Танзиля Гарипова - Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее

• Название: Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее
• Автор: Танзиля Гарипова
• Жанр: О бизнесе популярно
• Год: 2019
• ISBN: 978-5-17-108063-1

В наше время скоростей и высокой конкуренции любому управленцу необходим человек, который будет его «правой рукой» в бизнесе. Причем постоянно, а не несколько дней в неделю. Многие незаслуженно путают профессию бизнес-ассистента с секретарями или администраторами. Однако разница между ними огромна. Ассистенты в курсе не только всех дел компании, но и мероприятий самого руководителя. Высококлассные специалисты в этой сфере ценятся на вес золота. Но чтобы овладеть этой профессией, потребуются время, желание и усердие. Танзиля Гарипова – предприниматель, экс-ассистент известного миллионера Аяза Шабутдинова, основатель Академии бизнес-ассистентов, обучающей более 500 ассистентов в год по всему миру. Она как никто знает эту профессию изнутри. В этой книге автор поделится уникальными знаниями и собственным опытом работы ассистентом.

---

Итак, что мы узнали:

1. Бизнес-ассистенту не грозит сокращение. Он – востребованный специалист.

2. В такой профессии можно получить множество возможностей, независимо от кризиса.

3. Востребованный бизнес-ассистент – это человек, готовый разобраться в любой ситуации, выдержать любую сложность. Обладает стрессоустойчивостью и коммуникабельностью.

4. В современных условиях вы сможете выбрать место работы: дома, на море либо же в офисе.

5. Ваши навыки и уровень квалификации напрямую влияют на ваш доход.

За что на самом деле платят бизнес-ассистенту

Все очень просто: ассистент получает доход за сэкономленное время руководителя. Например, вы решили за один день десять задач, а руководитель сэкономил на этом почти пять часов. Вы просто освободили его: грамотно организовали перелет, путешествие, командировку, выступление и т. д. Съездили вместо него на переговоры, продали товар/услугу, перезвонили, ответили, отвезли ребенка в садик. При успешном выполнении всех этих дел в глазах руководителя вы выглядите супергероем, и он готов платить вам деньги.

От чего же зависит ваш доход в самом начале карьеры? Нужно показывать высококлассные результаты, брать на себя как можно больше обязанностей, задач и выполнять их в срок, чтобы руководителю не приходилось напоминать вам о них. Тогда он оценит вас и поднимет заработную плату. Это проверено на личном опыте.

Без чего невозможно стать высококлассным бизнес-ассистентом? Возьмите блокнот и ручку и по пятибалльной шкале оцените свой уровень качеств и навыков.

1. Тайм-менеджмент и эффективность.

2. Ведение расписания руководителя.

3. Документирование ведомостей руководителя и документооборот в целом.

4. Имидж современного личного помощника.

5. Стрессоустойчивость.

6. Организация поездок и командировок.

7. Деловой этикет.

8. Создание полезного окружения.

9. Умение правильно уволиться с работы.

Теперь спросите себя, какие ваши качества и навыки нуждаются в дополнительном развитии. Признайтесь честно, как много оценок ниже 4 вы можете поставить. Тогда вы узнаете, над чем придется поработать. Если готовы выделить время на совершенствование тех или иных качеств, то вперед. Я в вас верю. У вас все получится!

Кстати, хочу открыть секрет: уверенность в себе поначалу необязательна. Спросите почему? Потому что в ходе работы вы приобретаете ее автоматически. Уверенность в себе должна на чем-то базироваться. Опираться можно на собственные результаты, которые достигаются исключительно на практике. Вспомните сейчас, чего вы хотите на самом деле и какая работа для вас самая подходящая. Ответьте на вопрос, зачем вам работа ассистентом. А теперь рассмотрим, как можно получить нужные навыки в сжатые сроки.

Истории учеников

В этом разделе я хочу привести истории моих знакомых, высококлассных ассистентов, которые сделали успешную карьеру.

Александра Соломеина

До того как стать бизнес-ассистентом, работала в салоне МТС. Ей не нравилась нагрузка от начальника, которому платили больше, чем ей. Она чувствовала себя птенцом, который может летать, но боится и пока не знает, на что способен. После освоения азов работы бизнес-ассистентом ей удалось набраться смелости, уволиться и начать искать работу, которая бы действительно радовала. Главный вывод: если знаешь, что будешь жалеть о чем-то, чего не попробовал, то обязательно стоит делать это. Находить время, деньги, связи, ресурсы, и тогда не придется жалеть.

Екатерина Смирнова

За время пребывания в Академии бизнес-ассистентов проработала 18 тем, выполнила более 70 практических заданий, которые пригодились даже в личной жизни. Самое главное, чему она научилась за полтора месяца, – это умение нести ответственность за свою жизнь. Не говоря уже о навыках планирования, в котором она чувствует себя настоящим асом.

