Танзиля Гарипова - Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее

• Название: Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее
• Автор: Танзиля Гарипова
• Жанр: О бизнесе популярно
• Год: 2019
• ISBN: 978-5-17-108063-1

В наше время скоростей и высокой конкуренции любому управленцу необходим человек, который будет его «правой рукой» в бизнесе. Причем постоянно, а не несколько дней в неделю. Многие незаслуженно путают профессию бизнес-ассистента с секретарями или администраторами. Однако разница между ними огромна. Ассистенты в курсе не только всех дел компании, но и мероприятий самого руководителя. Высококлассные специалисты в этой сфере ценятся на вес золота. Но чтобы овладеть этой профессией, потребуются время, желание и усердие. Танзиля Гарипова – предприниматель, экс-ассистент известного миллионера Аяза Шабутдинова, основатель Академии бизнес-ассистентов, обучающей более 500 ассистентов в год по всему миру. Она как никто знает эту профессию изнутри. В этой книге автор поделится уникальными знаниями и собственным опытом работы ассистентом.

---

Профессии и область деятельности: бухгалтеры, медсестры, повара, программисты, ювелиры, часовщики (высокоточное производство).

Проще всего быть ассистентом людям тиреоидного, инсулинового, МСГ-типа. Тиреоидному типу подходит окситоциновый руководитель. Инсулиновому – все, кроме соматотропного. Мелатониновому помощнику подходит соматотропный руководитель. МСГ – все, кроме мелатонинового. Адреналиновому – инсулиновый. Окситоциновому типу лучше вообще не быть помощником.

Силы, которые управляют миром

Выше в таблице мы упоминали пять сил, которые управляют миром: власть, деньги, секс, контакты, идея. Поговорим о них более подробно.

В каждом человеке преобладают одна-две силы, изредка три. Если мы знаем свою силу, то благодаря ей можем получить все остальные. Например, с помощью власти можно заработать деньги, найти друзей и женщин. С идеями можно прийти во власть и получить деньги и друзей.

Определить преобладающую силу поможет анализ тела.

Люди власти среднего или невысокого роста, плотного телосложения (крепкие, но не полные).

Люди денег – женщины этого типа имеют тонкую талию, выраженные бедра, большие грудные железы. Мужчины похожи на булыжники. Это «тяжелые» люди.

Люди секса светлые, хрупкие, их рост выше среднего. Среди отличительных черт характера – структурность и планомерность. Хороши как помощники, но трудно подстраиваются под изменение ситуации. Прекрасно работают со спокойным руководителем.

Люди контакта кругленькие, среднего телосложения, очень мягкие, без острых углов. Шатены или шатенки. С ними очень комфортно общаться. Очень гибкие в коммуникации.

Люди идей узловатые, похожи на деревья. Конечности длинные, лица вытянутые. У них легко получается создавать новые технологии.

Людям денег подходит руководитель из людей власти. «Контактам» – руководитель с преобладающей силой секса. Людям идей – «контакты». Люди власти хорошо работают с руководителем «идейного» типа.

Человек каждого типа лучше подходит для одного из четырех этапов развития бизнеса. Важно определить свой тип, а также понять, насколько вы соответствуете своей компании и тому этапу, на котором она находится. Данная информация, в свою очередь, позволит определить тип начальника, с которым вам легко будет работать.

Портрет идеального ассистента

Важно делать три-четыре дела одновременно, то есть уметь работать в режиме многозадачности.

Помимо этого руководитель всегда обращает внимание на услужливость ассистента. Это то внимание, которое он уделяет руководителю. Как он рассказывает о себе, своих особенностях и предыдущих руководителях. Устраиваясь на работу, помните: нельзя плохо говорить о предыдущем руководителе, компании, в которой вы работали. Нужно сделать выводы и идти дальше.

Работать бизнес-помощником дано не каждому. Да, можно устроиться по объявлению в газете, но не стать настоящим ассистентом. Все дело в понимании мыслей вашего руководителя: важно познакомиться с ним как можно ближе, наладить взаимосвязь, чувствовать его, понимать с полуслова, следить за потребностями. Бизнес-ассистент – своего рода экстрасенс. Вы должны быть всемогущим, всевидящим и всепредугадывающим человеком (для примера – вам нужно предугадать погоду, настроение руководителя, знать, какой костюм ему лучше надеть).

В свое время мы подбирали бизнес-ассистента для Михаила Дашкиева, одного из основателей бизнеса молодости. Михаил говорил: «Не зря меня раздражают люди, которые любят жаловаться. Раздражает, когда люди начинают ныть, что-то не договаривают. Они не справляются со своими задачами». Задача ассистента – выполнять требования руководителя в минимальные сроки, делать работу качественно и при этом задавать поменьше вопросов. Этому нужно учиться.

Кроме того, важно как можно тщательнее вести документооборот. Об этом мы еще подробно поговорим в главе 9.

