текста, к которому хотите оставить комментарий, и нажмите Ctrl + Alt +M, появится окно для ввода комментария. Чтобы обратиться к конкретному человеку, поставьте знак @ или + и начните вводить имя. Пользователю придет уведомление о вашем комментарии по почте.

16. Отслеживайте все правки в истории изменений. В меню «Файл» выберите «Историю версий». Там вы сможете увидеть все изменения, которые вносились разными пользователями, и «отмотать» документ до того места, где были внесены ненужные правки.

17. Исправляйте ошибки и опечатки. Не отправляйте безграмотные тексты. Google-документ поможет вам исправить ошибки: в «Инструментах» найдите рубрику «Проверка правописания» и последовательно исправьте все ошибки, на которые укажет Google. После этого перечитайте текст еще раз, чтобы исключить незамеченные опечатки и пунктуационные ошибки. Если Google не знает какого-то слова и постоянно вам его выделяет как неправильное, то добавьте его в пользовательский словарь, кликнув по нему правой кнопкой мыши.

Названия файлов

Если я задаю своим студентам домашнее задание – подготовить презентацию, – это означает, что я получу 30 файлов, которые называются «Презентация. ppt». Очень логично – назвать презентацию презентацией. Но всегда нужно думать о том, удобно ли вашему собеседнику будет работать с этими файлами и понимать, что этот файл пришел именно от вас.

Называйте файлы так, чтобы получатель без труда нашел их на своем компьютере. Файл, названный «Презентация. ppt» или «Договор. doc», будет абсолютно не опознаваем на компьютере среди множества других презентаций и договоров.

ЛАЙФХАК

ВАМ ОЧЕНЬ ПОМОЖЕТ СВОЙ СОБСТВЕННЫЙ АЛГОРИТМ НАЗВАНИЯ ФАЙЛОВ. ПРИ ПОМОЩИ ЕГО НАЗВАНИЕ ФАЙЛА СООБЩИТ ВАМ ГОРАЗДО БОЛЬШЕ. НАПРИМЕР, МОЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ НЕСКОЛЬКО ЭЛЕМЕНТОВ.

1. НАЗВАНИЕ ТИПА ДОКУМЕНТА (ДОГОВОР, ОТЧЕТ, КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ).

2. ДЛЯ КОГО/ЧЕГО («РОМАШКА», ИТОГОВОЕ СОБРАНИЕ, КОНФЕРЕНЦИЯ).

3. ОТ КОГО (ВАША ФАМИЛИЯ, НАЗВАНИЕ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ).

4. ДАТА СОЗДАНИЯ ИЛИ ОБНОВЛЕНИЯ (МАРТ 2018, 2019, 01.05.18).

5. РАБОЧИЙ ТЕГ, КОТОРЫЙ ОТРАЖАЕТ СТАТУС ДОКУМЕНТА, НАПРИМЕР, FINAL – ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ВАРИАНТ, EDIT – НУЖДАЕТСЯ В КОРРЕКТИРОВКЕ, EDIT_ОЛЬГА – ОТРЕДАКТИРОВАН ОЛЬГОЙ И Т.Д.).

ТОГДА ВАШ ДОГОВОР С «РОМАШКОЙ» БУДЕТ НАЗЫВАТЬСЯ «ДОГОВОР_”РОМАШКА”_”АГЕНТСТВО_ХИТРЕЦОВ”_МАРТ 2019_FINAL».

НЕДОДЕЛАННАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ ДЛЯ ВЫСТУПЛЕНИЯ НА КОНФЕРЕНЦИИ – «ПРЕЗЕНТАЦИЯ_КОНФЕРЕНЦИЯ ЛИДЕРОВ_ИВАНОВА_01.08.2019_EDIT».

АЛГОРИТМ МОЖЕТ БЫТЬ СОВЕРШЕННО ДРУГОЙ. НО ЗАТО ВЫ ВСЕГДА БУДЕТЕ ЗНАТЬ, ЧТО В КАКОМ ФАЙЛЕ НАХОДИТСЯ.

Если вы отправляете в ООО «Ромашка» договор, который вы планируете с ними заключить, то на первый взгляд логичное название файла будет «Договор_”Ромашка”». Но это неверно, потому что это для вас «Ромашка» – одна-единственная. А сама «Ромашка» все договоры заключает таким образом, что одна из сторон непременно будет «Ромашкой». Поэтому для удобства ваших партнеров называйте файл «Договор на_поставку стульев_”Ромашка”_”Агентство Хитрецов”».

Время отправки

Не пишите рабочих писем в нерабочее время. Особенно по ночам. Сейчас практически каждый владелец смартфона имеет приложение с почтой, которое оповещает о новых письмах. Если вы присылаете письмо ночью, то, скорее всего, оно разбудит вашего адресата. Практически во всех почтовых сервисах есть функция отложенной отправки письма. Установите время, когда письмо будет отправлено, и не тревожьте коллег в нерабочее время.