Дарья Красовицкая

Только начинала работу ассистентом удаленно (да, это возможно), когда ее руководитель предложил принять участие в курсе обучения. Она получила четкое представление о работе бизнес-ассистента, что позволило ей с уверенностью и легкостью решать любые задачи своего руководителя. Сейчас она рекомендует курс всем начинающим специалистам, ведь он дает фундаментальные знания.

Галина Козлова

Когда прошла курс, обнаружила, что это настоящий кладезь знаний и инструментов для успешной жизни. Ее радовал профессионализм всех, кто был причастен к этому проекту.

Глава 2. Как успешно пройти собеседование

Резюме. Именно по нему сложится первое впечатление о вас. Как правильно составить профессиональное резюме? На что обращают внимание рекрутеры? Обычно на то, чтобы просмотреть резюме, выделяют примерно 20 секунд. Поэтому важно, чтобы оно было не громоздким, но читабельным и информативным. Укажите ФИО (большими буквами), контактные данные, общую информацию (дату рождения, семейное положение, наличие детей и их возраст). Укажите опыт работы: период (месяц и год начала и окончания работы), полное название компании и сферу ее деятельности, вашу должность (перечисляйте компании по принципу от последнего места работы – к первому). Если все еще работаете – не указываете период окончания. Опишите ключевые задачи, которые выполняли в этой компании (но не слишком многословно). Приведите информацию о своих достижениях (например, увеличили оборот фирмы, освободили 40 % времени руководителя). Напишите, какие навыки получили, но тоже сжато и информативно. Обязательно укажите информацию об образовании (годы обучения, название учебного заведения, факультет, специальность, квалификацию), приведите данные сертификатов о прохождении курсов, если они имеют отношение к работе, перечислите полученные знания и навыки. Перечислите личные качества (например, стрессоустойчивость, внимательность, нацеленность на результат; слишком много писать в этой графе тоже не стоит). Укажите, есть ли у вас водительское удостоверение и личный автомобиль. Фотографию можно прикрепить отдельно или вставить в резюме. На фото вы должны быть в одежде делового стиля, без избыточного макияжа. Резюме не обязательно делать в Word, на специализированных сайтах есть удобные конструкторы.

Рекрутеры реагируют на стилистику резюме, а также на данные о последнем месте работы и опыте (если в этом фрагменте есть ответы на все интересующие их вопросы – далее могут не читать). Графа «Опыт» должна быть достаточно информативной и не слишком перегруженной. Если ключевых навыков не видно, то рекрутер может просто потерять интерес. HR часто сам выходит на ваше предыдущее место работы и узнает характеристики, но неплохо иметь хорошую рекомендацию от бывшего руководителя.

Сопроводительное письмо не стоит писать шаблонно, как и перегружать его.

Итак, вы разместили резюме в поисковике, работодатель нашел его, заинтересовался и пригласил на собеседование. Первое взаимодействие с потенциальным работодателем происходит при телефонном разговоре. Обязательно уточните, на какую должность вас приглашают, задайте вопросы по условиям работы (но не слишком много, подробности лучше отложить до личной встречи). Если позиция не подходит – вежливо и аргументированно откажитесь. Нужно оставить после себя хорошее впечатление. Обязательно запишите имя и фамилию сотрудника, а также контактный телефон, по которому вы сможете с ним связаться. Если у вас не получится прийти на собеседование по той или иной причине – предупредите звонившего об этом.

Уместно попросить выслать письмо-подтверждение, в котором указаны время собеседования и адрес его проведения. Не опаздывайте на встречу. Руководители очень этого не любят и могут отказать в прохождении собеседования. Спланируйте время заранее, с запасом.

На собеседование важно взять резюме в двух экземплярах, паспорт (для прохождения через пункт охраны), можно взять диплом об образовании (интересуются нечасто), сертификаты о прохождении любых тренингов и обучения, связанных с работой. Не стоит брать документы, не имеющие отношения к должности (например, сертификат тренера по йоге и т. д.).

Важно знать ключевую информацию о компании: вы сможете продемонстрировать серьезность намерений. Вы должны понимать специфику компании, сферу занятий. Узнайте о работодателе заранее. Слишком много фактов заучивать не нужно, достаточно базовых (дата создания, основатель, род занятий). Своей осведомленностью вы сможете приятно удивить работодателя, и это добавит вам плюсов.

Внешний вид. Обдумайте заранее, в чем вы отправитесь на собеседование. Одежда должна соответствовать должности, на которую вы претендуете. Приветствуется опрятная одежда в деловом стиле или smart casual, строгий костюм. Прическа должна быть опрятной, а руки – чистыми, как и обувь (если на улице грязно, то, прежде чем войти в офис, протрите обувь губкой). Неприемлемы хозяйственные сумки, пакеты, рюкзаки! Нужно выглядеть максимально аккуратно, даже если проходите собеседование на должность грузчика.