Е. Добронравова - Настольная книга администратора АХО

• Название: Настольная книга администратора АХО
• Автор: Е. Добронравова
• Жанр: Отраслевые издания
• Год: 2009

Сложившиеся еще несколько десятков лет назад стереотипы рисуют администратора АХО (в «народе» именуемого просто завхозом, независимо от того, какую должность он занимает в действительности) как грубоватого человека, не всегда умеющего правильно выразить свои мысли, если он пользуется только нормативной лексикой. «Завхоз» должен быть мастером «на все руки», способным в случае необходимости отремонтировать любое оборудование либо тут же найти и установить новое. Тогда как образование для завхоза не так уж важно, если у него «руки золотые»… Разумеется, сейчас такое отношение к администратору АХО не может считаться адекватным, и у человека с качествами, описанными выше, практически нет шансов получить достойную высокооплачиваемую работу в выбранной сфере.

---

Код «h» обозначает часы (то есть время) в виде числа от «0» до «23» (перед однозначными числами нуль не добавляется», тогда как код «hh» – в виде двухзначного числа от «00» до «23» (автоматически добавляет нуль перед однозначными числами); коды для минут и секунд обозначаются совершенно аналогично: для минут «m» отображает минуты в виде чисел от «0» до «59», тогда как «mm» – от «00» до «59», для секунд «s» отображает секунды в виде числе от «0» до «59», а «ss» – от «00» до «59». В квадратных скобках «[]» пишутся часы, минуты и секунды тогда, когда их число превышает 23 для часов и 59 для минут и секунд. Сочетания букв типа AM, am, PM, pm, A, a, P, p заставляют программу отображать время в ячейке с таким кодом форматирования в виде двенадцатичасового формата (отсутствие в коде таких буквенных сочетаний приводит к отображению времени в двадцатичетырёхчасовом формате): аббревиатура PM означает «после полудня», тогда как AM – «до полудня». Также следует учитывать то, что в некоторых русскоязычных версиях MS Excel буквенные коды, позволяющие настраивать формат даты и времени, также представлены в виде русских букв: например, «ГГГГ» вместо «YYYY» или «ч» вместо «h».

