Е. Добронравова - Настольная книга администратора АХО

• Название: Настольная книга администратора АХО
• Автор: Е. Добронравова
• Жанр: Отраслевые издания
• Год: 2009

Сложившиеся еще несколько десятков лет назад стереотипы рисуют администратора АХО (в «народе» именуемого просто завхозом, независимо от того, какую должность он занимает в действительности) как грубоватого человека, не всегда умеющего правильно выразить свои мысли, если он пользуется только нормативной лексикой. «Завхоз» должен быть мастером «на все руки», способным в случае необходимости отремонтировать любое оборудование либо тут же найти и установить новое. Тогда как образование для завхоза не так уж важно, если у него «руки золотые»… Разумеется, сейчас такое отношение к администратору АХО не может считаться адекватным, и у человека с качествами, описанными выше, практически нет шансов получить достойную высокооплачиваемую работу в выбранной сфере.

---

Формат Числовой является наиболее общим для представления чисел в MS Excel (именно чисел, а не денежных сумм!). Он позволяет пользователю настраивать внешний вид всех чисел в ячейках электронной таблицы с таким форматом, т. е. выбирать количество знаков после запятой в десятичных дробях, разрешать или запрещать разделитель групп разрядов в больших числах, а также выбирать наиболее удобный для пользователя вариант обозначения отрицательных чисел (от стандартного математического знака «минус» перед числом до написания отрицательного числа красным цветом).

Формат Денежный предназначен соответственно для тех ячеек электронной таблицы, в которых записываются не просто числа, а числа со знаками денежных единиц. В этом формате по умолчанию включен разделитель групп разрядов, отключить его в пределах данного формата невозможно. Аналогично числовому формату в денежном можно настраивать внешний вид отрицательных чисел (например, обозначение их цветом или знаком «минус», а также указывать наиболее удобное количество десятичных знаков после запятой. Особенная возможность этого формата – выбор денежной единицы: рубля, доллара, евро, фунта стерлингов и т. д.

Формат Финансовый представляет собой примерно то же самое, что и денежный, кроме возможности выбирать внешний вид отрицательных чисел, однако данный формат предназначен в первую очередь для выравнивания чисел в электронной таблице по разделителю между целой и дробной частями чисел. Как и для денежного формата, для финансового можно выбирать количество десятичных знаков после запятой и денежную единицу.

Формат Дата удобен для использования в ячейках, в которых должна в общем формате указываться дата какого-либо события. Помимо вида даты, в таких ячейках данный формат позволяет выбирать язык (это также является одной из необходимых настроек данного формата, так как во многих вариантах оформления даты используется буквенное написание названий месяцев). Некоторые из вариантов, предлагаемых в поле списка окна настройки формата Дата включают в себя, кроме даты, ещё и точное время, однако в MS Excel существует также специальный формат Время ячеек электронной таблицы – для удобного отображения времени. Аналогично формату Дата этот формат позволяет выбирать вид отображения точного времени какого-либо события, а также язык.

Формат Процентный предназначен для автоматического отображения чисел, введённых пользователем в ячейки с таким форматом, в виде процентов, т. е. после введённого числа ячейка автоматически дописывает символа процента «%». В этом формате также можно указывать количество десятичных знаков после запятой.

Формат Дробный предназначен для отображения введённого пользователем числа в виде дроби; причём если, например, выбран тип дробей десятыми долями (1/10, 2/10 и т. д.), а в ячейку с таким форматом было введено число «1/2», то это число автоматически будет переведено в выбранный формат, т. е. изменится на «5/10».

Формат Экспоненциальный призван выводить в удобной форме большие числа (с большим количеством знаков как до, так и после запятой). Этот формат удобно использовать тогда, когда часть чисел в одном столбце (или одной строке) не умещается в ячейке, так как в этом случае часть ячеек будет содержать число, записанное в привычной для пользователя числовой форме, а часть – в экспоненциальной форме (в MS Excel именно эту форму автоматически принимает число, которое не умещается в ячейке электронной таблицы). Такая совмещённая форма записи нежелательна, особенно для строгих документов, поэтому в таких случаях удобнее оформить весь столбец (или всю строку) в одном формате Экспоненциальный. Однако при использовании этого формата необходимо уметь без каких-либо технических приспособлений переводить число из экспоненциальной формы обратно в числовую. Так, например, число «5,00Е-01» нужно перевести так: это число 5,00, умноженное на 10 в степени –1, т. е. 5/10 = 1/2. Соответственно, число «5,00Е+02» переводится в числовую форму как число 5,00, умноженное на 10 в степени 2, т. е. 500.