Часто мы получаем ночные письма, если установлен какой-то дедлайн. Если сказано, что заявки принимаются до 5 марта, то это не означает, что письмо надо присылать 4 марта в 23:58. Чтобы не срывать дедлайнов и не доставлять никому лишних неудобств, присылайте запрашиваемую информацию заранее.

КСТАТИ, О ДЕДЛАЙНАХ

«Прислать информацию до 21 августа» – такое послание разными людьми воспринимается по-разному. Я специально проводила опрос, в нем приняли участие почти полторы тысячи человек. 59 % посчитали, что информацию можно прислать до 23:59 21 августа; 41 % считает, что эта фраза означает, что дедлайн – 23:59 20 августа. То есть при такой формулировке почти половина людей неправильно вас поймет.

Если вам нужно обозначить дедлайн, то используйте максимально конкретное и ясное обозначение времени. Например:

• пришлите информацию до конца рабочего дня 21 августа;

• пришлите информацию до 21 августа включительно;

• 21 августа – последний день приема заявок.

Время ответа на письмо

В корпоративных стандартах, которые мне встречались, обычно указывается, что срок ответа на письмо – сутки. Постепенно это становится общепринятым стандартом деловой переписки. Этот срок действительно можно считать оптимальным.

Я проводила опрос, чтобы понять, сколько времени люди готовы ждать ответа на свое несрочное письмо. Мнения очень сильно разошлись: большинство готово ждать ответа 2–3 дня. Но были и такие, кто посчитал, что отвечать на почту нужно в течение 3 часов. До сих пор нет единой нормы, как быстро нужно писать ответ. Поэтому самое простое решение – сами укажите в письме, когда вам необходим ответ («Пришли, пожалуйста, информацию до четверга, чтобы мы успели принять решение», «Информация очень нужна до конца рабочего дня»). Тогда ваш собеседник будет точно понимать сроки, а у вас будет основание напомнить человеку о просьбе после наступления дедлайна. Иначе будьте готовы услышать: «А я думал, это не к спеху».

Если сроки не горят и вы готовы ждать ответа столько, сколько нужно, можете попросить получателя написать, сколько ему времени понадобится, чтобы подготовить запрашиваемую информацию. Контрольная точка во времени нужна вам обоим, чтобы дело не ушло в песок.

Если вы получили письмо и не можете сразу содержательно ответить собеседнику, то предупредите его, когда ждать ответа. Ну, и дальше, конечно, будьте пунктуальны: отвечайте тогда, когда пообещали.

Не уточняйте, дошло ли письмо

Не нужно сразу после отправки письма звонить, писать СМС или стучаться в чат, чтобы уточнить, получил ли адресат письмо. Если вы, конечно, не отправляли его Почтой России. Письмо и так оповестит получателя о том, что оно пришло. Лишние уведомления и сигналы будут только раздражать вашего собеседника и отнимут время, которое он мог потратить на решение вашей задачи. Писать сообщения «Проверьте почту» тоже не нужно.

Если вам непременно хочется знать, получил ли адресат ваше письмо, то попросите его прислать вам подтверждение, что письмо получено. Ну и, конечно, если вы получили письмо, автор которого просит вас подтвердить получение, обязательно сделайте это, чтобы не получать дополнительные звонки и СМС от встревоженного отправителя.

Для того чтобы отправлять вдогонку к письму еще СМС или сообщение в мессенджере, причина должна быть очень веская: или собеседник не отвечает больше суток, или дело срочное. Но если дело действительно очень срочное, то лучше сразу звонить.

Напоминайте о просьбах корректно

Когда я прошу своих коллег по почте что-то сделать и получаю ответ: «Не проблема, все сделаю», – то начинаю тревожиться. Мне кажется, что получатель ответил мне и отметил мое письмо как прочитанное, а значит, может забыть, что обещал к завтрашнему дню что-то прислать. Как правило, эти мои тревоги оказываются необоснованными. Но поволноваться я все равно успеваю.

Итак, чтобы у вас было основание напомнить о своей просьбе, у просьбы должны быть сроки. Тогда в назначенное время, не получив ожидаемого ответа, вы можете напомнить, что чего-то ждете.

Спорный вопрос: нужно ли напоминать человеку о том, что вы от него чего-то ждете, например, за сутки до дедлайна? Ведь назначенное время еще не наступило, зачем напрасно дергать человека? Но в то же время мы очень волнуемся и хотим удостовериться, что завтра точно получим то, о чем договаривались.

Я стараюсь действовать мягко. Вариант первый. Мне на мою просьбу пишут: «Завтра пришлю». Я отвечаю на это письмо не сразу, а на следующий день: «Спасибо, буду ждать». Для того, чтобы мое «спасибо» в день дедлайна стало ненавязчивым напоминанием.