Обязательно нужно уметь пользоваться такими офисными программами, как Excel и Word. Если что-то вызывает затруднения, то посмотрите настройки программы, почитайте справку. Можно применить хороший инструмент – Google. Например, дать такой запрос: «О’кей, Google, подскажи, как сделать формулу». Важно уметь учиться самому. Еще, допустим, вам дали задание набрать текст, а вы делаете это медленно. Потратили три часа, в то время как другой ассистент может сделать то же самое за час. Если так, то необходимо пройти специальные курсы по увеличению скорости набора. Полученный навык поможет сэкономить время.

Незнание английского языка – большой минус. Начните изучать язык, а если знаете его, то повышайте уровень.

В целом уровень рабочей нагрузки и круг задач могут быть абсолютно разными. Многие руководители, будучи менеджерами высокого уровня, имея собственные компании, умеют правильно формировать должностные обязанности. Однако работа бизнес-помощника подразумевает выполнение великого множества совершенно разных обязанностей. Даже если мойка авто в них не входит, спустя полгода работы вы не имеете права отказаться.

Многие ассистенты удивляются, почему руководитель просит их заварить кофе, чай. В этом нет ничего страшного – ассистент должен быть готов и к такому. В компании, где я работала, в холдинге чай себе заваривали и руководители, и ассистенты – это было нормально. Иногда на собеседовании я проверяю соискателя: например, скину на пол ручку, разолью чай. И смотрю, что будет делать человек. Уже на этом этапе нужно показать себя с лучшей стороны.

Ассистент – это услужливый, гибкий человек, который обязан делать все. Если же он чего-то не умеет, то должен искать соответствующую информацию в Интернете. Руководитель все прекрасно понимает: если вы не разбираетесь в какой-то сфере, то он обратится либо к профессионалам, и это будет качественно выполненная работа, либо к начинающим специалистам за меньшую плату, чтобы сэкономить средства.

Когда я говорю об услужливости, то имею в виду не только чай/кофе/свежую прессу в правом углу стола. Старайтесь обращать внимание и на привычки своего шефа. В моей практике был случай, когда руководителя раздражало, что его ассистентка ставила мусорную корзину не в том месте. Казалось бы, мелочь, но когда такое происходит изо дня в день, это ужасно раздражает и даже может вылиться в конфликт. Поэтому вам как человеку, который бережет время руководителя, очень важно знать о нем все: его интересы, вкусы, принципы и т. п. Необходимо делать все так, чтобы руководителю было комфортно. Например, моя помощница всегда знает, когда я появлюсь на работе. И на моем столе всякий раз стоит горячий зеленый чай со сливками. Это же так здорово, настроение поднимается! А что такое хорошее настроение вашего руководителя? Это успех компании и ваше хорошее настроение в том числе.

После моего очередного поста на эту тему многие читатели начинают причитать: «Ох, как много должностных обязанностей у вашего ассистента! Не выкладывайте эти данные в Сеть, иначе все руководители будут загружать своих помощников». Но ведь необязательно делать какие-то вещи ежедневно! Нужно просто сразу шире смотреть на свои возможности. Если вы не занимаетесь личными делами руководителя – предложите ему это. Например, можно предложить забрать из сада/школы его детей. Он будет приятно удивлен. Многие руководители даже не знают, что помощника можно попросить съездить за продуктами. Это не значит, что он переходит в категорию домработников. Просто круг привычных обязанностей слегка расширяется. Всегда давайте немного больше, чем от вас требуется и ожидается. Это касается не только работы.

Бизнес-ассистент – это, как мне кажется, жизненная профессия. Она значительно отличается от всех остальных. Помощник руководителя не уходит домой ровно в 18 часов, эта должность предполагает гибкий график. Бывает, моя помощница находится в офисе до 12 часов ночи. Я работаю – она работает. Я привожу ее к себе домой, чтобы она помогала и по хозяйству, поскольку я просто физически не успеваю все делать сама. Но она приходит на работу в 9.30, невзирая ни на что, ведь опоздание даже на пару минут грозит большим и жестким штрафом. Постарайтесь выработать комфортный для вас график, чтобы все успевать.

Как правило, руководителем становится тот, кто делает чуть больше, чем все остальные, и умеет взять на себя ответственность. У него много задач, и часть из них нужно делегировать. Именно для их решения и нужен помощник (пусть даже некоторые из них и не указаны в должностных инструкциях).

Статус помощника в компании

Могут ли у ассистента быть лишние амбиции, мешающие адекватной работе на этой должности? Что означает для помощника поднять свой статус?

Одна моя знакомая, работающая ассистентом, говорила: «Я стремлюсь сделать так, чтобы ни один вопрос не решался без меня». Она сделала так, чтобы все основные процессы (связанные с журналистами, типографией, бухгалтерией) замыкались на ней, и не скрывала, что для нее очень важно чувствовать собственную значимость в компании.