Однако, несмотря на всю свою бесспорную важность, формат ячеек позволяет лишь настраивать внешний вид ячеек электронной таблицы, тогда как основные функции в работе с MS Excel выполняет строка формул. Именно в ней задаются функции и действия для каждой ячейки, позволяющие использовать данный программный продукт как программное обеспечение для создания и поддержки баз данных и менее масштабных документов (например, смет на какие-либо расходы). В работе с MS Excel очень важен и удобен тот факт, что с помощью формул задаётся зависимость между ячейками, и при внесении каких-либо изменений в данные одной из них результаты формул во всех связанных с ней ячейках пересчитываются и изменяются мгновенно. То есть некоторая последовательность действий, которая описывается формулой в строке формул, фактически становится постоянной процедурой (операцией или функцией), которую, однако, пользователь может настроить или изменить по своему желанию в любой момент. Формула MS Excel может состоять из трёх компонентов: функций, операторов и ссылок на другие ячейки электронной таблицы. Наличие всех трёх компонент в каждой формуле необязательно, например, ссылок на другие ячейки в формуле вполне может не быть, однако либо хотя бы одна функция, либо хотя бы один оператор должен быть, так как в противном случае в такой формуле просто нет смысла. Причём обычно ссылки относят к операторам и называются «операторами ссылок», однако мы рассмотрим их отдельно в силу их существенных функциональных и внешних отличий от других операторов. Следует помнить, что просто введённую в ячейку электронной таблицы последовательность функций и операторов программа не воспримет как формулу, если ввод начинался не с символа «=». Кроме того, при работе с MS Excel необходимо учитывать, что введённая в ячейку формула в ней не отображается – как правило, в ячейку выводится сразу результат выполнения указанной последовательности действия; поэтому простым переписыванием информации, отображённой в ячейке, отредактировать формулу невозможно – такое переписывание просто удалит введённую формулу, полностью заменив содержимое ячейки на новые введённые пользователем данные. Поэтому, чтобы начать редактирование уже введённой в ячейку формулы, нужно, выделив интересующую ячейку, либо нажать клавишу «F2», либо перевести курсор в поле ввода строки формул и начать редактировать формулу там. При создании сложных (составных) формул приходится пользоваться скобками. Во внутреннем языке MS Excel скобки имеют большое значение и выполняют сразу несколько функций: отделяют различные элементы кода друг от друга и позволяют пользователю произвольно менять порядок действий в формуле, руководствуясь тем, что действия в скобках выполняются в первую очередь. Вообще, на порядок выполнения действий формулы влияют все её функции и операции, так как у каждой из них есть своя, вполне определённая очерёдность выполнения, которую можно сравнить с порядком действий в арифметических примерах, где умножение и деление выполняется в первую очередь, а сложение и вычитание – во вторую. Если в ячейке электронной таблицы вместо результата выполнения последовательности действий, указанной в заданной формуле, выводится символ «#» с некоторым специальным кодом, значит, формула была задана некорректно, и это привело к ошибке. Код, указываемый после символа «#», – это тип ошибки и косвенно указание на её местонахождение. Ошибки, встречающиеся при работе с MS Excel, разделяются на следующие типы: деление на ноль (обычно с этой проблемой можно бороться с помощью вставки в формулу проверки, не является ли делитель в формуле равным нулю), неверное число, неверная ссылка, неверное значение, недоступное значение, пустое множество, отсутствие данных, неверные данные. В большинстве случаев ошибки возникает либо из-за введения неверного формата ячеек, либо из-за того, что пользователь не учёл каких-либо вариантов изменения используемых данных и переменных. Вообще, для правильной работы формул в MS Excel в первую очередь необходимо правильно организовать все связи и ссылки между ячейками электронной таблицы документа, чтобы получить готовую структуру, которая сама будет производить все необходимые вычисления сразу же после ввода данных в соответствующие ячейки. Ячейки электронной таблицы, так или иначе используемые в различных формулах, могут быть зависимыми (если в этих ячейках выводится результат, полученный путём применения каких-либо функций и операторов к данным других ячеек – то есть отображаемое содержимое таких ячеек зависит от того, какие данные содержатся в других ячейках), влияющими (если данные из этих ячеек используются в каких-либо формулах для получения результата, выводимого в одной или нескольких других ячейках) или совмещать два этих назначения (если одна и та же ячейка и отображает результат выполнения какой-либо последовательности действий, и участвует в других формулах в качестве влияющей ячейки; например, если некоторая ячейка содержит число, являющееся суммой значений нескольких других ячеек, и это число затем используется в другой формуле, то такая ячейка и зависимая и влияющая). Для облегчения процесса отслеживания связей между ячейками в электронной таблице в MS Excel есть специальная панель инструментов «Зависимости», способная, в частности, выстраивать схемы влияния и зависимости для каждой конкретной ячейки. Ссылки на другие ячейки в данном программном продукте делятся на относительные, условные и смешанные. Если, например, в строке формул для ячейки C1 написать формулу = А1 + В1, то при копировании содержимого ячейки С1 в ячейку С2 MS Excel автоматически изменит в формуле номер строки с «1» на «2», и формула примет вид = А2 + В2; такие ссылки в формулах, автоматически изменяющиеся при копировании, принято называть «относительными» (если изменить не только строку, но и столбец зависимой ячейки при копировании, то в формуле изменятся и координаты столбцов – в данном случае ячейки будут автоматически заменены двумя, стоящими подряд слева и рассматриваемой). Чтобы формула не менялась при копировании в другую ячейку, необходимо перед каждой координатой влияющих ячеек поставить символ «$»; тогда приведённая выше в качестве примера формула примет вид: = $A$1 + $B$1. В этом случае каждая из координат станет строго фиксированной, и формула сохранит свой вид при копировании в любую ячейку. Такие ссылки в формулах называют «абсолютными». Если же в формуле часть координат фиксированные, абсолютные, а часть – изменяющиеся при копировании, относительные, то такие ссылки называют «смешанными». Они удобны тем, что дают пользователю возможность, раскопировав формулу из одной ячейки сразу в несколько, пользоваться полезными возможностями как относительных, так и абсолютных ссылок, заставив, например, ячейку ссылать одновременно на ячейку А1 и ячейку, расположенную слева от рассматриваемой.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.