Танзиля Гарипова - Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее

• Название: Бизнес-ассистент. Лучшие инвестиции в свое будущее
• Автор: Танзиля Гарипова
• Жанр: О бизнесе популярно
• Год: 2019
• ISBN: 978-5-17-108063-1

В наше время скоростей и высокой конкуренции любому управленцу необходим человек, который будет его «правой рукой» в бизнесе. Причем постоянно, а не несколько дней в неделю. Многие незаслуженно путают профессию бизнес-ассистента с секретарями или администраторами. Однако разница между ними огромна. Ассистенты в курсе не только всех дел компании, но и мероприятий самого руководителя. Высококлассные специалисты в этой сфере ценятся на вес золота. Но чтобы овладеть этой профессией, потребуются время, желание и усердие. Танзиля Гарипова – предприниматель, экс-ассистент известного миллионера Аяза Шабутдинова, основатель Академии бизнес-ассистентов, обучающей более 500 ассистентов в год по всему миру. Она как никто знает эту профессию изнутри. В этой книге автор поделится уникальными знаниями и собственным опытом работы ассистентом.

---

Прохождение собеседования. Приходите раньше назначенного срока на 10–15 минут, не более. Это необязательно, но служит признаком хорошего тона. Прийти раньше лучше, чем опоздать даже на одну минуту. Обязательно поздоровайтесь, представьтесь. Можете отметить, что в офисе уютная атмосфера. Нужно быть максимально вежливыми. Можете здороваться со всеми, кого встречаете в офисе, – это признак хорошего тона. Отключите свой телефон, звонок на собеседовании недопустим. Необходимо сесть так, чтобы ваше лицо было обращено непосредственно к собеседнику. Вам должно быть максимально удобно, чтобы ничто не отвлекало от процесса. Руки на столе, ни в коем случае не скрещивайте их: это закрытая поза и она подсознательно отталкивает. Поза должна быть максимально открытой и расслабленной. Не перебивайте собеседника! Убедитесь, что он закончил вопрос, возьмите небольшую паузу (две-три секунды) и вдумчиво отвечайте. Если вы не расслышали вопрос или он не совсем понятен, то извинитесь и попросите повторить. Не отвлекайтесь (не разглядывайте часы, маникюр), смотрите на собеседника и слушайте максимально внимательно. Отвечая на вопрос, не приводите ненужные подробности, говорите две-три минуты максимум, если вопрос емкий и вам есть что рассказать. Избегайте односложных ответов вроде «да», «нет». Старайтесь высказать свою точку зрения более подробно и развернуто.

Заранее продумайте ответы на вопросы работодателя. Есть много стандартных вопросов, которые часто задают HR. Нужно говорить максимальную правду, сглаживая острые и неприятные углы. Никогда не отзывайтесь негативно о коллегах и руководителе! Лучше ограничиться нейтральными высказываниями (например, на прошлой работе не было карьерного роста, неудобный график, далеко от дома).

Ниже представлены наиболее распространенные вопросы и информация о том, как на них лучше отвечать.

• «Почему вы хотите работать именно в нашей компании?» Вы должны заверить собеседника, что хотите работать именно у них и компания выиграет, получив такого специалиста, как вы. При этом нужно хорошо понимать род занятий компании. Не бойтесь взять паузу и обдумать ответ. Но лучше приготовиться заранее, этот вопрос очень важен.

• «Назовите три плохих качества вашего бывшего руководителя». Лучше уйти от разговора о работе, можно сослаться на личностные качества (не сошлись характерами).

• «Какую пользу ваша деятельность может принести компании?» Подумайте, чем вы можете помочь руководителю. Ассистентов часто нанимают, чтобы освободить его от повседневных мелких задач и позволить работать над более глобальными. От вас хотят услышать именно о такой пользе.

• «Назовите свои самые большие достоинства и слабости» или «Назовите три своих недостатка». Не нужно засыпать работодателя слишком большим количеством достоинств. Достаточно трех-пяти комплиментов самому себе, не больше. Что касается слабостей, то нельзя говорить, что их нет. Выберите самые некритичные недостатки и озвучьте. Хороший пример слабостей – история из личного опыта, когда вы смогли вовремя исправить ошибку и на результат работы она не повлияла. Работодатель оценит это.

• «Ваши самые большие достижения как специалиста. Ваши самые большие неудачи». Специалисты, работающие в сфере продаж, приводят примеры о том, какой процент рынка они завоевали; юристы сообщают о заключении сложных сделок, выигранных процессах. Главное – не называть слишком много пунктов в каждом вопросе. Важна умеренность. Одно-два достижения, одна неудача.

Неотъемлемая часть большинства собеседований – тесты или практические задания. Большинство из них относятся непосредственно к работе, но бывают и психологические, чтобы можно было определить ваш психотип или темперамент. В них нет ничего страшного или особенно сложного. В ряде серьезных компаний есть служба безопасности, сотрудники которой могут проверять кандидатов на полиграфе.