Формат Текстовый не подразумевает никаких специальных настроек для ячеек электронной таблицы, даже наоборот, этот формат означает отсутствие каких-либо настроек. Любые числовые либо текстовые данные, введённые в ячейки с таким форматом, отображаются точно так же, как и вводятся, без каких-либо изменений; другими словами, любую информацию в этих ячейках программа MS Excel воспринимает как текст, независимо от того встречаются ли в этом тексте числа и в каком виде.

Формат Дополнительный включает в себя четыре различных формата, предназначенных для работы с базами данных и списками адресов каких-либо лиц или организаций: Почтовый индекс, Индекс + 4, Номер телефона, Табельный номер.

Последняя строка в поле списка Числовые форматы носит название «Все форматы» и представляет собой список всех числовых форматов MS Excel, записанных в виде принятых в данном программном продукте специальных кодов. Этот список шаблонов числовых форматов даёт возможность пользователю создать свой собственный формат, если по каким-либо причинам он не может выбрать для себя приемлемый формат из уже имеющихся в MS Excel. Код для необходимого формата фактически приходится собирать из предложенных в списке. Однако сделать это весьма трудно, особенно если не знать хотя бы значений основных символов, используемых в коде форматов ячеек MS Excel: символ «;» (точка с запятой) является разделителем между подгруппами данных в строке кода. Данные расположены в строго определённом порядке: положительные числа, отрицательные числа, нулевые значения, текстовая информация, причём если в коде поставить подряд несколько точек с запятыми, то пропущенные таким образом подгруппы данных не будут отображаться в ячейке. Соответственно, код «;;;.» вообще не будет что-либо из введённой пользователем информации отображать в ячейке).

«#» означает цифровой разряд, тогда как «?» – собственно цифру (применяется, в частности, в коде дробных чисел: «??/??» означает простую дробь, у которой и в числителе, и в знаменателе до двух цифр); «0» – это обязательно значащий цифровой разряд; «,» – десятичная запятая, разделяющая дробную и целую части десятичных дробей; «пробел» служит разделителем тысяч в более чем трёхзначных числах; «Е» означает экспоненциальную форму записи числа, т. е. запись числа как произведение однозначного числа с некоторым количеством знаков после запятой на 10 в некоторой степени; знак «*» заставляет следующий за ним символ повторяться столько раз, сколько необходимо для заполнения ячейки; «_» (символ «подчёркивание» вызывается нажатием клавиши «Shift» и знака «минус», находящегося на клавиатуре чуть выше и левее клавиши «Enter») заставляет программу при форматировании ячейки сделать в указанном этим символом месте пропуск на ширину следующего символа; «[какой-либо цвет]» выделяет последующую подгруппу данных кода указанным цветом, цвет можно указывать как словами, например [красный], как в уже существующих форматах ячеек MS Excel, так и номеров цвета в палитре, который может варьироваться от 0 до 56.

Несколько иначе обстоит дело с обозначениями дат и времени в коде формата ячейки. Так, буква «М» в коде означает «месяц», однако от количества повторяемых букв зависит форма его обозначения в ячейке: «М» – это численная форма обозначения, указывающая на месяц числом от «1» до «12» (то есть в такой форме перед однозначными номерами месяцев нули не ставятся), «ММ» – это также численная форма, но указывающая на месяц уже числами от «01» до «12» (то есть перед однозначными номерами месяцев автоматически ставятся нули, что позволяет выровнять даты), «МММ» – это уже буквенное сокращение названия месяца аббревиатурой длиной в три буквы (например, «Мар» вместо «март» или «Фев» вместо февраль), а «ММММ» – полное название месяца (например, «Март» или «Февраль»).

Практически аналогично выглядит зависимость формата числа и года в коде формата ячейки от количества соответствующих им символов: «D» – это просто число дня месяца, которое может варьироваться от «1» до «31» (перед однозначными числами нуль не дописывается), «DD» – также числовое обозначение дня, но обязательно в виде двузначного числа (то есть перед однозначными числами автоматически дописывается нуль), «DDD» – это буквенное обозначение дня недели через аббревиатуру (например, «Пон» вместо «понедельник»), а «DDDD» – полное буквенное название дня недели (например, «Понедельник»). Стоит заметить, что в данном случае необходимо чётко различать коды «D» и «DD», «DDD» и «DDDD», так первые дают число дня месяца, а вторые – название дня недели. По аналогичной системе различаются обозначения года: если «YY» – это номер года в виде двухзначного числа (например, 99 или 06), то «YYY» – в виде четырёхзначного (например, 1999 или 2006); здесь не так много различных форм, так как общеупотребляемыми формами обозначения номера года являются только две, предусмотренные в коде форматах ячейки.