Ваши вопросы. После того как вы прошли тесты и ответили на вопросы, вам предложат задать свои вопросы. Какими они могут быть? Любой пустяк может оказаться важным. Работа должна вас устраивать. Можете уточнить график работы, пол руководителя, функциональные обязанности (им нужно уделить много внимания, выясните, есть ли нестандартные). Можно задать вопрос относительно зарплаты, мотивационной части. Вы должны понимать, за какие деньги будете работать. Узнайте о соцпакете компании, чтобы не расспрашивать о бесплатных обедах и спортзале. Так будет проще, и вы не покажетесь мелочным человеком. Спрашивая о графике работы, объясните, что вы не против переработок (если это так), но вам нужно выстроить свой график. Важно быть максимально честным.

Рассказ о себе. В этом случае не рекомендуется слишком сильно углубляться в биографию. Расскажите об образовании, опыте работы, профессиональных навыках и качествах. Рассказывайте то, что имеет отношение к вашей должности. Можно рассказать о своем хобби, но не вдаваясь в подробности.

Завершение собеседования. Поблагодарите интервьюера. Уйти нужно вежливо и красиво, будьте максимально учтивыми.

Иногда компании проводят стресс-интервью (HR ругается, задает некорректные вопросы). Абстрагируйтесь, вычлените из вопросов ценную информацию и спокойно отвечайте.

Глава 3. Каким должен быть идеальный помощник

Кто такой бизнес-ассистент? Это многорукий многоног; джинн, который может выполнить любое желание; солдатик, в режиме 24/7 находящийся на страже времени руководителя, готовый полностью отдавать ему свои время и силы, посвятить ему свою жизнь. Это всемогущий и незаменимый человек, всегда знающий, что делать, для которого нет ничего невозможного. Его задача – все успевать и быть готовым в любое время решать любые задачи.

Ассистент должен понимать, ради чего работает. Он постоянно служит своему руководителю. Но это не значит, что помощник – раб. Служение и рабство – два разных понятия. Если вы готовы долгие годы служить своему руководителю, это послужит вам во благо и выльется в благодарность. Я считаю, что пока нет 20-летнего опыта работы, ассистента можно считать молодым, поскольку, общаясь с бизнес-помощниками высокого ранга, понимаю, что даже я не дотягиваю до их уровня. Но они говорят, что работают с 16 лет и все это время развиваются. Эти ассистенты подолгу сотрудничают с одним руководителем. Их больше уважают, доверяют. За хорошую выручку или экономию им могут дать премию и 300, и 400, и 500 тысяч. Я желаю каждому из вас найти самого лучшего руководителя, с которым вы будете развиваться и ни о чем не жалеть, который по достоинству оценит вашу работу. Вообще не просите через пять лет работы денежных премий, вас в любом случае поощрят. Благодарность руководителя помимо премий может выражаться и не в денежном эквиваленте (например, доля в компании). Я знаю очень много случаев, когда бизнес-ассистенты становились гендиректорами, но до этой должности нужно дорасти. Но все ассистенты растут именно в сфере управления, поскольку знают нюансы работы руководителя. Когда ассистент проходит через все этапы сам, он очень быстро и легко вырастает.

Кроме того, ассистенты могут работать ради получения таких благ, как связи, имя. Работать с руководителем престижно. Выбирайте перспективных людей, постоянно развивающихся, на которых вы хотите равняться. И это приведет вас к лучшим результатам.

Ниже приведен перечень важных аспектов работы бизнес-ассистента.

1. Папка «РУКОВОДИТЕЛЬ». Каждому из вас сразу после начала работы необходимо завести папку «РУКОВОДИТЕЛЬ». В ней должны храниться все ваши заметки, документы, копии страниц паспорта (в том числе заграничного), визы. В папке нужно хранить всю информацию, которая касается детей, супруга(и), любовниц руководителя, его предпочтений. Папка всегда должна быть при вас. В случае увольнения вы сможете спокойно ее передать преемнику, поскольку, вероятно, у вас будет уже другой руководитель и эта папка станет для вас неактуальной.

2. Связь 24/7. Проследите, чтобы с вами можно было связаться в любой момент.

3. Контакты службы доставки. Их услугами пользуются достаточно часто. Вбейте в поисковик «экспресс-служба доставки» и увидите ряд ссылок. В Москве самая оперативная, по моему субъективному мнению, и самая адекватная по цене – «Достависта». Список таких служб пригодится, когда либо вы не успеваете доставить, либо ваши курьеры по тем или иным причинам не поедут, а заказ нужно выполнить срочно.

4. Оплата тех или иных услуг. Помните, что вам не всегда будут доверять денежные средства или доступ к банковским картам. Последний ограничивают во избежание соблазна, поскольку на карте могут храниться достаточно большие суммы. В любом случае вы должны оговорить, как будет осуществляться финансирование того или иного проекта: либо оплата наличными, либо через карту (тогда вы должны получить доступ), либо только безналом по счетам. Возможно, позже в практику войдут биткоины, но пока это, конечно, новшество. Самое главное: вы должны знать размер лимита и того, кто будет платить по проекту. Это поможет предотвратить различные неприятные ситуации, например при бронировании мест в отеле.